Voor u ligt het door ons opgestelde implementatieplan van Stichting Oak Pensioen (hierna ‘het fonds’ of ‘Oak Pensioen’). Met dit implementatieplan willen we u meenemen in hoe wij onze overgang naar het nieuwe pensioenstelsel gaan realiseren. Dit implementatieplan is onze verantwoording hoe wij op een zorgvuldige wijze deze overgang gaan realiseren.

Onze sociale partners kennen vier sectoren (Interieurbouw en Meubelindustrie,

Tentoonstellingsbouw, Orgelbouw (hierna sector Meubel) en Houthandel (hierna sector Houthandel). Zij hebben gezamenlijk gekozen voor de solidaire premieregeling (SPR). Sociale partners zijn verantwoordelijk voor het overeenkomen van de pensioentoezegging (arbeidsvoorwaardelijke deel). De door hen overeengekomen keuzes, overwegingen en berekeningen zijn vastgelegd in het wettelijke transitieplan (d.d. 9 november 2023). Deze kunt u vinden op onze website, zowel een verkorte versie alsook een uitgebreidere versie.

De overgang naar het nieuwe pensioenstelsel zorgt voor de nodige uitdagingen. Nieuwe wetgeving zorgt voor een omgeving waarbij we met elkaar aan het bouwen zijn aan een stabiel pensioenhuis met een goed fundament. Dat vraagt het nodige van iedereen. We hebben gezocht naar een optimum, waarbij we vasthouden aan hetgeen we, tezamen met sociale partners, als uitgangspunten hebben gedefinieerd voordat we gestart zijn met het ontwerp van de nieuwe pensioenregeling.

Sociale partners hebben een nieuwe pensioenregeling uitgedacht die voorziet in een aantrekkelijke, marktconforme arbeidsvoorwaarde. Solidariteit en verzorging zijn daarbij twee belangrijke uitgangspunten geweest die de basis zijn voor de uitwerking. Andere uitgangspunten zitten meer op gelijkwaardige overgang, betaalbaar, toekomstbestendig en uitlegbaar. Samen met sociale partners, werkgevers en werknemers, geven wij invulling aan een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde pensioen voor de sectoren Meubel en Houthandel, nu maar ook straks als onze deelnemers met pensioen gaan.

Wij bedanken iedereen die met ons een bijdrage hee geleverd en nog steeds levert in dit traject.

Wij wensen u veel leesplezier!

Met vriendelijke groet,

Directie en bestuur van Oak Pensioen D. Gunaydin, niet-uitvoerend bestuurder

M. Pet, niet-uitvoerend bestuurder

P.A. de Bruijn – Nooteboom, voorzitter M. de Jong, niet-uitvoerend bestuurder

Priester, uitvoerend bestuurder H. Kempen, niet-uitvoerend bestuurder

P.W. de Geus, uitvoerend bestuurder

D.A. Roodenrijs, loco voorzitter / niet- Jobine Kersseboom, directeur uitvoerend bestuurder Bestuursbureau

L.C.M. Leisink, niet-uitvoerend bestuurder

1 Managementsamenvatting

Het implementatieplan hee als doel te komen tot een kwalitatief goede en evenwichtige uitvoering van de nieuwe pensioenregeling van Oak Pensioen. Dit vanuit een beheerste overgang waarbij de bestaande aanspraken en rechten evenwichtig overgaan naar de nieuwe pensioenregeling. Daartoe hee Oak Pensioen de volgende aspecten beschreven met per aspect een samenvatting en conclusies.

1.1 Inrichting projectorganisatie en besluitvorming

Oak Pensioen hee samen met de belangrijkste stakeholders een projectorganisatie Wtp ingericht voor de beheersing van het Wtp traject voor, tijdens en na de transitie. De belangrijkste elementen zijn:

De gekozen governance kent 2 doelen: eerst het vertalen van het transitieplan naar het implementatieplan en vervolgens het beheerst uitvoeren van de implementatie van onze pensioenuitvoering onder Wtp. Oak Pensioen hee voortgebouwd op de bestaande reguliere governance aangevuld met projectmatige gremia.

Het implementatieplan beschrij o terugkijkend de regievoering over de vertaling van transitie- naar implementatieplan; de samenwerking met de sociale partners staat hierin centraal.

o vooruitkijkend de regievoering over de beheerste implementatie van het implementatieplan; de samenwerking met de ketenpartners staat hierin centraal.

Bij de besluitvorming Wtp hee het bestuur een zorgvuldig proces gevolgd met voor complexe onderwerpen (extra) sessies om alle bestuursleden afdoende mee te nemen in oordeels- en besluitvorming. De 2^e lijn hee risico-opinies ingebracht die expliciet zijn meegenomen.

Om het verantwoordingsorgaan (VO) goed mee te nemen in het geheel, is het VO gedurende het gehele traject op de hoogte gehouden van ontwikkelingen op de verschillende onderdelen. Hiermee is niet gewacht tot de adviesaanvraag. Iteratief zijn verschillende onderwerpen behandeld, zodat het VO richting adviesaanvraag op meerdere momenten al hee kunnen meedenken op de diverse onderwerpen.

Het implementatieplan is een vastlegging van diverse (deel) trajecten die separaat ter besluitvorming zijn voorgelegd en waarvoor een eigen bestuurlijk traject is gevolgd op basis van het BOB-model met eigen risicobeoordelingen van de sleutelfunctiehouders (denk aan datakwaliteit, financiële opzet, risicohouding, etc). De sleutelfunctiehouders hebben op de verschillende elementen van het implementatieplan risico-opinies geschreven en het bestuur hee deze opinies expliciet meegenomen bij de besluitvorming.

Vanuit de gewijzigde pensioenovereenkomst en het transitieplan is voorliggend implementatieplan opgesteld. In dit implementatieplan legt Oak Pensioen schri elijk vast op welke wijze voorbereidingen zijn en worden getro en voor de uitvoering van de gewijzigde pensioenovereenkomst.

1.2 Transitieplan

De sectoren Interieurbouw en Meubelindustrie, Tentoonstellingsbouw, Orgelbouw (sector Meubel) en Houthandel (sector Houthandel) geven opdracht aan Oak Pensioen om de nieuwe pensioenovereenkomst vanaf 1 januari 2026 uit te voeren. De ambitie is een zo hoog mogelijk pensioen, gegeven het gewenste risico. Doelstellingen zijn onder andere om ingegane

6 / 108

pensioenuitkeringen op peil te houden en herverdeling tussen generaties te beperken.

Er is gekozen voor een solidaire premieregeling. Deze regeling past het beste bij de doelstellingen die sociale partners vooraf bepaald hebben. Naast afspraken over premie zijn er afspraken gemaakt over pensioen bij overlijden en bij arbeidsongeschiktheid. Een belangrijk uitgangspunt naast het delen van risico’s met elkaar is het beperken van onvoorspelbaarheid over de hoogte van de uitkering op het moment dat iemand in de uitkeringsfase komt.

De sectoren Meubel en Houthandel verzoeken Oak Pensioen om:
- de tot 1 januari 2026 opgebouwde pensioenaanspraken- en rechten in te varen in de nieuwe pensioenregeling en
- de deelnemers die mogelijk nadeel van de afscha ing van de doorsneepremie ondervinden zoveel mogelijk te compenseren vanuit het pensioenvermogen van het pensioenfonds.

De verhouding tussen de verwachte pensioenuitkering onder de nieuwe regeling en de huidige regeling is naar verwachting voor zowel deelnemers, gewezen deelnemers (=slapers) als pensioengerechtigden in het algemeen positief.

1.3 Risicoanalyses en beheersmaatregelen

Oak Pensioen hee voor het Wtp traject een helder beeld van de risico’s voor, tijdens en na de transitie Wtp. De belangrijkste elementen hieruit zijn:

Risico’s zijn onlosmakelijk verbonden met het uitvoeren van een (nieuwe) pensioenregeling. Oak Pensioen hanteert een systematische aanpak om risico’s op een integrale wijze te beheersen. Dat betekent dat risicobeheersing voor het bestuur en de door het bestuur benoemde sleutelfunctiehouders integraal onderdeel is van de dagelijkse werkzaamheden.

De risicotolerantie met betrekking tot de Wtp is een afgeleide van de algehele risicobereidheid. Oak Pensioen erkent dat de transitie een complex en omvangrijk proces is dat gepaard gaat met verhoogde risico’s. Om de transitie succesvol te kunnen doorlopen, accepteert Oak Pensioen dat de bereidheid van sommige risico’s tijdelijk wordt verhoogd waardoor die in sommige gevallen tijdelijk buiten de gangbare risicobereidheid vallen.

Oak Pensioen hee regulier een eigen risico beoordeling (ERB) uitgevoerd. Na herijking zijn hier vanuit de strategie Wtp scenario’s aan toegevoegd. Deze herijkte ERB is opgebouwd rond de vraag of de risicobeheersing bij het fonds voldoende doeltre end is om de strategische speerpunten te realiseren voor, tijdens en na de transitie naar de Wtp. De uitkomst is dat Oak Pensioen de risicobeheersing voor de vastgestelde risico’s als adequaat beoordeelt.

Oak Pensioen hee alle operationele en IT risico’s in kaart gebracht en gewogen. Het betre de weging van deze risico’s voor, tijdens en na transitie Wtp. Ook zijn maatregelen voor beheersing van de risico’s benoemd en gewogen resulterend in over het algemeen een beheersbaar netto restrisico (zie hiervoor hoofdstuk 5). De overall conclusie is dat Oak Pensioen in control is voor de transitie Wtp.

Oak Pensioen hee voor de reguliere kosten na transitie voldoende inzicht tezamen met uitbestedingspartners. De eenmalige kosten tot en met de transitie zijn ingeschat, maar nog sterk afhankelijk van externe ontwikkelingen. Oak Pensioen staat voor een kwalitatieve uitvoering tegen passende kosten. Hierbij wordt iedere keer kritisch gekeken wat toekomstbestendig en passend is. Daarom wordt ook iedere keer afgewogen in hoeverre afwijking van de standaard systematiek wel of niet noodzakelijk is (kosten-batenanalyse). Oak Pensioen hee met uitbestedingspartijen afspraken gemaakt over de kosten onder het voorbehoud van eventuele ontwikkelingen in wet- en regelgeving die impact kunnen hebben

op eenmalige en structurele kosten.

Het bestuur, sleutelfunctiehouder risicobeheer en het intern toezicht zijn van mening dat de risicoanalyses en beheersmaatregelen compleet zijn en dat de risico’s passen bij de risicohouding van het fonds.

1.4 Invaren

De sociale partners uit de sectoren Meubel en Houthandel hebben Oak Pensioen de opdracht gegeven om de bestaande pensioenaanspraken en -rechten in de nieuwe pensioenregeling in te varen. Deze interne, collectieve waardeoverdracht hee tot gevolg dat de waarde van de bestaande pensioenaanspraken en -rechten wordt aangewend voor de toekomstige pensioenuitkeringen. Oak Pensioen hee na unaniem positief advies van het verantwoordingsorgaan het voorgenomen besluit (onder voorbehoud van de verklaring van geen bezwaar DNB) genomen om uitvoering te geven aan deze opdracht.

Bij de besluitvorming is er gekeken of er geen sprake is van strijdigheid met wettelijke voorschri en, dat de e ecten van de voorgenomen wijziging ten aanzien van het pensioen als geheel niet tot onevenwichtig nadeel leidt en dat de interne collectieve waardeoverdracht uitvoerbaar is binnen de grenzen van een beheerste en integere bedrijfsvoering.

Oak Pensioen is tot het oordeel gekomen dat de e ecten van de voorgenomen wijzigingen van het pensioen als geheel niet tot onevenwichtig nadeel voor de deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden of pensioengerechtigden leidt. De interne collectieve waardeoverdracht van de opgebouwde pensioenaanspraken en -rechten vindt conform wettelijke voorschri en en binnen de grenzen van beheerste en integere bedrijfsvoering plaats.

1.5 Communicatie

Oak Pensioen vindt het belangrijk om de deelnemers en werkgevers mee te nemen in wat de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel betekent.
In het communicatieplan Wtp is uitgewerkt op welke wijze we gaan communiceren en wanneer in de tijd. Daarbij is ook oog voor de verschillende type deelnemers, die ieder andere onderwerpen belangrijk vinden. Op maat gemaakte informatieverstrekking per gedefinieerde doelgroep is daarbij belangrijk.

1.6 Datakwaliteit

Oak Pensioen hee continu oog voor de risico’s en beheersing rondom datakwaliteit. Oak Pensioen hee de datakwaliteitsrisico’s voor, tijdens en na de transitie in kaart gebracht, inclusief de beheersing daarvan. Oak Pensioen hanteert voor het datakwaliteitsrisico een kritische risicohouding met een lage risicobereidheid (kwalitatieve norm). Voor de transitie Wtp hee Oak Pensioen het kader datakwaliteit van de Pensioenfederatie in nauwe samenwerking met pensioenuitvoeringsorganisatie TKP doorlopen.

Het bestuur van Oak Pensioen hee een maximaal toegestane afwijking van 12 euro per jaar vastgesteld. Een MTA van € 1,- per maand past naar mening van het bestuur het beste bij de risicobereidheid en kernwaarden van Oak Pensioen, het ligt zeer dicht tegen de waarde waar de deelnemers recht op hebben, maar voorkomt onnodige intensieve vervolganalyses in het geval dat er bijvoorbeeld sprake is van afrondingsverschillen.

Het overall beeld van de datakwaliteit van Oak Pensioen is gekwalificeerd als goed; de juistheid en volledigheid van de aanspraken om te kunnen invaren is goed. Op de data rondom

niet opgevraagd pensioen na is er nergens sprake van meer dan 1,5% dataconstateringen ten opzichte van de onderzochte populatie en slechts 2 data-analyses zitten boven de 1% van de populatiesoort.

Oak Pensioen hee samen met TKP een eenmalige rapportage datakwaliteit opgesteld van waaruit op het peilmoment 27.431 dataconstateringen zijn vastgesteld die nader moeten worden geanalyseerd en/of opgelost. Oak Pensioen hee hiertoe samen met TKP een plan van aanpak opgesteld met ook een capaciteitsplan voor de benodigde werkzaamheden.

Oak Pensioen hee samen met TKP alle stappen uit het normenkader doorlopen en op de geëigende momenten naar beleids- en/of besluitvorming vertaald en van opinies door de sleutelfunctiehouders voorzien. Oak Pensioen hee uitvoering door de externe accountant van overeengekomen specifieke werkzaamheden (‘agreed-upon procedures’, verder afgekort als AUP) voor datakwaliteit t.b.v. invaren naar het nieuwe pensioencontract, laten plaatsvinden.

2 Inleiding

De Wet toekomst pensioenen (Wtp) is op 1 juli 2023 in werking getreden. De belangrijkste wijziging betre dat de mogelijke pensioenregelingen wettelijk beperkt zijn tot een ander type pensioenregeling. Waar onze huidige pensioenregeling is gebaseerd op afspraken ten aanzien van een pensioenuitkering , is dat onder de nieuwe wetgeving niet meer mogelijk. De afspraken over de nieuwe pensioenregeling zijn gebaseerd op de pensioenpremie wat zorgt voor een eigen pensioenkapitaal, waar een jaarlijkse pensioenuitkering uit wordt gefinancierd.

Inzichten projectorganisatie

Zoals we in het voorwoord aangaven, is de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel een omvangrijke wijziging. Dat betekent oog hebben voor een gedegen projectorganisatie, zoals:

Invulling van onze projectstructuur o Vanwege de omvang van het traject en de onderlinge afhankelijkheid vinden we het belangrijk om scherp te hebben en houden
- welke partijen onderdeel zijn van de verandering;
- wat ieders verantwoordelijkheid is in de tijd;
- wat ons projectplan is (incl. de onderlinge afhankelijkheden (qua governance maar ook qua inhoud)).
- Opknippen van het traject in meerdere fases. Wij onderkennen drie hoofdfases^[1].
  - De ontwerpfase: in deze fase ontwerpen we samen met sociale partners de regeling (arbeidsvoorwaardelijk). Daarbij wordt parallel door ons uitgewerkt hoe de regeling uitgevoerd kan worden. Deze fase is met de indiening van het implementatieplan nagenoeg afgerond.
  - De implementatiefase: in deze fase gaan we ervoor zorgen dat hetgeen we uitgedacht en afgesproken hebben in de ontwerpfase, wordt ingericht en getest. In feite betre dit het gereed maken van onze pensioenuitvoeringsketen. Daaronder valt onze hele pensioenadministratie en vermogensbeheer, inclusief alle (IT-)controles en (communicatie)uitingen. Deze fase loopt momenteel al en loopt door richting onze transitiedatum 1 januari 2026.
  - De nazorgfase: Ook al is de implementatiefase afgerond en zijn we in productie, er is altijd reden voor extra alertheid in de eerste fase. Wellicht zijn er extra vragen vanuit een werkgever of een deelnemer. En anders is het goed om na te gaan of de uitvoering correct loopt. Mochten er toch aandachtspunten zijn, dan worden ze snel herkend en opgelost. Dat betekent ook dat we voldoende capaciteit moeten hebben om dit soort zaken op te kunnen vangen. Deze fase start rond december 2025 en loopt circa een jaar vanaf transitiedatum.
Kaderen van ons project o We wilden vooraf scherp hebben wat ons eindproduct zou zijn en waar dit minimaal aan moet voldoen. Dat hee ons geholpen in het met elkaar bewaken dat we koers hielden. Afwijken door nieuwe inzichten wordt daardoor weloverwogen besloten (en vastgelegd) door toetsing aan onze randvoorwaarden en evenwichtigheidskader die/dat we met elkaar hebben afgesproken.
Verandervermogen / flexibiliteit o Dit traject bestaat uit veel kleine deelbesluiten, die tezamen tot een totaalbeeld en besluit leiden. Doordat alles op elkaar ingrijpt, zorgde dat er ook voor dat we in een iteratief proces kwamen. Dat betekent dat je als verantwoordelijke moet kunnen blijven schakelen en iedere keer kritisch moet blijven beoordelen of je nog de juiste deelbesluiten neemt, of dat je bepaalde heroverwegingen moet nemen.

Na de zomer 2023 hebben we daardoor integraal nogmaals gekeken naar onze deelbesluiten en beoordeeld of deze tezamen zorgen voor een pensioenregeling die past bij ons evenwichtigheidskader.
Vastlegging o Gedegen vastlegging van overwegingen en besluitvorming, dragen bij aan het overzicht behouden in een complex traject. Dat betekent dat we er soms voor gekozen hebben om tussentijds een samenvattende rapportage op een groter onderwerp samen te stellen. Dat ondersteunt de besluitvorming en het advies. o Wij hebben ervoor gekozen om de onderbouwing van de risicohouding, en datakwaliteit apart uit te werken. De overige onderdelen zijn samengebracht in ons besluitvormingsdocument.

2.1 Structuur implementatieplan

In dit implementatieplan kijken we aan de ene kant terug, maar tegelijkertijd ook vooruit.

Terugkijken, omdat we graag toelichten hoe we gekomen zijn tot deze pensioenregeling en uitvoering.
Vooruitkijken, zodat we kunnen uitleggen hoe wij zorgdragen voor een beheerste inrichting en overgang.

Er is daarom gekozen voor de volgende opbouw van het document:

Governance (Hoofdstuk 3)
1. We starten met de uitleg hoe we de afgelopen 2 jaar projectmatig hebben gewerkt en hoe we dat voor de toekomst hebben aangepast om beter aan te sluiten bij de noodzakelijke monitoring en beheersing.
1. Transitieplan (Hoofdstuk 4)
  1. Onze uitleg start bij de meegegeven input vanuit sociale partners. Die hebben afspraken gemaakt over pensioen. Wij hebben als pensioenfonds gekeken of wij de regeling kunnen uitvoeren en onder welke voorwaarden. Daarom starten we met een korte samenvatting van het transitieplan (waar de afspraken in zijn uitgewerkt) en hoe dat vertaald is naar de pensioenregeling die we gaan voeren.
1. Risicobeheersing (Hoofdstuk 5)
  1. Een goede implementatie is het fundament van een kwalitatieve goede uitvoering. Om dat goed te borgen hebben we gekeken welke risico’s we zien tijdens de verschillende fases. Daar hebben we aanvullende beheersing voor ingericht.
1. Overgang pensioenstelsel (Hoofdstuk 7)
  1. Het inrichten van de nieuwe pensioenregeling gaat voor een groot deel over het gereed maken van de uitvoering van de pensioenregeling onder het nieuwe stelsel. Maar in vervolg op het verzoek tot invaren vanuit sociale partners worden de huidige pensioenaanspraken (huidig stelsel) overgezet naar persoonlijke pensioenkapitalen waaruit vanaf pensionering een jaarlijkse pensioenuitkering wordt vastgesteld en uitgekeerd. De kwaliteit van de data die gebruikt wordt voor deze omzetting moet goed zijn. Om dat te borgen hebben we verschillende stappen doorlopen en gaan we ook nog diverse stappen doorlopen. Dit zodat we ook op dit vlak zorgvuldig zijn in onze overstap naar het nieuwe pensioenstelsel.
1. Communicatie (Hoofdstuk 8)
  1. Onze deelnemers en werkgevers meenemen in dit omvangrijke traject vinden we heel belangrijk. Daarom is een apart communicatieplan opgesteld waarin is uitgewerkt hoe we dat doen. Dat is als apart document te vinden op onze website.

Het onderwerp pensioenen en wettelijke eisen, zorgt er soms voor dat wettelijk verplichte documenten enigszins technisch van aard uitpakken. Daarom hebben we ervoor gekozen om ook enige gelaagdheid in onze documenten te brengen. Naast de wettelijk verplichte plannen (transitieplan, implementatieplan en communicatieplan), hebben we ook een samenvatting van de documenten opgenomen op onze website, met de belangrijkste inzichten.

We hebben de opbouw van de verschillende hoofdstukken in dit document gekoppeld aan

tijdsbepaling en verantwoordelijken. Daarbij is ieder hoofdstuk uitgewerkt met een inleiding/kader, uitwerking en samenvatting.

3 Governance

Governance is de verzamelnaam die wij hanteren om aan te geven hoe wij projectmatig georganiseerd waren en zijn om het nieuwe pensioenstelsel voor ons vorm te geven. Hierbij hebben we een knip gemaakt in de periode tot op heden (de ontwerpfase), de periode zoals die nu van toepassing is (de implementatiefase) en de periode vanaf inproductiename (de nazorgfase). Daarbij is te zien dat er een verschuiving zit in doelstelling project, (eind)verantwoordelijkheid onderdelen en verantwoording/communicatielijnen.

3.1 Inrichting projectorganisatie en besluitvorming

In 2021 is een projectstructuur vastgesteld om de samenwerking vorm te geven tussen pensioenfonds, sociale partners en de uitbestedingspartners. Dat was met name van belang voor de ontwerpfase. Nu we over zijn gegaan naar de implementatiefase betekent dit ook een herijking van de projectstructuur:

Ontwerpfase. Het gezamenlijk ontwerpen van de pensioenregeling. Sociale partners kijken naar het arbeidsvoorwaardelijke deel (vastgelegd in het transitieplan). Het bestuur kijkt naar de uitvoering van de pensioenregeling (vastgelegd in het implementatieplan). Dit om (het bestuur van) Oak Pensioen in staat te stellen regie te voeren over de vertaling van het transitieplan naar het voorliggend implementatieplan;
Implementatie- en nazorgfase. Zorgdragen voor een beheerste uitvoering van het implementatieplan. Dit om (het bestuur van) Oak Pensioen in staat te stellen tot en regie te laten voeren over de beheerste uitvoering van dit implementatieplan voor, tijdens en na de transitie Wtp.

In dit implementatieplan hebben we beschreven hoe de projectstructuur in de verschillende fases is vormgegeven. Daarbij wordt de hiervoor genoemde verschuiving van ontwerp- naar implementatie- en nazorgfase inzichtelijk gemaakt.

In alle fases is een belangrijk uitgangspunt geweest dat zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van de bestaande, reguliere governance en gremia. Zoals eerder aangegeven kent het traject een groot iteratief karakter. Dat betekent dat we op diverse onderwerpen in de besluitvorming hebben gewerkt via onderstaand proces.

Waar nodig geacht zijn tijdelijke projectrollen toegevoegd. Rollen en verantwoordelijkheden zijn anders ingevuld afhankelijk van fase en doelstelling. Dat vertaalt zich naar de volgende projectstructuur:

	Ontwerpfase	Implementatie- en nazorgfase
Projectgroep	Wekelijks overleg met projectmanager Wtp, transitiemanager TKP en directeur bestuursbureau waar de voortgang van het project besproken wordt	Tweewekelijks overleg met projectmanager Wtp, transitiemanager TKP en directeur bestuursbureau waar de voortgang van het project besproken wordt
Breed Beraad / sociale partners	Periodieke overlegstructuur over arbeidsvoorwaarden met aandacht voor totstandkoming nieuwe pensioenovereenkomst	Reguliere overlegstructuur met aandacht voor status en voortgang transitie Wtp
Verantwoordingsorgaan	Wordt frequent geïnformeerd (inhoudelijk) over Wtp en advies gevraagd over de wettelijke onderdelen (waaronder invaren)	Reguliere overlegstructuur met aandacht voor status en voortgang van de implementatie
Strategische stuurgroep Wtp	Periodieke overlegstructuur gericht op totstandkoming implementatieplan	Periodieke overlegstructuur gericht op monitoring status en voortgang implementatie
Operationele stuurgroep Wtp	Periodieke overlegstructuur gericht op inhoudelijke aansturing werkstromen Wtp	Vervallen
Bestuursbureau	Regievoering en inhoudelijke bijdrage Wtp	Regievoering implementatie Wtp
Werkgroepen	Inhoudelijke invulling geven aan de aspecten van het implementatieplan, passend binnen de huidige governance	Ondersteunend bij eventuele te bespreken operationele punten.
Stuurgroep Wtp (met TKP)	Maandelijks overleg samenwerking ketenpartners gericht op (status en voortgang) voorbereidingen, analyse en ontwerp van de uitvoering	Maandelijks overleg besturing samenwerking ketenpartners gericht op (status en voortgang van) beheerste implementatie van de uitvoering
Werkgroepen Wtp	Maandelijks overleg samenwerking ketenpartners gericht op voorbereidingen, analyse en ontwerp van de uitvoering	Maandelijks overleg samenwerking ketenpartners gericht op beheerste implementatie van de uitvoering

3.2 Inrichting projectstructuur

Oak Pensioen hee samen met de belangrijkste stakeholders een projectstructuur Wtp ingericht voor de beheersing van het Wtp traject voor, tijdens en na de transitie Wtp. Deze structuur is opgenomen in onderstaand figuur.

Terugkijkend op de ontwerpfase zijn de belangrijkste betrokken partijen bij de vertaling (en totstandkoming) van het transitieplan naar het implementatieplan:

De projectleiding Oak. De projectleiding verzorgt de inhoud en het proces met sociale partners, adviseurs en het bestuur. De projectleiding neemt geen besluiten, maar gee sturing aan het proces om tot tijdige en zorgvuldige besluitvorming te komen aan de kant van sociale partners en bestuur. De projectleiding voert regie over en neemt besluiten over de uitvoering. De uitvoerend bestuurder P&C / Risk en de directeur bestuursbureau bestuur participeren in de projectleiding.

Breed Beraad. Het Breed Beraad bestaat uit een afvaardiging van sociale partners, nietuitvoerende bestuurders en onafhankelijk voorzitter. Dit is reeds een bestaand gremium in onze governance. In de vergaderingen van het Breed Beraad worden onderwerpen besproken op het arbeidsvoorwaardelijke vlak (pensioengerelateerd). Doel van het overleg is met name informerend naar elkaar. De uiteindelijke besluiten worden genomen aan de daarvoor verantwoordelijke tafels ((achterban) sociale partners c.q. bestuur). Daarnaast wordt het Breed Beraad geïnformeerd over de voortgang van de implementatie. Dit laatste is meer gekoppeld aan de implementatie- en nazorgfase.

Sociale partners. De sociale partners zijn besluitvormend geweest over de nieuwe pensioenregeling en het verzoek tot invaren. Om sociale partners te ondersteunen in het proces van besluitvorming, zijn voorafgaand aan de besluitvorming en afstemming per cao-tafel, in het Breed Beraad kennissessies georganiseerd. Waar gewenst werd toelichting gegeven door Sprenkels als onafhankelijk adviseur.

Verantwoordingsorgaan. Oak Pensioen hee een verantwoordingsorgaan. Met de inwerkingtreding van de Wtp hee het verantwoordingsorgaan een verzwaard adviesrecht over het voorgenomen besluit tot invaren. Gedurende het Wtp-proces is het verantwoordingsorgaan op frequente wijze door het bestuur van Oak Pensioen geïnformeerd over het proces (de stand van zaken) en inhoudelijke toelichting (ter voorbereiding op de adviesaanvraag). Daarbij is uitgelegd welke (inhoudelijke) stappen zijn gezet en waarom en welke stappen Oak Pensioen in het kader van de Wtp nog moet zetten. Het verantwoordingsorgaan hee te allen tijde de mogelijkheid om tijdens deze overleggen vragen te stellen.

Bestuursbureau. In aanloop naar de transitie Wtp hee Oak Pensioen een professionaliseringsslag gemaakt met de inrichting van het eigen bestuursbureau. Het bestuursbureau valt onder de verantwoordelijkheid van een directeur die als medebeleidsbepaler is aangemerkt. Het bestuursbureau bestaat uit een vij al beleidsmedewerkers die ondersteunend aan de transitie Wtp een inhoudelijke bijdrage hebben geleverd. De directeur voert tezamen met de uitvoerend bestuurders regie op de transitie Wtp.

Stuurgroep Wtp: strategisch en operationeel. Deze stuurgroepen zijn verantwoordelijk voor de regievoering over het (besluitvormings)proces richting sociale partners en fondsgremia alsook het monitoren van diverse werkstromen in het Wtp-traject. De operationele stuurgroep was met name verantwoordelijk voor aansturing van de uitwerking van (operationele) uitvoeringsprocessen. De stuurgroepen bestaan uit:

Strategische stuurgroep	Operationele stuurgroep
Onafhankelijk voorzitter; Twee uitvoerende bestuurders; Twee niet-uitvoerende bestuurders; Adviseurs actuarieel en vermogensbeheer; • Projectmanager Wtp; en de Directeur bestuursbureau.	Onafhankelijk voorzitter; Twee uitvoerende bestuurders; Adviseurs actuarieel en vermogensbeheer; Projectmanager Wtp; en Directeur bestuursbureau.

Werkgroepen en stuurgroep Wtp. Terugblikkend, maar vooral ook vooruitblikkend zijn de belangrijkste betrokken partijen bij de beheerste implementatie van het implementatieplan de werkgroepen en stuurgroep Wtp. Onder regie van het bestuursbureau zijn vier werkgroepen Wtp ingericht; één voor datakwaliteit, één voor de realisatie en implementatie, één voor de vermogensbeheerketen (de verlengde uitvoeringsketen die pensioenbeheer en vermogensbeheer onder Wtp verbindt) en één voor communicatie.

Deze werkgroepen zijn gericht op de beheerste, operationele implementatie Wtp door de uitbestedingspartners van Oak Pensioen. Onder de ontwerpfase betrof dit met name het uitdenken van een gedegen keten met duidelijke taken en verantwoordelijkheden. Onder de

implementatiefase betre dit met name het inrichten en testen van de keten. Daaronder valt niet alleen de techniek, maar ook de beheersing en verantwoording van het traject (bijvoorbeeld controles, rapportages, onafhankelijke beoordeling). In deze werkgroepen participeren een uitvoerend bestuurder, de directeur bestuursbureau, de IT-o icer van Oak Pensioen, de accountmanager en de transitiemanager vanuit TKP (voor pensioenbeheer) en fiduciair BlackRock en custodian BNY Mellon vanuit de vermogensbeheerketen. Deze werkgroepen komen minimaal maandelijks bijeen. Het geheel kent een overkoepelende stuurgroep waarin ook een directielid van TKP participeert (en op uitnodiging vertegenwoordigers vanuit de vermogensbeheerketen). De werkgroep wordt voorgezeten door ofwel de UB-er ofwel de directeur bestuursbureau. Dit is per werkgroep ingeregeld.

Realisatie en implementatie. Voor de administratie van de nieuwe pensioenregeling richt TKP een nieuwe pensioenadministratie in en doet aanpassingen aan de IT-ondersteuning, de operationele processen en de bewaking ervan. TKP rapporteert maandelijks over de voortgang van IT realisatie en implementatie aan Oak Pensioen. TKP rapporteert op kwartaalbasis over de status en voortgang van het algehele Wtp-programma.

3.3 Mijlpalen en tijdlijnen

Oak Pensioen kent zes verdiepende fasen, waaraan het bestuur de volgende globale planning met mijlpalen hee gekoppeld:

Type fase	Datum afgerond	Gereed
Ontwerpfase
Fase 1. Oriëntatie	Uiterlijk ultimo 2021
Fase 2. Verkenning	Uiterlijk 1 januari 2023
Fase 3. Verdieping	Uiterlijk 1 november 2023
Fase 4. Besluitvorming	Uiterlijk 1 juli 2024
Implementatiefase
Fase 5. Implementatie	Uiterlijk 1 januari 2026
Nazorgfase
Fase 6: Eerste productieperiode	Uiterlijk 1 juli 2027

3.3.1 Fase 1 tot 3: van oriëntatie tot verdieping

Deze fase kenmerkt zich met name tot het uitdenken van de regeling. De belangrijkste beslismomenten in deze fases op hoofdlijnen zijn:

Beslismomenten	Verantwoordelijke	Datum gereed	Status
Uitwerking concept pensioentoezegging (incl. check evenwichtigheid / uitvoerbaarheid)	Sociale partners / Oak Pensioen	14 september 2023
Akkoord achterban	Sociale partners	16 oktober 2023
Akkoord op transitieplan	Sociale partners	9 november 2023
Publicatie Transitieplan	Oak Pensioen	17 november 2023
Opdracht tot uitvoering	Sociale partners	15 november 2023
Opdrachtaanvaarding	Oak Pensioen	13 mei 2024

Hieronder lichten we de belangrijkste aspecten in deze fases toe.

Keuze transitiedatum

Initieel was het voornemen van Oak Pensioen de transitie Wtp per 1 januari 2025 te laten plaatsvinden, inclusief het invaren van bestaande aanspraken en rechten. Duidelijkheid in wet- en regelgeving en voortgang in de inrichting gaan hand in hand. Doordat beiden nog in ontwikkeling zijn, zorgt die afhankelijkheid soms voor vertraging. Het bestuur van Oak Pensioen vindt het van cruciaal belang dat de overgang zorgvuldig, degelijk en zo beheerst mogelijk plaatsvindt. Daarom hee Oak Pensioen het beter gevonden om langer de tijd te nemen voor een goede overgang naar de nieuwe pensioenregeling. Oak Pensioen wil zeker weten dat de nieuwe pensioenregeling goed kan worden uitgevoerd. Een overgang per 1 januari 2026 gee ruimte om de nieuwe pensioenregeling gedegen in te richten. Sociale partners alsook het verantwoordingsorgaan konden zich vinden in de onderbouwing en de daarmee aangepaste transitiedatum naar 1 januari 2026.

Solidaire premieregeling

De sociale partners in de sectoren Meubel en Houthandel hebben na intensief beraad met werkgevers en werknemers (inclusief achterbanraadpleging) gekozen voor de solidaire

premieregeling (spr) als de nieuwe pensioenregeling onder Wtp. Dat is de meest

belangrijke keuze geweest waar het verdere ontwerp van de pensioenregeling aan is gekoppeld. Meer informatie over de regeling, staat in het volgende hoofdstuk (transitieplan). Daar is een samenvatting van het transitieplan terug te vinden.

Sociale partners hebben daarnaast besloten om aan het bestuur van Oak Pensioen een verzoek tot invaren van de bestaande aanspraken en rechten in het nieuwe pensioenstelsel te doen. De keuzes, overwegingen en kwantitatieve onderbouwingen staan in het transitieplan (d.d. 15 november 2023).

De opdracht tot uitvoering

Sociale partners hebben Oak Pensioen op 15 november 2023 gevraagd de opdracht tot de uitvoering van de nieuwe regeling te aanvaarden en de implementatie ervan vorm te geven voor en namens werkgevers en werknemers in de sectoren Meubel en Houthandel. Oak Pensioen is al sinds 2021 in nauw overleg met sociale partners over de nieuwe pensioenregeling binnen het nieuwe wettelijke kader. Dit hee zich vertaald in de opdracht tot uitvoering van onze sociale partners naar de opdrachtaanvaarding inclusief bevestiging van Oak Pensioen.

Opdrachtaanvaarding

Na een zorgvuldige afweging hee het bestuur van Oak Pensioen besloten de opdracht tot uitvoering van de nieuwe regeling te aanvaarden. Samen met sociale partners, werkgevers en werknemers, wil het bestuur ook naar de toekomst verder invulling geven aan de arbeidsvoorwaarde pensioen voor de sectoren Meubel en Houthandel. Dit vormt de basis voor de verdere uitwerking van de meer uitvoeringsgerelateerde zaken, die resulteerden tot dit implementatieplan.

3.3.2 Fase 4: Besluitvorming

Deze fase kenmerkt zich met name in de verdere uitwerking van documentatie als onderdeel van de besluitvorming. Dit betre onder meer:

uitvoeringstechnische zaken en bijbehorende vastlegging;  datakwaliteit;
verantwoordingsdocumentatie;
zorgvuldige besluitvorming in de tijd door middel van het BOB-model^[2], adviezen vanuit het verantwoordingsorgaan en opinies vanuit de sleutelfunctiehouders (SFH’s).

De belangrijkste beslismomenten hebben we hieronder weergegeven.

Beslismomenten	Verantwoordelijke	Datum gereed	Status
Afronding uitvoeringstechnische vraagstukken t.b.v. regeling	TKP	1 juni 2024
Opinies van SFH’s ontvangen en eventuele aanbevelingen meegenomen	Oak Pensioen	10 juni 2024
Afronding project datakwaliteit met AUP	Oak Pensioen	19 juni 2024
Dossiervorming gereed voor indiening bij DNB	Oak Pensioen	19 juni 2024
Verantwoordingsorgaan en NUB hebben waar gewenst/ vereist nog hun visie meegegeven	Oak Pensioen	19 juni 2024
Besluit bestuur t.a.v. implementatie – en communicatieplan	Oak Pensioen	19 juni 2024
Indienen implementatieplan bij DNB	Oak Pensioen	1 juli 2024

Risicobeheersing

Belangrijke onderdelen van dit implementatieplan betre en de analyse en de beheersmaatregelen van de verschillende soorten risico’s die Oak Pensioen onderkent bij de transitie Wtp. Het betre dan risico’s voor, tijdens en/of na transitie en specifiek voor de domeinen operationeel en IT, processen, governance en kosten. U vindt de beschrijving van de risicoanalyses en beheersmaatregelen terug in hoofdstuk 5 van dit implementatieplan.

Datakwaliteit

De kwaliteit van data is voor de pensioenuitvoering zeer belangrijk. We bewaren tenslotte over een zeer lange tijd data, die moeten borgen dat de juiste uitkering gedaan kan worden. Het monitoren en toetsen van datakwaliteit is dan ook al jaren een belangrijk aandachtspunt. Nu we overgaan naar een nieuw pensioenstelsel en een verzoek tot invaren is gedaan, is er voor ons wederom een moment gekomen om nog een keer kritisch te toetsen of onze datakwaliteit op het/een gewenst niveau is.

Als pensioenuitvoerder is Oak Pensioen verantwoordelijk voor de implementatie en uitvoering van de nieuwe pensioenovereenkomst die de sociale partners in het transitieplan hebben afgesproken. Voorafgaand aan die transitie hebben wij een traject datakwaliteit doorlopen gericht op de juistheid en volledigheid van de aanspraken. Dit sluit aan bij het normenkader datakwaliteit dat in samenspraak met de Pensioenfederatie is ontwikkeld en vervolgens door Oak Pensioen met uitbestedingspartner TKP is doorlopen. Dit bestaat uit zes fases op het gebied van datakwaliteit. Hoofdstuk 8, data en datakwaliteit, beschrij de aanpak.

Invaren

Sociale partners hebben Oak Pensioen de opdracht gegeven om uitvoering te geven aan de spr en de bestaande pensioenaanspraken en -rechten in de nieuwe pensioenregeling over te dragen (in te varen). In dit implementatieplan laat Oak Pensioen zien hoe de nieuwe pensioenregeling evenwichtig en zorgvuldig tot stand gekomen is en hoe wij borgen dat deze vervolgens op de juiste manier doorgevoerd worden.

Als onderdeel van het proces invaren kennen wij zelf nog een fase 7 op gebied van datakwaliteit. Fase 7 betre nog een extra toets van het bestand dat wij gaan gebruiken voor het invaren. Deze fase bevat een periodieke evaluatie op het gebied van het schoonhouden van ons databestand en beoordelingen van onze SFH Actuarieel en onze accountant op het databestand. Daarnaast kijkt onze SFH Interne Audit ook mee op dit proces en de controles.

Communicatieplan.

Oak Pensioen is zich ervan bewust dat de gewijzigde pensioenregeling en de besluiten zoals vastgelegd in het transitieplan impact kunnen hebben op groepen (gewezen) deelnemers, aanspraak- en pensioengerechtigden. Met duidelijke en tijdige communicatie willen we onze deelnemers maximale grip en houvast bieden, vóór, tijdens én na transitie. Hoe we dit aanpakken staat in hoofdstuk 7, communicatieplan, uitgebreid beschreven.

3.3.3 Fase 5: Implementatie

Nu de plannen richting transitiedatum zijn vormgegeven en de pensioenregeling is uitgewerkt, is het belangrijk om naast de technische c.q. inhoudelijke uitwerking, diverse controlemomenten in te bouwen. Zorgvuldigheid in deze omvangrijke transitie is cruciaal en daarom hebben wij ook voor deze fase diverse mijlpalen en beslismomenten gedefinieerd. De belangrijkste beslismomenten richting transitiedatum staan hieronder uitgewerkt. Deze momenten richten zich met name op de uitvoeringsketen. Daarnaast is het ook belangrijk om onze eigen governance aan te scherpen aan het nieuwe stelsel. Dit ziet met name op onze interne processen en documenten.

Mijlpalen en beslismomenten.

Oak Pensioen is voornemens de nieuwe pensioenregeling per 1 januari 2026 te laten ingaan, inclusief het invaren van de opgebouwde aanspraken en rechten vanuit de huidige pensioenregeling. Tussen het moment van indienen van het implementatieplan en de beoogde ingangsdatum zit een periode van ruim een jaar. Gedurende deze periode voorziet Oak Pensioen een aantal bestuurlijke beslismomenten (ook wel go/no go momenten genoemd) gekoppeld aan mijlpalen in de planning voor realisatie en implementatie bij/door de uitbestedingspartners TKP, BNYM en BlackRock. Op deze momenten wordt door het bestuur de realistische haalbaarheid van een beheerste en zorgvuldige transitie Wtp per 1 januari 2026 beoordeeld en kan worden geanticipeerd op eventuele veranderingen en afhankelijkheden in de omgeving die impact hebben op de transitie Wtp, bijvoorbeeld verdere duidelijkheid in wet- en regelgeving. Deze momenten zijn:

Beslismomenten	Verantwoordelijke	Datum gereed	Status
Get clean gerealiseerd: de dataconstateringen deelnemers zijn geanalyseerd en waar nodig opgelost	TKP	31 december 2024
Oplevering spr uitvoeringsketen en invaarstraat voor koplopers	TKP	1 januari 2025
Start configuratie (realisatie en implementatie) Oak Pensioen in spr uitvoeringsketen	TKP	1 april 2025
Oplevering uitbestedingsdossier voor Oak Pensioen en operationele draaiboeken	TKP	1 juli 2025
Start ketentest voor Oak Pensioen	TKP	1 juli 2025
ISAE 3402 type 1 op volledige spr uitvoeringsketen	TKP	1 juli 2025
Governance onder Wtp uitgewerkt	Oak Pensioen	1 juli 2025
Acceptatie productieomgeving Oak Pensioen	TKP / Oak Pensioen	1juli 2025 generiek voor spr
Beslismomenten	Verantwoordelijke	Datum gereed	Status
		1 november 2025 specifiek voor Oak
Geen bezwaar op verzoek tot invaren	DNB	1 oktober 2025
Definitieve besluitvorming bestuur op invaren (op vooraf bepaalde toetscriteria)	Oak Pensioen	1 december 2025
In productie nieuwe spr uitvoeringsketen voor Oak Pensioen	TKP	15 december 2025
Invaren bij TKP verwerkt	TKP	15 januari 2026

Zoals gezegd is het niet alleen belangrijk dat onze uitbestedingspartners de uitvoeringsketen gedegen hebben geïmplementeerd. Ook onze eigen governance moeten we herijken, zodat het beter aansluit bij Wtp. Naar onze mening blij ons governancemodel passend, maar is het met name van belang om kritisch te kijken naar onze eigen processen, documentatie en monitoringstools. Daarbij is het belangrijk om tezamen met onze SFH’s en uitbestedingspartners deze inzichten te vertalen naar onze (contractuele) afspraken.

Oak Pensioen is verantwoordelijk voor de aanpassingen van de juridische documenten – zoals statuten, pensioenreglement, uitvoeringsovereenkomst en ABTN. Het bestuursbureau van Oak Pensioen zorgt dat alle benodigde documenten inclusief monitoringsprocessen aangepast worden. Op deze wijze sluiten beleid, uitvoering en beheersing ook binnen de eigen governance aan op de nieuwe uitvoering onder Wtp.

TKP, BNY Mellon en BlackRock zijn verantwoordelijk voor het in lijn brengen van de uitbestedings-overeenkomsten en SLA’s. Uiterlijk op 1 juli 2025 ontvangt Oak Pensioen de definitief aangepaste uitbestedingsovereenkomsten en SLA’s ter review. Daarin zouden de hiervoor door het pensioenfonds uitgedachte onderdelen en afgestemd met TKP en vermogensbeheerders vertaald moeten zijn naar de contractuele afspraken. Alle partijen leveren uiterlijk op 30 september 2025 hun reactie op en sturen de definitieve stukken op 1 november 2025 naar het bestuur van Oak Pensioen ter vaststelling. De ondertekening van de nieuwe uitbestedingsovereenkomst en SLA vindt uiterlijk 1 december 2025 plaats. De nieuwe uitbestedingsovereenkomst en SLA gaat vervolgens per 1 januari 2026 van kracht.

3.4 Besluitvormingsproces vaststelling implementatieplan

Naast het hiervoor geschetste inhoudelijke proces van de uitwerking van de ontwerpfase, vinden we het belangrijk om nader in te gaan op ons besluitvormingsproces. Uit de inrichting van de projectorganisatie blijkt dat er veel partijen betrokken zijn in dit project. Het is een omvangrijk traject en zorgvuldigheid, ook in het besluitvormingsproces, blij zeer belangrijk. Dat betekent dat het proces eenduidig moet zijn opgezet, alle partijen structureel moeten worden meegenomen en iedereen de ruimte krijgt om vanuit zijn/haar verantwoordelijkheid zijn/haar advies en/of opinie tijdig mee te geven als onderdeel van de besluitvorming. Hierna hebben we dit verder toegelicht.

3.4.1 Besluitvorming gericht op beleidsmatige uitvoering

Bij de besluitvorming over implementatie van de Wtp is een zorgvuldig proces gevolgd, met separate sessies voor beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Bij complexe onderwerpen hee het bestuur een of meer extra vergaderingen georganiseerd om alle bestuursleden afdoende mee te nemen bij de oordeelsvorming en besluitvorming. Ten slotte hee de 2e lijn (actuarieel en/of risico) opinies ingebracht bij de oordeelsvorming. De schri elijke reactie op de risico-opinies is expliciet meegewogen bij de besluitvorming in het bestuur.

Voor het besluitvormingsproces volgt het bestuur een aanpak die gekoppeld is aan de hiervoor genoemde zes fases:

De oriëntatiefase.

In deze fase is vooral gekeken naar de wijze waarop het project wordt gestructureerd, of er voldoende kennis is en er is een plan van aanpak opgesteld.

De verkenningsfase.

In deze fase is gekeken naar het startpunt, ambitie en stip op de horizon. Sociale partners en Oak Pensioen hebben kaders en randvoorwaarden vastgesteld.

De verdiepingsfase.

In deze fase zijn de afwegingen gemaakt tussen ambitie, premie en risicohouding. In deze fase is onderzocht of en hoe er ingevaren wordt, welke lee ijdscohorten er gecompenseerd kunnen worden en op welke manier de solidariteitsreserve zou kunnen gaan werken.

De besluitvormingsfase.

In deze fase zijn alle onderbouwingen samengebracht, getoetst op basis van evenwichtigheid, relevantie, beheerste en integere belangenafweging. In deze fase is het

verantwoordingsorgaan in de gelegenheid gesteld om advies uit te brengen met betrekking tot het invaren. Daarbij zijn de verschillende documenten ter ondersteuning van het advies aangeleverd aan het verantwoordingsorgaan. Datzelfde geldt voor de opinies van SFH’s. De hoofddocumenten die voor de Wtp-transitie van belang zijn, betre en:

o het transitieplan door sociale partners, o het invaarbesluit, o het implementatieplan en o het communicatieplan.

De implementatiefase.

In deze fase gaat uitvoering worden gegeven aan de inrichting van de nieuwe pensioenregeling.

De nazorgfase

In deze fase gaat uitvoering worden gegeven aan de nieuwe pensioenregeling en worden eventuele bevindingen zo spoedig mogelijk ingericht.

De besluitvorming beslaat meerdere inhoudelijke aspecten. Deze zijn:

Risicohouding

Oak Pensioen hee bij de invulling van de pensioenregeling rekening gehouden met de risicohouding van de deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden. Daarbij is gekeken of de risicohouding passend is binnen de missie, visie en strategie van Oak Pensioen. De vaststelling van de risicohouding van de deelnemers is gebaseerd op het risicopreferentieonderzoek dat in 2022 is uitgevoerd, wetenschappelijke inzichten en de kenmerken van de deelnemers, gewezen deelnemers, aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden. De drie informatiebronnen hebben een gelijke weging gekregen bij het vaststellen van de risicohouding. De risicohouding is vertaald naar wettelijke maatstaven met grenzen ten aanzien van de risicomaatstaf, verwachtingsmaatstaf en korte termijn risicomaatstaf. Minstens een keer per jaar toetst Oak Pensioen of het beleid past binnen de vastgestelde grenzen van de risicohouding.

Beleidsinrichting

Oak Pensioen hee bij de inrichting van het beleid (beleggingsbeleid, uitkeringenbeleid en solidariteitsbeleid) de gevoeligheden van verschillende deelbesluiten inzichtelijk gemaakt in de ALM-studie. Het bestuur hee eerst afzonderlijk, per deelbesluit, een oordeel gevormd op basis van de impact van deze besluiten op de eigen risicomaatstaven. Tenslotte zijn de deelbesluiten gecombineerd getoetst aan de eigen – en wettelijke maatstaven, om te beoordelen wat de optimale invulling is voor de deelnemers, gewezen deelnemers aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden.

Invaren

Het proces ten aanzien van het invaren is in meer detail beschreven in Hoofdstuk 6. Oak Pensioen hee in eerste instantie, op kwalitatieve basis, afgewogen welke invaarmethodiek het meest passend is bij het pensioenfonds. Vervolgens zijn door sociale partners, in nauwe samenwerking met het bestuur, de voorrangsregels en de spreidingstermijn van het dekkingsgraadoverschot vastgelegd. Bij de invaarbesluiten is in eerste instantie aangesloten bij de default van de toezichthouder, en is vervolgens kwantitatief onderzocht of er een meer evenwichtige verdeling van transitie-e ecten kan worden behaald door af te wijken van de standaard. Er is besloten om de standaardmethode voor invaren te hanteren en de invaarbu er over een periode van 10 jaar te ‘spreiden’.

Compensatie

Om de negatieve e ecten van het afscha en van de lee ijdsonafhankelijke pensioenopbouw te compenseren, zijn sociale partners compensatie-afspraken overeengekomen. Dit is onderdeel van het verzoek van sociale partners aan het bestuur van Oak Pensioen. Het bestuur hee geoordeeld dat dit verzoek, in totaliteit met de andere onderdelen van de regeling, passend is binnen het evenwichtigheidsvraagstuk.

Wanneer Oak Pensioen over voldoende bu er beschikt, worden de deelnemers die het betre gecompenseerd (zie ook paragraaf 6.3.10). De peildatum voor de bepaling van de compensatie is op 31 december 2025 gesteld. De omvang van de compensatie wordt op 31 oktober 2025 berekend. Het bestuur van Oak Pensioen hee bij de vaststelling van de berekeningsdatum de opinie van de sleutelfunctiehouder risicobeheer in overweging genomen. De sleutelfunctiehouder actuarieel hee het belang van actuele gegevens bij de compensatieberekening onderschreven. In het proces in 2025 betekent dit dat de sleutelfunctiehouder actuarieel de compensatieberekening beoordeelt.

Evenwichtigheidsanalyse

Oak Pensioen hee onderzocht wat de e ecten zijn van de vormgeving van de nieuwe pensioenregeling op de verwachte pensioenen van de deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden. Een en ander in vergelijking met de tot 1 januari 2026 geldende pensioenregeling. Deze e ecten zijn beoordeeld aan de hand van een vooraf bepaald evenwichtigheidskader.

Voor alle gevoeligheidsanalyses hee Oak Pensioen getoetst of de verhouding tussen de financiële ontwikkeling van de individuele doelgroepen bij het ongewijzigd voortzetten van de huidige pensioenovereenkomst ten opzichte van de gewijzigde pensioenovereenkomst de evenwichtigheidsnorm overschrijden. De gehele regeling, inclusief invaren en compensatie, past binnen de normen van het evenwichtigheidskader en worden door Oak Pensioen, onder verschillende economische en financiële situaties, als evenwichtig beschouwd.

Het bestuur van Oak Pensioen hee bij de overwegingen de uitvoerbaarheid van de nieuwe pensioenregeling nauwkeurig onderzocht. Het bestuur is van mening dat de uitwerking van de nieuwe pensioenregeling alsook het invaren voor de deelnemers evenwichtig is. Zie voor meer informatie, naast het transitieplan, hoofdstuk 6 van dit document.

Adviesrecht verantwoordingsorgaan

Vanwege het verzwaard adviesrecht van het verantwoordingsorgaan hee het bestuur van Oak Pensioen op 21 november 2023 het verantwoordingsorgaan in de gelegenheid gesteld een advies uit te brengen. In deze adviesaanvraag is het verantwoordingsorgaan verzocht advies uit te brengen over het voorgenomen besluit om de bestaande pensioenaanspraken en -rechten naar de nieuwe pensioenregeling over te dragen. Het verantwoordingsorgaan hee de adviesaanvraag tijdens de vergadering van 29 november 2023 besproken.

Het verantwoordingsorgaan hee unaniem besloten om het bestuur van Oak Pensioen positief te adviseren op het voorgenomen besluit om de bestaande pensioenaanspraken en -rechten naar de nieuwe pensioenregeling (spr) over te dragen.

Opdrachtaanvaarding inclusief -bevestiging en voorlopig besluit tot invaren

Het bestuur hee op 6 december 2023 – met het positief advies van het verantwoordingsorgaan – het voorgenomen besluit genomen om de opdracht van sociale partners te accepteren en de bestaande pensioenaanspraken en -rechten naar de nieuwe pensioenregeling over te dragen. Het besluit is onder voorbehoud genomen dat De Nederlandsche Bank geen bezwaren hee tegen dit besluit. Het besluit wordt december 2025 bekrachtigd met een definitief besluit tot invaren na geen bezwaar verklaring door DNB voorafgaand aan transitiedatum 1 januari 2026.

Implementatieplan

Het bestuursbureau hee in samenspraak met de adviseurs het implementatieplan uitgewerkt. Daarnaast hee een delegatie van het bestuur en het verantwoordingsorgaan meegelezen met de diverse concepten. Het implementatieplan is meerdere keren als concept bij de vergaderingstukken toegevoegd, zowel bij het bestuur als het verantwoordingsorgaan. Hierbij maakt het bestuur gebruik van het BOB-model, zodat de definitieve versie van het implementatieplan breed gedragen is.

3.4.2 Besluitvorming gericht op operationele uitvoering

Operationele uitvoering gaat niet alleen over de keuze qua inrichting of proces, maar ook over de technische haalbaarheid en in hoeverre wijzigingen zorgdragen dat Oak Pensioen compliant blij aan wet- en regelgeving.

IT systemen pensioenadministratie

Oak Pensioen hee de pensioenadministratie aan pensioenuitvoeringsorganisatie TKP uitbesteed. TKP hee in een eerder stadium vastgesteld dat hun huidige IT architectuur niet aansluit bij de gestelde eisen van de Wtp. De huidige uitvoeringsketen is deels end of cycle en niet geschikt voor modernisering en de transitie naar de nieuwe premieregelingen. Uit het selectietraject voor het pensioenadministratiesysteem hee TKP gekozen voor de SaaS pakketoplossing Plexus van leverancier Keylane. OAK Pensioen hee geen bezwaren tegen deze keuze, maar zal het bij TKP vastgelegde uitbestedingsdossier beoordelen volgens haar beleid met inachtneming van de richtlijnen van De Nederlandsche Bank (DNB).

De omvangrijke aanpassing van de IT keten bij TKP zorgt ervoor dat Oak Pensioen in de besluitvorming op operationele uitvoering kritisch kijkt naar mogelijke oplossingen die TKP aandraagt. Met name op de gebieden van uitvoerbaarheid, haalbaarheid, kosten en beheersbaarheid.

Deep-dive sessies

Om een beheerste en zorgvuldige transitie Wtp te borgen, maakt het bestuur gebruik van zogeheten deep-dive sessies. Deze onderzoeken periodiek de haalbaarheid van de implementatie in brede zin. Dat betekent dat niet alleen naar de IT component wordt gekeken, maar ook naar de operationele processen, de assurance en de data (incl. invaren). In deze deep-dive sessies laat het bestuur zich informeren over de status en voortgang van de (IT) realisatie bij uitbestedingspartner TKP. Bijvoorbeeld in november 2023 en in maart 2024 hebben dergelijke sessies met TKP en een delegatie van het bestuur (met ondersteuning van de IT-o icer van Oak Pensioen) plaatsgevonden.

Deep-dive onderzoek

In het eerste kwartaal 2024 hee het bestuur aan adviesbureau Montae & Partners (in nauwe samenwerking met de IT-o icer van Oak Pensioen) gevraagd de haalbaarheid van de IT realisatie door TKP met betrekking van voorgenomen transitiedatum 1 januari 2025 te onderzoeken. In maart 2024 is het eindrapport bevindingen IT realisatie opgeleverd. Deze rapportage is onderdeel geweest van de besluitvorming begin april 2024, die geresulteerd hee in het uitstel van de transitiedatum naar 1 januari 2026.

IT-systemen fiduciair manager en custodian

Bij zowel de fiduciair manager als de custodian zijn geen aanpassingen in de IT-systemen zelf nodig. Bij beide partijen wijzigen bepaalde processen wel, bijvoorbeeld de toezichthoudersrapportage die de custodian voor het deel van de beleggingen verzorgt. Hetzelfde geldt voor de rapportages van de fiduciair manager. Aanpassingen in de processen en rapportages vinden plaats binnen bestaande IT systemen.

Voor de koppeling tussen de custodian en de pensioenadministrateur wordt een zogenaamde API gebouwd en in Q4 van 2024 gerealiseerd (incl. het testen van de API). Deze

API is noodzakelijk geacht doordat er een intensievere gegevensuitwisseling nodig is tussen TKP en de custodian. Deze uitwisseling is cruciaal om inzicht te geven in het persoonlijk pensioenkapitaal. Concreet gaat het om informatie over behaalde rendementen, kapitalen en deelnemersreserves. Oak Pensioen borgt op deze manier een zorgvuldige afstemming tussen het fondsvermogen en de collectieve administratie van persoonlijke pensioenvermogens

3.5 Sleutelfunctiehouders, intern toezicht en verantwoordingsorgaan

Het bestuur neemt in het besluitvormingsproces de input mee vanuit de andere geledingen. Dit omvat de opinies van de sleutelfunctiehouders alsook het intern toezicht (de niet-uitvoerend bestuurders). Daarnaast weegt het bestuur het advies van het verantwoordingsorgaan uiteraard mee (zie ook paragraaf 3.5.3).

3.5.1 Sleutelfunctiehouders

Gedurende het traject zijn alle sleutelfunctiehouders meegenomen. Oak Pensioen beschikt over drie sleutelfunctiehouders (SFH’ers), namelijk risicobeheer, actuarieel en interne audit. De SFH’ers zijn nauw betrokken geweest bij het gehele Wtp traject. Oak Pensioen hee de SFH’ers in de gelegenheid gesteld om op diverse aspecten opinies uit te brengen. Eventuele aandachtspunten zijn meegenomen door het bestuur of geadresseerd voor de opvolging in de implementatiefase. Zaken die opgevolgd worden in de implementatiefase zijn bijvoorbeeld het monitoren van het project, het opvolgen van databevindingen en het gereedmaken van het invaarbestand, alsmede het stay clean dataproces. Daarnaast zal oog zijn voor het communicatieproces, zoals uitgewerkt in het communicatieplan Wtp.

Oak Pensioen hee de opinies van de SFH’ers in een apart document verwerkt, waarbij hieronder de samenvatting van de eindconclusies van de SFH’ers zijn terug te lezen.

Sleutelfunctiehouder Risicobeheer

De SFH Risicobeheer is gedurende het gehele traject betrokken geweest onder meer door aanwezig te zijn bij de bestuursvergaderingen en daar het bestuur te challengen indien van toepassing. Daarbij hee hij diverse vragen gesteld en opinies op diverse onderwerpen gegeven. De eventuele aandachtspunten uit de diverse opinies zijn gedurende het traject meegenomen richting definitieve besluitvorming. Hierdoor zijn de aandachtspunten naar de mening van de SFH Risicobeheer voldoende opgevolgd. De SFH Risicobeheer kan zich vinden in het besluit van het bestuur om het volledige dossier in te dienen bij DNB.

Sleutelfunctiehouder actuarieel

De SFH Actuarieel hee gedurende het traject op de voor hem relevante onderwerpen opinies uitgebracht. De onderwerpen betre en deelname transitie-FTK, datakwaliteit, risicohouding, transitieplan, besluitvormingsdocument, eigen risicobeoordeling en implementatieplan. De SFH Actuarieel is van mening dat door Oak Pensioen een gedegen proces is doorlopen wat geleid hee tot dit implementatieplan. De aanbevelingen uit de eerdere opinies zijn door Oak Pensioen geadresseerd en naar het oordeel van de SFH Actuarieel voldoende opgevolgd.

Sleutelfunctiehouder interne audit

De sleutelfunctiehouder Interne Audit hee werkzaamheden uitgevoerd (geen audit), gericht op de governance van het Wtp programma. Daarnaast is kennisgenomen van relevante documentatie met betrekking tot, onder andere, datakwaliteit (o.a. uitgevoerde AUP datakwaliteit) en de opinies van SFH Actuarieel en Risicobeheer. De SFH Interne Audit hee op grond van deze werkzaamheden geen observaties gedaan die aanleiding geven te veronderstellen dat de transitierisico’s onvoldoende worden beheerst.

3.5.2 Niet-uitvoerende bestuurders

Oak Pensioen hee een omgekeerd gemengd model met een uitvoerend (UB) en een nietuitvoerend bestuur (NUB). Het NUB is het intern toezichtorgaan en hee dus een toezichthoudende verantwoordelijkheid. Het NUB hee bekeken of de eigen rol verandert door de inwerkingtreding van de Wtp en geconcludeerd dat dit niet het geval is.

Uit artikel 150m lid 3 Pensioenwet volgt dat het NUB toezicht houdt op het invaren. Het UB hee daarom een en ander expliciet voorgelegd en besproken met het NUB. Het NUB hee een voortgangsrapportage toezicht NUB bijgehouden waarbij zij toezicht monitort via zelf geformuleerde toezichtvragen. Het formele NUB oordeel over het Wtp traject is gedurende de achterliggende periode ve ijnd. Tijdens de NUB-vergadering van 12 juni 2024 is het Wtp-proces in zijn geheel beoordeeld waarna het NUB oordeel per 13 juni 2024 finaal is vastgesteld. Daarbij is benadrukt dat het NUB onderdeel is van het bestuur en betrokken is bij de strategische besluitvorming. Als intern toezichtorgaan hee het NUB de besluitvorming van het bestuur van Oak Pensioen als evenwichtig en zorgvuldig beoordeeld conform het evenwichtigheidskader, inclusief het invaren en de opdrachtaanvaarding.

Het NUB hee opgemerkt dat een bijzonder intensief traject is doorlopen waarbij alle gremia goed aangehaakt zijn gebleven. Het NUB is daarnaast van mening dat het bestuur van Oak Pensioen de besluiten adequaat en degelijk aan het evenwichtigheidskader hee getoetst. Het bestuur van Oak Pensioen hee steeds gekeken naar de totale evenwichtigheid van de besluiten en de goede vastlegging daarvan.

3.5.3 Verantwoordingsorgaan

Oak Pensioen kent een verantwoordingsorgaan. Het bestuur hee het verantwoordingsorgaan vanaf de eerste stappen in 2021 meegenomen. Dit is gedaan door doorlopend inzicht te bieden in relevante documentatie en deze op gezette tijden te bespreken. Het verantwoordingsorgaan hee

op 13 juni 2023 een tussentijdse toelichting van het bestuur ontvangen van het besluitvormingsproces tot dat moment. Op 22 september 2023 en 16 november 2023 hee het verantwoordingsorgaan een nadere toelichting gekregen op risicohouding, invaren en compensatie. Dit proces hee zich voortgezet in 2024. Het bestuur hee het verantwoordingsorgaan meegenomen in de overwegingen om de transitiedatum te herijken. Daarnaast zijn de verduidelijkingen in de onderliggende besluitvorming toegelicht.

Door de gelaagde informatieverstrekking is het verantwoordingsorgaan van mening dat zij goed meegenomen is in de voorgenomen besluitvorming van het bestuur. Het verantwoordingsorgaan hee hierdoor de onderliggende overwegingen goed kunnen doorgronden. Het verantwoordingsorgaan gee aan dat de bestuurlijke overwegingen laten zien dat het bestuur op een zorgvuldige wijze is omgegaan met de wensen en kaders van sociale partners. Daarnaast is het verantwoordingsorgaan van mening dat het bestuur een uitgebreid en zorgvuldig besluitvormingsproces hee doorlopen, waarbij het evenwichtigheidskader goed is gehanteerd. Het verantwoordingsorgaan hee een eindoordeel opgesteld waarin zij aangeven dat het advies van 29 november 2023 ongewijzigd van kracht blij .

4 Transitieplan op hoofdlijnen

4.1 Besluitvormingsproces transitieplan

Zoals eerder aangegeven voeren wij de pensioenregeling uit voor vier sectoren (Interieurbouw en Meubelindustrie, Tentoonstellingsbouw, Orgelbouw (sector Meubel) en Houthandel (sector

Houthandel). De sociale partners hebben besloten dat ze gezamenlijk één transitieplan opstellen. Dit transitieplan is tot stand gekomen in de wisselwerking tussen sociale partners en het bestuur van Oak Pensioen. Door middel van een iteratief proces zijn besluiten tot stand gekomen die naar de mening van sociale partners evenwichtig zijn. Sociale partners hebben bij deze besluitvorming uitgebreid stil gestaan bij alternatieven om de gemaakte keuzes te kunnen onderbouwen. Hierbij is naast evenwichtigheid ook gekeken naar uitvoerbaarheid (incl. kostenbeheersing) van de keuzes en de gevoeligheid van de markte ecten op de uitkomsten t.b.v. toekomstige generaties. Zoals te lezen is in het transitieplan hadden sociale partners de volgende doelstellingen voor ogen bij het wijzigen van de pensioenregeling:

Een aantrekkelijke, markconforme arbeidsvoorwaarde;
Verzorgingsgedachte;
Huidige werknemers mogen er niet op achteruitgaan;
Solidariteit;  Evenwichtigheid.

Sociale partners zijn van mening dat met de vastgelegde pensioenregeling in het transitieplan voldaan is aan deze doelstellingen. In het transitieplan staat dat naar verwachting alle deelnemers er op vooruit gaan. Het transitieplan hee voor sociale partners de status van een onderhandelingsresultaat. De hierin opgenomen afspraken zijn voorgelegd aan de achterbannen van werkgevers en werknemers. Het resultaat van de achterbanraadpleging onder deze geledingen is dat ze per sector ingestemd hebben met het voorgelegde onderhandelingsresultaat.

Oak Pensioen kent vrijwillig aangesloten werkgevers. Deze werkgevers zijn door de vrijwillige uitvoeringsovereenkomst gebonden aan het uitvoeringsreglement. In het uitvoeringsreglement is opgenomen dat het door sociale partners opgestelde transitieplan ook het transitieplan is voor de vrijwillige aangesloten werkgevers.

Er is geen gebruik gemaakt van het wettelijk hoorrecht als bedoeld in artikel 150g Pensioenwet. Er is bij Oak Pensioen geen sprake van een representatieve vereniging van gepensioneerden of gewezen deelnemers.

4.2 Evenwichtigheid transitieplan

Naast het oordeel van sociale partners, is het ook van belang dat het bestuur van Oak Pensioen van mening is dat de gemaakte afspraken, zoals vastgelegd in het transitieplan, evenwichtig zijn.

Oak Pensioen is vanaf een vroeg stadium de gesprekspartner geweest van de sociale partners en is op de hoogte gehouden van het besluitvormingsproces voor de aangepaste regeling. Het reeds bestaande overlegorgaan van sociale partners en Oak Pensioen (het Breed Beraad) is ook gebruikt voor het Wtp-overleg. Ten tijde van het iteratieve proces, wat geleid hee tot het transitieplan, hebben het bestuur en het verantwoordingsorgaan vanuit hun eigen verantwoordelijkheid al meegekeken met de tussentijdse inzichten. Dit proces hee met name vanuit het tijdsperspectief zowel aan de kant van sociale partners geholpen in het besluitvormingsproces alsook aan de kant van Oak Pensioen.

Het bestuur van Oak Pensioen hee het verantwoordingsorgaan regelmatig ingelicht over het Wtpproces. Oak Pensioen is ondersteunend geweest bij de analyses van de sociale partners. Deze analyses hee Oak Pensioen ook betrokken in zijn besluitvorming over de evenwichtigheid van de maatregelen uit het transitieplan.

Oak Pensioen hee de evenwichtigheid van het transitieplan getoetst aan de hand van het evenwichtigheidskader. Bij de beoordeling worden de verwachte reële uitkeringen en de nettoprofijtberekeningen als kwantitatieve maatstaven gebruikt. In het evenwichtigheidskader hee Oak Pensioen voor de actieve deelnemers en de pensioengerechtigden vastgelegd dat de verwachte reële uitkering voor geen enkel lee ijdscohort met meer dan 15% mag afnemen, in geen van de gevoeligheidsanalyses. Uit de analyse ten aanzien van de transitie-e ecten volgt dat de pensioenuitkeringen voor de meeste deelnemers verbeteren en dat de verwachte uitkeringen in geen van de gevoeligheidsanalyses met meer dan 15% afnemen ten opzichte van de verwachte uitkeringen in de huidige regeling. Het netto profijt van de aangepaste regeling inclusief compensatie bedraagt voor de meeste deelnemers ten minste 100% van het netto profijt van de huidige regeling. Daarbij zijn de verschillen tussen geboortecohorten beperkt (zie paragraaf 6.3.10).

Het principebesluit van het bestuur van Oak Pensioen met betrekking tot het invaren en het uitvoeren van de regeling is met deze argumentatie aan het verantwoordingsorgaan voorgelegd en met hen besproken. De opinies van de SFH’s zijn door het bestuur meegewogen bij het nemen van het principebesluit.

Tijdens de bestuursvergaderingen is het principebesluit uitvoerig besproken. Het verantwoordingsorgaan hee zich vervolgens een oordeel gevormd en dit vastgelegd in een advies aan het bestuur van Oak Pensioen. Het verantwoordingsorgaan hee het principebesluit unaniem positief beoordeeld.

Ook in dit proces is een iteratief karakter gehanteerd. Al sinds het voorjaar 2023 zijn de diverse organen structureel bijgepraat om te bewaken dat iedereen voldoende kennis en kunde hee en behoud om hun rol te kunnen vervullen. Het verantwoordingsorgaan hee nog gebruik gemaakt van een externe adviseur, die hun ondersteund hee in het voorjaar van 2023. Alle organen hebben voldoende tijd gehad om tot hun advies, opinie of besluit te komen.

4.3 Uitvoerbaarheid transitieplan

Het bestuur van Oak Pensioen hee al tijdens het besluitvormingsproces geïnventariseerd welke aanpassingen in de IT-systemen en de administratieve processen nodig zijn, voor de uitvoering van de aangepaste regeling én voor de transitie ernaartoe. Het bestuur van Oak Pensioen hee daarvoor intensief contact gehad met TKP. In samenspraak met TKP is de pensioentoezegging vanuit sociale partners getoetst aan de producten diensten catalogus (PDC) van TKP. De gezamenlijke conclusie is daaruit getrokken dat de regeling uit te voeren is door TKP.

De afspraken ten aanzien van de implementatie van de pensioenregeling van Oak Pensioen bij TKP zijn vastgelegd in het migratieplan en de transitieovereenkomst. TKP en Oak Pensioen hebben tezamen overeenstemming bereikt over beslismomenten in de tijd die borgen dat de implementatie van de nieuwe pensioenregeling en het invaren van de huidige pensioenaanspraken op een beheerste en integere manier gaan worden uitgevoerd.

Het implementatieplan is ter beoordeling voorgelegd aan de sleutelfunctiehouders. Deze hebben geen reden gegeven tot afwijzing.

4.4 Toetsing conformiteit

Oak Pensioen hee het transitieplan en dit implementatieplan getoetst aan de bepalingen van toepasselijke wet- en regelgeving. Dit is onder meer gevraagd aan de diverse adviseurs van het pensioenfonds, alsook beoordeeld door de interne juristen bij het fonds. Daarnaast is dit punt ook besproken binnen het bestuur, waarbinnen ruim voldoende juridische expertise aanwezig is.

4.5 Afwijking transitieplan

Oak Pensioen gaat uitvoering geven aan het transitieplan van sociale partners van Oak Pensioen. Het bestuur van Oak Pensioen is niet afgeweken van het transitieplan.

4.6 Financiële grenzen (dekkingsgraad)

In het transitieplan hebben sociale partners transitieafspraken vastgelegd en een beoordeling opgenomen van de transitie-e ecten onder verschillende economische en financiële situaties. In het transitieplan worden voor twee dimensies harde grenzen vastgelegd. Op de eerste plaats hebben sociale partners vastgelegd dat de transitieafspraken en de evenwichtigheidsbeoordeling van deze afspraken alleen geldig zijn voor dekkingsgraden van 102% en hoger. Als de dekkingsgraad zich op moment van invaren onder de 102% bevindt kan het fonds niet voldoen aan de transitiedoelen van het vullen van verplichte reserves én het voorkomen van kortingen van aanspraken. Als deze situatie zich voor doet gaan sociale partners en Oak Pensioen opnieuw in gesprek om de transitieafspraken te evalueren.

Boven deze dekkingsgraad gelden voorrangsregels ten aanzien van de financiering van verschillende transitiedoelen. Dit betre en (voor)namelijk het vullen van de solidariteitsreserve tot 5% en het compenseren van de afscha ing van de doorsneesystematiek.

Voor de evenwichtigheidsbeoordeling gebruiken sociale partners het evenwichtigheidskader met overwegend kwalitatieve normen. De belangrijkste kwantitatieve norm (als onderdeel van ons evenwichtigheidskader) is door Oak Pensioen geformuleerd ten aanzien van een verwacht negatief e ect van de transitie. Het fonds stelt de grens dat er in een verwacht scenario, onder alle gevoeligheidsanalyses, geen lee ijdscohort een negatief e ect van meer dan 15% mag ervaren in de reële pensioenuitkering. Deze norm is gesteld voor actieve deelnemers en pensioengerechtigden.

4.7 Overschrijding financiële grenzen

Ten aanzien van de ondergrens van de invaardekkingsgraad is in het transitieplan opgenomen dat sociale partners en Oak Pensioen opnieuw met elkaar in gesprek gaan om de situatie te evalueren. In deze situatie is het mogelijk dat het fonds besluit alsnog in te varen (en dus aanspraken moet korten) en is het ook mogelijk dat de invaardatum wordt uitgesteld en transitieafspraken worden herzien. De keuze hangt hier sterk samen met het economische klimaat op dat moment, waardoor het bestuur en sociale partners geen automatisme hebben willen inbouwen bij de ondergrens. Zie ook paragraaf 5.4.2 waar diverse scenario-analyses zijn opgenomen.

Bij de evenwichtigheidsbeoordeling hebben sociale partners en Oak Pensioen de deelbesluiten getoetst aan de impact die deze besluiten hebben op de kwalitatieve normen van het evenwichtigheidskader. Een overschrijding van de harde grens die in paragraaf 4.6 is benoemd resulteert in een negatief oordeel ten aanzien van de evenwichtigheid van de volledige transitie en Oak Pensioen en sociale partners gaan in deze situatie opzoek naar een alternatieve invulling.

5 Risicoanalyses en beheersmaatregelen

5.1 Risico’s en beheersmaatregelen

Oak Pensioen onderkent verschillende risico’s in het kader van de transitie Wtp. Voor al deze risico’s zijn aanvullende beheersmaatregelen vastgesteld. Indien bestaande beheersmaatregelen niet adequaat zijn, dan worden deze aangescherpt. Data-kwaliteit wordt als apart onderdeel beschouwd en is beschreven in hoofdstuk 3.

In dit hoofdstuk worden risico’s beschreven, op waarde geschat en worden de

beheersmaatregelen benoemd. Waar nodig wordt expliciet aandacht besteed aan het (tijdelijk) beheersen van meerdere pensioenomgevingen. De resterende risico’s worden afgezet tegen de risicobereidheid om vast te stellen of en in welke mate aanvullende maatregelen gewenst zijn.

Oak Pensioen maakt hierbij een onderscheid tussen de risico’s die gelden voor en na transitie (‘going concern’) en risico’s die verband houden met de transitie. Laatstgenoemde categorie risico’s gelden tot de transitie hee plaatsgevonden. Risicoframework

Om in alle fases de juiste risico’s in kaart te hebben, te beheersen en te monitoren, actualiseert Oak Pensioen periodiek de eigen Wtp-risicoanalyse. Hierbij gaat Oak Pensioen systematisch te werk en steunt daarbij op haar bestaande beleid Integraal Risicomanagement. Onderstaande afbeelding toont het bestaande risicoframework dat ook zal gelden na transitie. Sommige termen in dit framework moeten nog wel worden aangepast (zo wordt niet meer gesproken van een dekkingsgraad in de Wtp). Het beleid en het risicoframework wordt hier per 1 januari 2026 op aangepast.

Risicobereidheid

Vanuit de (strategische) doelstellingen hee Oak Pensioen de eigen risicobereidheid geformuleerd. De risicobereidheid gee aan welke typen risico’s Oak Pensioen bereid is te nemen bij het nastreven van de doelstellingen, en in welke mate. De risicobereidheid komt tot uitdrukking in de volgende kwalitatieve uitspraken:

Risicobereidheid
Strategisch	•	Oak Pensioen is niet bereid risico’s te lopen die op langere termijn het bestaansrecht van het pensioenfonds en/of de continuïteit van de dienstverlening richting de deelnemers bedreigen dan wel in het geding brengen.
Risicobereidheid
	•	Oak Pensioen is niet bereid significante risico’s te nemen die onvoldoende beheerst zijn en daarmee de uitvoering van de pensioenregeling van het huidige richting het nieuwe stelsel (“transitiefase”) bedreigen.
Financieel	•	De risicohouding van het fonds voldoet aan de prudent person regel en komt voor de lange termijn tot uitdrukking in de door het fonds gekozen ondergrenzen in het kader van de haalbaarheidstoets en voor de korte termijn in de hoogte van het vereist eigen vermogen of een bandbreedte hiervoor.
	•	Oak Pensioen stree een koopkrachtbestendig pensioen na, maar vindt het belangrijk dat de neerwaartse risico’s (kortingen) acceptabel zijn.
	•	Om de ambitie waar te kunnen maken, hanteert het fonds een verantwoord beleggingsbeleid en neemt bewust beleggingsrisico’s waar naar verwachting voldoende rendement tegenover staat. Beleggingsrisico’s waarnaar verwacht geen structurele vergoeding tegenover staat, worden afgedekt wanneer dit kostene iciënt mogelijk is en rekening houdend met de mogelijke e ecten op andere risico’s.
Niet-financieel	•	Voor het bereiken van de doelstellingen is het vertrouwen van in stand houdende organisaties en deelnemers cruciaal. Een hoge mate van tevredenheid draagt bij aan het vertrouwen in Oak Pensioen. Het fonds is niet bereid risico’s te lopen, die potentieel een behoorlijke daling van de tevredenheid tot gevolg hebben.
	•	Oak Pensioen accepteert alleen risico’s die transparant zijn voor het bestuur, in voldoende mate beheerst kunnen worden én uitlegbaar zijn richting stakeholders en toetsbaar aan maatschappelijke ontwikkelingen.
	•	Oak Pensioen hee een geringe (risico) bereidheid met betrekking tot het niet kunnen voldoen aan de wet- en regelgeving en gemaakte afspraken tussen fonds en de uitbestedingspartners.
	•	Oak Pensioen accepteert bewust enig risico om de strategische doelstelling van het fonds te realiseren.
	•	Oak Pensioen zet in op een groei die passend is bij de strategie en in het belang is van deelnemers, werkgevers en sociale partners. Het fonds hee een geringe bereidheid ten aanzien van risico’s die het draagvlak en vertrouwen van deelnemers en werkgevers ondermijnen/of Oak Pensioen als partij minder interessant maken voor aan te sluiten werkgevers en sectoren.

Risicobereidheid Wtp

Oak Pensioen stelt per risico het gewenste risico vast. Het gewenste risico ligt veelal op een laag niveau. Tijdens de Wtp-transitie is het uitgangspunt van Oak Pensioen dat de gewenste risico’s zo laag mogelijk zijn. De risicobereidheid met betrekking tot de Wtp is daarmee een afgeleide van de algehele risicobereidheid van Oak Pensioen. Aan de andere kant erkent Oak Pensioen dat de transitie een complex en omvangrijk proces is dat gepaard gaat met verhoogde risico’s. Om de transitie succesvol te kunnen doorlopen, accepteert Oak Pensioen dat de bereidheid van sommige risico’s tijdelijk wordt verhoogd, waardoor die in enkele gevallen tijdelijk buiten de gangbare risicobereidheid vallen. In de risicoanalyses is expliciet vermeld of een risico buiten de bereidheid geaccepteerd wordt, of dat aanvullende beheersing nodig wordt geacht.

TKP hee voor het project eigen risico’s bepaald en vastgesteld. De risicoanalyse van TKP hee Oak Pensioen aangesloten op de risicoanalyse van Oak Pensioen. Hieruit blijkt logischerwijs dat de risico’s vanuit TKP meer gekoppeld zijn aan de deelprojecten om te komen tot een beheerste keten, waar Oak Pensioen zich meer richt op het gereed hebben van de gehele keten, wat nodig is voor een beheerste livegang. Daarbij monitort Oak Pensioen het project uiteraard wel op deelgebieden.

Risicotaxonomie

Oak Pensioen hee verschillende risicosoorten gedefinieerd en gestructureerd om het eenduidig identificeren en beoordelen van risico’s te ondersteunen. Deze risicotaxonomie gee een totaaloverzicht van de door Oak Pensioen onderkende risico’s. De risicotaxonomie bestaat uit ongeveer 50 risico’s, geclusterd naar 12 risicocategorieën (zie navolgende afbeelding).

Strategische risico’s
Organisatie				Omgeving				ESG
Inrichting en besluitvorming Verandervermogen		 Reputatie		Bedrijfstak Pensioensector		Toezicht Toeslag		Omgeving  Bestuurlijk Operationeel  Maatschappelijk Compliance  Fysiek Juridisch  Transitie
Financiële risico’s					Niet-financiële risico’s
Matching	Markt		Krediet	Verzekeringstechnisch	Operationeel		Uitbesteding	IT	Integriteit	Juridisch
Rente Inflatie Valuta	Prijsvolatiliteit Actief beheer Concentratie en correlatie Liquiditeit		Krediet Tegenpartij	Langleven Premiemarge Arbeids- ongeschiktheid	Geschiktheid Beschikbaar- heid Informatie Model		Vermogensbeheer PensioenuitvoeringAdviseurs Custodian Bestuurs- ondersteuning	Datamanagement en -kwaliteit Privacy Security/cyber Strategie en beleid	Belangen- verstrengeling Witwassen Terrorisme financiering Onethisch handelen Voor- wetenschap Fraude/ corruptie Fiscale fraude Governance HR	 Juridisch  Handhaving

De risicotaxonomie biedt een gestructureerd overzicht van de verschillende risico’s waarmee Oak Pensioen te maken kan krijgen en vormt het uitgangspunt bij de periodieke integrale en specifieke risicoanalyses in de run (going concern) fase. Ook voor de Wtp-risicoanalyses hee Oak Pensioen bovenstaande taxonomie als vertrekpunt gehanteerd, waarbij de voor de transitie relevante risico’s verder zijn uitgediept en meer in detail zijn uitgewerkt. Eigen Risico Beoordeling (ERB)

Oak Pensioen voert regulier een eigen risico beoordeling (ERB) uit. In 2024 is de ERB herijkt, waarbij ook oog is geweest voor de WTP-transitie. Deze herijkte ERB is opgebouwd rond de vraag of de risicobeheersing bij het fonds voldoende doeltre end is om de strategische speerpunten te realiseren voor, tijdens en na de transitie naar de Wtp.

De uitkomst van de ERB is dat Oak Pensioen de risicobeheersing voor de vastgestelde risico’s als adequaat beoordeelt. De ERB is opgenomen in de bijlage.

In het vervolg worden de risico’s toegelicht. Voor de gedetailleerde informatie verwijzen wij naar de meest recente risicoanalyse en ERB van Oak Pensioen. De pensioenuitvoerder, TKP, hee een migratieplan opgesteld met een verdieping op de transitierisico’s vanuit het oogpunt van de pensioenuitvoering. Het doel van het TKP migratieplan is om inzichtelijk te hebben hoe ook TKP borgt dat de Wtp-transitie van Oak Pensioen beheerst en integer wordt uitgevoerd. Voorbereidingen op de transitie Wtp

In de aanloop naar de transitie Wtp hee Oak Pensioen stappen gezet op het gebied van IT- en informatiebeveiliging:

Aanstelling van een externe IT-o icer (2019) die Oak Pensioen gevraagd en ongevraagd bijstaat met advies, monitoring en activiteiten op IT-gebied.
Herziening IT- en informatiebeveiligingsbeleid (2022), in verband met de gewijzigde wet- en regelgeving, snelle ontwikkelingen op IT-gebied, nieuwe good practices en het herziene meerjarenbeleidsplan. Het herziene IT- en informatiebeveiligingsbeleid sluit aan bij het DNB toetsingskader Informatiebeveiliging en het toetsingskader van de Autoriteit Persoonsgegevens. Aan het herziene IT- en informatiebeveiligingsbeleid lag een ITrisicoanalyse ten grondslag, gebaseerd op de zogenoemde 5 A’s (Awareness, Agility, Accuracy, Availability, Access). Het geactualiseerde IT- en informatiebeveiligingsbeleid is intensief besproken met de kritische uitbestedingspartijen om eventuele verschillen tussen het fondsbeleid en het beleid van de uitbestedingspartij te identificeren en waar nodig nadere actie te ondernemen.
Het inrichten van een bestuurlijke IT-omgeving, met onder meer een SharePoint-omgeving voor bestuur, auditcommissie, verantwoordingsorgaan en bestuursbureau. In deze omgeving worden bestanden veilig uitgewisseld en via de interne kanalen gecommuniceerd. Hierdoor wordt het risico op een onbedoelde of ongeoorloofde toegang tot data beperkt.
In het eerste kwartaal van 2024 hee het bestuur aan adviesbureau Montae & Partners (in nauwe samenwerking met de IT-o icer van Oak Pensioen) gevraagd de haalbaarheid van de IT-implementatie door TKP met betrekking tot de voorgenomen transitiedatum van 1 januari 2025 te onderzoeken.
Oak Pensioen volgt nauwgezet de ontwikkelingen bij TKP en beoordeelt elke nieuwe ITuitbesteding aan de hand van het uitbestedings- en IT- en informatiebeveiligingsbeleid, met inachtneming van de richtlijnen van De Nederlandsche Bank (DNB) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Met bovengenoemde beheersing is Oak Pensioen van mening dat er sprake is van een robuuste en volwassen organisatie, die in staat is om te anticiperen op veranderingen in de interne en externe omgeving voor een beheerste en zorgvuldige transitie Wtp.

5.1.1 Operationele risico’s en IT-risico’s

Het administratiesysteem dat tot nu toe wordt gebruikt bij pensioenuitvoeringsorganisatie (PUO) TKP is het Pensioen Product Systeem (PPS). PPS is overwegend zelf gebouwd door TKP en door de jaren heen doorontwikkeld. Zo zijn er jaarlijks steeds onderdelen bijgebouwd door wensen van pensioenfondsen of verplichtingen vanuit toezichthouders. Deze onderdelen hebben soms een andere architectuur of andere techniek waardoor het een (goed functionerende) lappendeken is geworden. Echter, het landschap is hierdoor ingewikkeld geworden. PPS is aangesloten op externe bronnen zoals DUO, UWV, Belastingdienst en het BRP. Daarnaast krijgt PPS informatie binnen van werkgevers via UPA.

Voor de transitie Wtp stapt TKP over op een nieuw systeem. In plaats van zelfbouw is gekozen voor de Plexus (SaaS) pakketoplossing van leverancier Keylane als kernsysteem voor de pensioenadministratie. Plexus is door TKP geselecteerd vanuit een uitgebreid selectieproces waarbij proces en uitkomsten aan Oak Pensioen zijn toegelicht. Plexus biedt in de kern een administratiesysteem dat is opgezet voor een premie / kapitaal gebaseerde administratie. Het hee hiervoor een drie-laags model opgezet waarbij de eerste laag de generieke administratiekern betre , de tweede laag een land specifieke laag is waar de relevante land specifieke vereisten in zijn geïmplementeerd en als derde laag een uitvoerder specifieke laag waar (in ons geval voor TKP) relevante extra wensen en eisen in worden vervat. Het systeem maakt gebruik van moderne technologieën en is event-driven opgezet waardoor processen en geautomatiseerde controls sneller kunnen worden verwerkt en mogelijkheden voor audit logs worden verbeterd. In basis beschikt Plexus over gestandaardiseerde STP processen voor het voeren van de administratie van een premieregeling. In plaats van deze zelf te moeten ontwikkelen li TKP mee op de innovatie en executiekracht van Plexus. Daarnaast is Plexus ontwikkeld om te draaien op cloud technologie wat het flexibeler en meer schaalbaar maakt. Als laatste punt was de modulariteit van het systeem een belangrijk aspect waardoor de mogelijkheid van het aankoppelen van andere modules en systemen vergemakkelijkt wordt en aan de standaard administratiekern makkelijk klant specifieke modules kunnen worden gekoppeld.

Binnen het nieuwe systeemlandschap gaat TKP aan Plexus diverse modules koppelen waaronder de webportals van TKP om interactie met deelnemers en werkgevers te faciliteren. TKP gaat de eigen pensioenfondswebsites en deelnemersportalen gebruiken / koppelen om hiermee de wensen en eisen van haar pensioenfondsklanten (waaronder Oak Pensioen) af te stemmen. Doelstelling is om per 1 januari 2025 de implementatie Wtp met een administratie gebaseerd op spr functionaliteit gereed te hebben (in de basis). Vanaf medio 2024 start TKP met de tests, eventuele benodigde verdere ontwikkeling en training van personeel. Bij het invaren op 1 januari 2025 moet het ITlandschap (grotendeels) voor een groep koplopers gereed en getest zijn. Oak Pensioen behoort tot de tweede groep pensioenfondsen bij PUO TKP voor de transitie Wtp een jaar later (1 januari 2026). De komende periode krijgt Oak Pensioen een steeds gedetailleerder beeld over de realisatie en implementatie eerst voor de koplopers op 1 januari 2025, vervolgens voor de eigen transitie Wtp per 1 januari 2026. Op maandbasis rapporteert TKP over de status en voortgang van de realisatie en implementatie van de nieuwe pensioenadministratie.

Door de transitiedatum te verschuiven van 2025 naar 2026 is er meer ruimte gekomen om de nieuwe spr administratie (systemen en processen) gedegen in te richten en te testen. De kans op onvolkomenheden en kinderziektes wordt daarmee kleiner. In de risicobeoordeling van de eigen beheerste en zorgvuldige transitie is het nauwlettend volgen van de ingebruikname van de nieuwe administratie een belangrijk aspect van weging.

In de overeengekomen transitieovereenkomst hebben Oak Pensioen en TKP belangrijke bestuurlijke beslismomenten (go/no go momenten) afgesproken. Een en ander op basis van belangrijke mijlpalen in de realisatie en implementatie van de nieuwe pensioenadministratie. Op ieder van deze beslismomenten wordt opnieuw een inschatting gedaan van de realistische haalbaarheid van een beheerste en zorgvuldige transitie op 1 januari 2026, de bijbehorende risicoanalyse en de beheersmaatregelen. Leidend in deze planning is de releasematige (door)ontwikkeling en oplevering (inclusief testen) van de nieuwe spr administra e in 2025. Deze planning kan worden bijgesteld in de loop van 2025 naar mate de jd en daarmee de oplevering vordert. Dit kan consequen es hebben voor de go/no go momenten. Indien aan de orde wordt hierover met Oak Pensioen in overleg getreden. De go /no go momenten zijn de besluiten en vervolgstappen die nog plaats moeten vinden. Hieronder zijn deze opgesomd:

Go/no go moment Toelichting Deadline
Get Clean datakwaliteit gerealiseerd	De dataconstateringen deelnemers uit de eenmalige rapportage en het plan van aanpak zijn geanalyseerd en waar nodig opgelost.	31/12/2024
Go Live TKP spr pensioenadministratie gerealiseerd	Op 1 januari 2025 moet ultiem duidelijk zijn of en met welke functionaliteit de nieuwe administratie in productie gaat en wat dat betekent voor de transitie van Oak Pensioen per 1 januari 2026	1/1/2025 – 15/1/2025
Uitbestedingsovereenkomst met TKP en andere uitbestedingspartners overeengekomen	In viertrap wordt de uitbestedingsovereenkomst incl SLA, KPI/KRI opgeleverd	Concept 1/3/2025 Definitief 1/7/2025 Getekend 1/10/2025 Van kracht 1/1/2026
Finaal oordeel over de haalbaarheid transitiedatum 2026; volledige functionaliteit regeling Oak Pensioen gereed in spr pensioenadministratie	Duidelijkheid over en planning van releasematige oplevering realisatie en implementatie (incl ketentesten) van alle noodzakelijke (rest) functionaliteit in spr administratie zodat kan worden gestart met de configuratie van Oak Pensioen en een finaal oordeel kan worden gegeven over de haalbaarheid van de transitiedatum 2026.	1/4/2025
Monitoring ketentesten gestart en positief plaatsgevonden (geen rework meer)	Ketentesten voor de gehele spr keten voor de uitvoering (systemen, processen en portalen incl. de koppeling met externe bronnen) zowel technisch als functioneel voor Oak Pensioen, en incl. koppeling vermogensbeheerketen.	Laatste startmoment 1/7/2025 en laatste eindmoment 1/11/2025 (geen rework meer)
Go/no go moment Toelichting Deadline
Oplevering uitbestedingsdossier, werklijsten en draaiboeken	Uitbestedingsdossiers zijn ingediend (compleet en volledig), draaiboeken voor en na transitiedatum gereed incl. draaiboek migratie/invaren, werklijsten (voorraden inzichtelijk), inclusief (resource)planning transitie	1/6/2025-1/7/2025 (ultimo)
Assurance/ISAE Type I/II opgeleverd	De kwaliteitsborgen voor opzet en bestaan van de processen voor de uitvoering van de nieuwe regeling en het invaren zijn definitief opgesteld zodat een onafhankelijke verantwoording over de gehele keten voor het pensioenbeheer mogelijk is vanaf de transitiedatum. Op dit moment heeft TKP enkel een generieke type-1 assurance in-scope die deze zomer wordt opgeleverd en volgt er begin 2026 type-2 assurance over het jaar 2025. TKP geeft 1x een ISAE 3402 type 1 af voor SPR (einde dit jaar). TKP levert jaarlijks na einde jaar een ISAE 3402 type 2 op, startend begin 2026 over het jaar 2025. TKP herijkt jaarlijks de ISAE 3402 op basis van wijzigingen in de PDC en wijzigen in (key)controls.	Start 1/1/2025 voor koplopers, gereed 1/11/2025 (ISAE Type I, generiek); Type II (2026 over 2025, 2027 over 2026)
Productieomgeving spr administratie (scope Oak Pensioen) gereed en positief ge(keten)test	Acceptatie productieomgeving spr administratie Oak Pensioen en business implementatie gereed, inclusief werkende koppeling met vermogens-beheerketen en invaarstraat o.b.v. positieve test (geen rework)	Acceptatie op 1/11/2025: 1/7/2025 spr default gereed en 1/11/2025 gereed vwb evt maatwerkwensen Oak
Werkgeveraanlevering gerealiseerd	De benodigde aanpassingen in het systeem voor aanlevering van de werkgevers zijn klaar en het systeem kan draaien. De aanpassingen zijn zowel technisch als functioneel getest met positieve uitkomst (geen rework)	Start uiterlijk 1/7/2025 en opgeleverd uiterlijk 1/10/2025
Voorlopig (invaar) besluit	Geen bezwaar op implementatieplan (door DNB) afgegeven en invaarbesluit Oak Pensioen (door fonds), inclusief sociale partners hebben besloten over financiële haalbaarheid invaren	Geen bezwaar uiterlijk 1/7/2025, financieel haalbaar uiterlijk 15/10/2025
Toetsingscriteria gereed	Vooraf bepaalde toetsingscriteria (datakwaliteit) voor definitieve besluitvorming invaren zijn gerealiseerd, inclusief finale assurance op data en datakwaliteit	15/10/2025 – 1/12/2025 (ultimo)
Finaal (invaar) besluit	Finale besluitvorming akkoord invaren en transitie Wtp door bestuur	1/12/2025
Go Live nieuwe regeling in administratie en invaren	In productie nieuwe administratie (door TKP) en invaren (door TKP)	1/1/2026 – 15/1/2026 (ultimo gereed)

Navolgend beschrij deze paragraaf de operationele en IT-risico’s gerelateerd aan de Wtptransitie. Operationele en IT risico’s doen zich zowel voor, tijdens en na transitie voor. De risico’s die specifieke aandacht behoeven in relatie tot de transitie Wtp zijn uitgelicht. Na de transitie wordt een nieuw risico-framework van kracht, geënt op de nieuwe situatie, na transitie.

Voor transitie	Tijdens transitie	Na transitie
De periode van voorbereiding en besluitvorming, tot aan het moment dat het feitelijke invaren gaat plaatsvinden. 2021-november 2025	De periode waarin de datamigratie plaatsvindt Oktober 2025 – januari 2026	De nazorgperiode na realisatie van de transitie inclusief het invaren, Vanaf januari 2026
Verandervermogen	IT en/of data Availability	Beschikbaarheid
IT Agility	IT en/of data Accuracy	IT Accuracy
IT Availability	IT en/of data Access
IT en/of data Access	Beschikbaarheid
IT en/of data Accuracy	Informatierisico
IT Awareness
Beschikbaarheid (resources)
Informatierisico

De navolgende beheersmaatregelen zijn geclassificeerd en gescoord naar in opzet (O), in bestaan (B) en in werking (W) aanwezig. De na beheersing resterende risico’s worden afgezet tegen de risicobereidheid van Oak Pensioen om vast te stellen of aanvullende maatregelen gewenst zijn. Verder hanteren we de volgende legenda qua score:

5.1.1.1 Voor transitie

Verandervermogen
Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Midden	Laag
Deelrisico Beheersing				O B W
Onzekerheden wet- Projectmanagement met deelprogramma’s				  
en regelgeving Tijdsplanning met kritieke pad-analyse				  
Complexiteit Frequent overleg met pensioenuitvoerder				  
regeling, Goede documentatie, heldere beslismomenten				  
Alle stakeholders, ook vermogensbeheer, tijdig betrekken				  
Verandervermogen Veel aandacht voor stakeholdersmanagement en deelnemer communicatie met achterban				  
Opstellen en uitvoering geven aan communicatieplan				  

Verandervermogen. De transitie naar het nieuwe pensioenstelsel is de belangrijkste verandering in de pensioensector voor de komende vijf jaar (periode 2023-2028). Deze verandering vraagt voldoende verandervermogen van Oak Pensioen, haar uitbestedingspartijen, haar deelnemers en werkgevers.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregelen	Risicoweging
Onzekerheden wet- en regelgeving	Door nauwlettende monitoring van wetgevingsproces en de nadere uitwerking, het Wtp-programma op te splitsen in deelprogramma’s en een (tijds) planning met een kritieke-padanalyse op te stellen, speelt Oak Pensioen zoveel mogelijk in op dit risico.	Door bij de eigen en de kritieke mijlpaal-planning van haar uitbestedingspartners een aantal bestuurlijke beslismomenten (go/no go) te definiëren waarop de voortgang van realisatie en implementatie wordt afgemeten aan de eigen risico-bereidheid en uitgangspunten voor de beheerste transitie met beoogde ingangsdatum 1 januari 2026, inclusief invaren	Gedurende de transitiefase is het geaccepteerde risico voor het verandervermogen tijdelijk opgehoogd van ‘Laag’ naar ‘Midden’. Het risico wordt goed gevolgd in de komende jaren (2024-2026) om mogelijke ontwikkelingen tijdig te ondervangen. Met de getro en beheersing is Oak Pensioen van mening dat zij voldoende in staat is om te anticiperen op veranderingen in de interne en externe omgeving en accepteert het fonds het tijdelijk verhoogde risico.
Complexiteit regeling, uitvoerbaarheid	Oak Pensioen en sociale partners kiezen een regeling die solidair, toekomstbestendig (incl. kostenbeheersing), uitvoerbaar, en uitlegbaar is en die past binnen de gestandaardiseerde basispropositie spr van de PUO TKP met beperkte keuzemogelijkheden	Oak Pensioen beheerst dit proces door intensief overleg en heldere beslismomenten vast te stellen, waarbij in de beoordeling naar vooraf gedefinieerde toetsingscriteria wordt gekeken, inclusief het opstellen en overeenkomen van nieuwe uitbestedingsovereenkomsten. Deze beslismomenten worden onderbouwd vastgelegd.
Verandervermogen deelnemers en werkgevers	Door het besteden van veel aandacht aan stakeholdersmanagement en communicatie met de achterban door Oak Pensioen a.d.h.v. communicatieplan.	Door deelnemers in een vroeg stadium te betrekken, een risicopreferentie onderzoek uit te voeren en deelnemers volledig, tijdig en juist te informeren. Het communicatieplan dient als basis hiervoor en is onderdeel van dit implementatieplan.

IT Agility (aanpasbaarheid)
Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Laag Laag
Deelrisico Beheersing			O	B	W
Systeem TKP Gedegen oordeel o.b.v. volledige informatie TKP					
-Niet passend bij Betrokkenheid en informatie 2^e lijn TKP Oak Pensioen					
Advies van IT o icer -Niet voldoende					
wendbaar en Fondseigen risicoanalyse op keuze Plexus					
schaalbaar Voortgangsrapportages inrichting en gaps					
Onvoldoende Volledige ketentest met alle betrokken partijen ketenwerking					

IT Agility (aanpasbaarheid). Een cruciale randvoorwaarde voor een succesvolle Wtp implementatie is een solide en toekomstbestendig IT pla orm om adequaat invulling te kunnen geven aan de eisen vanuit de Wtp.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregelen	Risicoweging
Geschiktheid administratiesysteem TKP	Door toe te zien dat het systeem passend, wendbaar en schaalbaar is voor de nieuwe regeling, kan rekenen op basis van Wtp-uitgangspunten, kan communiceren met systemen van vermogensbeheerders en daarnaast in voldoende mate fondsspecifiek is. Daarnaast ziet Oak Pensioen erop toe dat het administratiesysteem aansluit bij de bestaande applicaties binnen TKP, deelnemer- en werkgeverportalen, externe koppelvlakken en systemen van de vermogensbeheerketen.	Door bij de eigen en de kritieke mijlpaal-planning van de uitbestedingspartners een aantal bestuurlijke beslismomenten (go/no go) te definiëren waarop de voortgang van realisatie en implementatie alsmede de passendheid wordt afgemeten aan de eigen wensen en eisen, risicobereidheid en uitgangspunten voor beheerste transitie. Oak Pensioen laat zich periodiek door TKP (ea) informeren met ruimte voor eigen oordeelsvorming.	Oak Pensioen erkent dat systeemaanpassingen een groot en impactvol aandeel hebben in de gehele Wtp-transitie. Met de getro en beheersing is Oak Pensioen van mening dat het resterende risico laag is, waarmee het netto risico gelijk is aan de risicobereidheid.
Aanpasbaarheid SaaS pakket Plexus van leverancier Keylane	Oak Pensioen vormt een gedegen eigen oordeel van het door TKP gekozen systeem.	Idem als hierboven èn Oak Pensioen voert een eigen risicoanalyse uit op de keuze voor en de implementatie van Plexus en consultatie van de ITo icer. Aanpasbaarheid en robuustheid van de IT-keten / applicaties kan beperkt
IT Agility (aanpasbaarheid). Een cruciale randvoorwaarde voor een succesvolle Wtp implementatie is een solide en toekomstbestendig IT pla orm om adequaat invulling te kunnen geven aan de eisen vanuit de Wtp.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregelen	Risicoweging
		worden door End User Computing (EUC). Oak Pensioen hanteert strikte richtlijnen met betrekking tot EUC en stree naar beperking van deze toepassingen. Van TKP, die een beheerst proces voor EUC hee ingericht, wordt verwacht dat zij transparant zijn over de EUC die zij gaan inzetten. Zodoende kan OAK Pensioen borgen om de inzet van EUC te beheersen.
Aanpasbaarheids-risico koppeling vermogensbeheerketen	Oak Pensioen sluit zoveel mogelijk aan bij standaarden (SIVI) en laat pas in productie nemen na positieve test van de gehele keten. Oak Pensioen ziet toe op adequate testen door TKP o.b.v. (master) testplan	TKP hanteert voor koppeling met vermogensbeheerketen de afgesproken SIVI standaard. Onderdeel van de totale test is een ketentest met alle partijen, waarmee de werking van de keten van begin tot eind wordt aangetoond. De ketentest moet eerst voor koplopers (2024) en dan Oak Pensioen nog (in 2025) plaatsvinden; het mastertestplan is beschikbaar. Oak Pensioen verwacht inzage in het master testplan en de resultaten van de uitgevoerde testen om zodoende ook een eigen beoordeling te maken van de kwaliteit.

IT Availability (beschikbaarheid)
Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Laag Laag
Deelrisico Beheersing			O	B	W
Systeem TKP niet tijdig gereed Voortgangsrapportages van TKP, incl. door: overleg					
-Onverwachte Risicorapportage TKP tegenvallers/complicaties					
Fall back scenario TKP -krapte IT-personeel					
Voortgangsrapportages inrichting en gaps					
Systemen overige partijen niet Periodieke rapportages tijdig gereed uitbestedingspartijen					
Onvoldoende beeld haalbaarheid Mijlpalenplanning met criteria en go/no go momenten					
Onvoldoende continuïteit huidige SLA- en risicorapportages dienstverlening/beschikbaarheid uitbestedingspartijen					
huidig IT-systeem Fondsspecifieke afspraken met pensioenuitvoerder					

IT Availability (beschikbaarheid). De continuïteit van de uitvoering van de pensioenregeling hangt samen met het tijdig operationeel zijn van de nieuwe systemen. Onverwachte tegenvallers en complicaties kunnen leiden tot uitloop in de planning en in het uiterste geval tot het niet tijdig gereed zijn van het nieuwe systeem.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregelen	Risicoweging
Systeem TKP niet tijdig gereed	Monitoring van realisatie en implementatie TKP IT systeem a.d.h.v. TKP maandrapportages. Als gedurende het transitietraject dusdanige tegenslagen zijn, hee Oak Pensioen met TKP afspraken gemaakt over fall-back scenario, waarbij de huidige regeling in de huidige systemen voortgezet wordt en transitiedatum doorschui .	Periodiek overleg o.a. a.d.h.v. (resource) planning voor IT realisatie en implementatie en door bij de eigen en de kritieke mijlpaalplanning TKP bestuurlijke beslismomenten (go/no go) te definiëren waarop de voortgang van realisatie en implementatie en de beschikbaarheid wordt afgemeten aan eigen wensen en eisen, risicobereidheid en uitgangspunten voor beheerste transitie en afspraken over het fallback scenario in de	Met de getro en beheersing resteert een laag netto risico, dat binnen de risicobereidheid van Oak Pensioen valt.
IT Availability (beschikbaarheid). De continuïteit van de uitvoering van de pensioenregeling hangt samen met het tijdig operationeel zijn van de nieuwe systemen. Onverwachte tegenvallers en complicaties kunnen leiden tot uitloop in de planning en in het uiterste geval tot het niet tijdig gereed zijn van het nieuwe systeem.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregelen	Risicoweging
		transitie overeenkomst TKP.
Systemen overige partijen niet tijdig gereed	Door met partijen afspraken te maken over periodieke rapportage van de voortgang. Oak Pensioen is verantwoordelijk als ketenregisseur op de aaneenknoping van de keten. Oak Pensioen monitort dat dit goed gebeurt en dat hier conform de plannen goed op wordt getest. Oak Pensioen hee tussentijdse mijlpalen en go/no go momenten vastgesteld ter toetsing/ijking.	Periodiek overleg o.a. a.d.h.v. (resource) planning voor IT realisatie en implementatie en door bij de eigen en de kritieke mijlpaalplanning van overige partijen bestuurlijke beslismomenten (go/no go) te definiëren waarop de voortgang van realisatie, test en implementatie en de beschikbaarheid wordt afgemeten aan eigen wensen en eisen, risicobereidheid en uitgangspunten voor beheerste transitie.
Onvoldoende continuïteit huidige dienstverlening (going concern)	Door monitoring van de going concern met de reguliere SLA- en risico rapportages en fondsspecifieke afspraken met TKP (e.a.) hierover. Voor de overgang Wtp is separate governance ingericht (zie H1)	Inrichting projectstructuur Wtp en monitoring dienstverlening langs reguliere en project governance, projectstructuur, periodieke rapportages en risico-framework.

IT Access (toegankelijkheid)
Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Laag Laag
Deelrisico Beheersing			O	B	W
Ongeoorloofde Maatregelen TKP (pseudonimisering, autorisaties, toegang/datalek versleuteling)					
Gedegen fondsoordeel proefmigratie o.b.v. DPIA en informatie TKP					
Herijking DPIA TKP bij migratie productiedata					

IT Access (toegankelijkheid). Nieuwe en gewijzigde systemen en koppelingen tussen systemen vragen om een adequaat autorisatiebeheer en beveiliging. Ongeoorloofde toegang kan tot fraude, privacy-schendingen of niet-integere data leiden.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregelen	Risicoweging
Ongeoorloofde toegang/datalek	Oak Pensioen ziet toe op en laat zich periodiek informeren over een adequaat autorisatiebeheer en adequate beveiliging over (nieuwe en gewijzigde) systemen en koppelingen tussen systemen.	Uitgebreide (rapportage over)tes ases, proefmigraties, werken met gepseudonimiseerde, versleutelde data en het vooraf uitvoeren en afstemmen van DPIA door TKP en Oak Pensioen voor zowel test- als productiedata. E.e.a. wordt eerst gedaan voor koplopers en later opgeschaald voor Oak Pensioen (2025).	Vanwege de grote impact die een ongeoorloofde toegang of een onbedoeld datalek kan hebben, focust Oak Pensioen zich op het verminderen van de kans hierop. Hiermee wordt het risico gereduceerd tot Laag en valt het binnen de bereidheid van Oak Pensioen.

IT Accuracy (nauwkeurigheid)
Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Laag Laag
Deelrisico Beheersing			O	B	W
Onvoldoende Doorlopen van Kader Datakwaliteit					
datakwaliteit Testprocedure alle uitbestedingspartijen, separaat en Niet tijdig gehele keten Niet volledig					
– Niet juist Controleplan fonds					
Voortgangs- en risicorapportages uitbestedingspartijen					
Vaststellen go/no go momenten met criteria					

IT Accuracy (nauwkeurigheid). Nauwkeurigheid is cruciaal bij de overgang naar een nieuw pensioenadministratiesysteem. Fouten in gegevens en berekeningen kunnen leiden tot foutieve uitkeringen, verminderd vertrouwen van deelnemers en stagnerende processen.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Onvoldoende datakwaliteit	Door borging van voldoende datakwaliteit door volgen en doorlopen normenkader i.s.m. PUO TKP. Monitoring van de datakwaliteit door periodiek overleg op basis van (risico) rapportages en (op uitkomsten van) status en voortgang project	Periodiek overleg datakwaliteit en controleplan met bestuurlijke beslismomenten (go/no go) waarop de datakwaliteit wordt afgemeten aan eigen wensen en eisen, risicobereidheid en uitgangspunten voor invaren, in test en	De nauwkeurigheid van de data in de transitie is cruciaal, waardoor het bruto risico hoog is. Door de scherpe focus op de beheersing van de datakwaliteit wordt het risico teruggebracht tot Laag. Het risico is daarmee in lijn met de bereidheid.
IT Accuracy (nauwkeurigheid). Nauwkeurigheid is cruciaal bij de overgang naar een nieuw pensioenadministratiesysteem. Fouten in gegevens en berekeningen kunnen leiden tot foutieve uitkeringen, verminderd vertrouwen van deelnemers en stagnerende processen.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
	datakwaliteit. Oak Pensioen zit projectgroep datakwaliteit voor.	productiefase. Doorlopen normenkader datakwaliteit. Testprocedures en controleplan worden eerst gemaakt voor de koplopers (2024) en dan opgeschaald voor Oak Pensioen. Dat gebeurt in de loop van 2025

IT Awareness (bewustzijn)
Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Laag Laag
Deelrisico Beheersing			O	B	W
-Onvoldoende kennis Opleiding medewerkers uitbestedingspartijen nieuwe systemen					
-Onvoldoende bewustzijn Risicorapportages TKP beveiligingsrisico’s					

IT Awareness (bewustzijn). Onvoldoende kennis of acceptatie van de nieuwe systemen bij medewerkers van uitbestedingspartijen kan leiden tot menselijke fouten, en daarmee tot foutieve data en verstoorde processen.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregelen	Risicoweging
Onvoldoende kennis en bewustzijn nieuwe systemen (bij medewerkers)	Door erop toe te zien dat TKP medewerkers voldoende worden opgeleid voor de nieuwe systemen, zodat gedurende test, migratie en de nieuwe going concern de systemen op de juiste wijze in gebruik worden genomen en bijzonderheden tijdig worden geconstateerd.	Change Impact Analyse en resource en opleidingsplan TKP en periodieke (risico)rapportage status en voortgang hierover, alsmede bestuurlijk beslismoment waarop wordt afgemeten dat e.e.a. voldoet aan eigen wensen en eisen, risicobereidheid en uitgangspunten voor transitie Wtp.	Door adequate monitoring van het fonds op dit gebied is Oak Pensioen van mening dat dit risico wordt ingeperkt en is het netto risico in lijn met de risicobereidheid.

Beschikbaarheid (resources)

	Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Midden	Laag
Deelrisico	Beheersing			O B W
-Onvoldoende beschikbaarheid partijen -Onvoldoende continuïteit going concern	Periodiek overleg pensioenuitvoerder			  
	Contractuele afspraken met pensioenuitvoerder			
	Periodiek overleg vermogensbeheerpartijen			  
	Overleg/samenwerking tussen fondsen			  



Beschikbaarheid (resources). Alle pensioenfondsen (NL) vragen eenzelfde expertise in dezelfde periode. Dit vraagt veel capaciteit van adviseurs en uitbestedingspartijen, die hierdoor mogelijk niet op de gewenste tijdslijnen kunnen leveren. Voor TKP geldt dat meerdere fondsen op hetzelfde moment wensen over te gaan naar de nieuwe pensioenregeling; op 1 januari 2025 gaat eerst een beperkt aantal pensioenfondsen bij TKP over naar de nieuwe pensioenregeling. Hierdoor ontstaat een knock-on e ect voor 1 januari 2026 waarop een aanzienlijker aantal pensioenfondsen bij TKP – waaronder Oak Pensioen – wil overgaan en kan het gewenste overgangsmoment of de kwaliteit van de dienstverlening onder druk komen te staan.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Onvoldoende beschikbaarheid partijen	Door monitoring en borging van de (TKP) beschikbaarheid met de ingerichte (project) governance Wtp met eigen bemensing.	Inrichting van een projectorganisatie Wtp en periodiek overleg mede ter monitoring voldoende beschikbaarheid en resourceplanning. Versterking Oak Pensioen met eigen bestuursbureau met een flexibele schil aan vaste adviseurs.	In de transitiefase is het geaccepteerde risico voor risico van beschikbaarheid tijdelijk opgehoogd van ‘Zeer laag’ naar ‘Midden’, met nadrukkelijke en actieve monitoring als aanvullende beheersmaatregel. Deze risico’s worden in het komende jaar goed gevolgd om mogelijke ontwikkelingen tijdig te ondervangen. Bij risicovolle ontwikkelingen treedt Oak Pensioen direct in overleg met de betre ende uitbestedingspartij.
Onvoldoende continuïteit going concern	Door periodiek overleg en monitoring van de going concern (sla, kri/kpi) en het vastleggen van Wtp afspraken in letter of intent en transitieovereenkomst.	Vastleggen van Wtp afspraken in letter of intent en transitieovereenkomst (change) en borgen reguliere overlegstructuur en sla afspraken (run – going concern.

Informatierisico
		Bruto Netto Bereidheid
	Hoog		Laag Laag
Deelrisico		Beheersing		O	B	W
		Afgebakende fases in project				

Informatierisico
		Bruto Netto Bereidheid
– – – –	Hoog		Laag Laag
	Onvolledige/onjuiste informatie: Ongefundeerde besluitvorming Fouten operationele processen Vertraging planning Hoge kosten	Mijlpalenplanning met criteria en go/no go momenten		  
		Betrekken verschillende stakeholders, externe expertise		
Onvoldoende draagvlak deelnemers		Maatregelen uitgewerkt in communicatieplan		  



Informatie. Volledige, tijdige en juiste informatie is van essentieel belang. Deze informatie is de basis voor besluitvorming, planning en beheersing. Onvolledige of onjuiste informatie kan leiden tot onjuist gefundeerde besluitvorming, fouten in de operationele processen, vertraging in de planning en verhoging van de project- en uitvoeringskosten.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Onvolledige / onjuiste informatie	Door inrichten projectgovernance, opstellen en monitoring van projec aseplanning en opstellen en monitoring van mijlpaalplanning met besluitvorming.	Oak Pensioen hanteert afgebakende fases, met tussentijdse meetmomenten. Dit om grip te houden op de voortgang, bij te sturen waar nodig en tijdig in te spelen op een gewijzigd tijdspad of gewijzigde aanpak. Voor de tussentijdse meetmomenten worden criteria vastgesteld op basis waarvan tussentijdse go/no go momenten worden bepaald en op basis waarvan tussentijdse besluitvorming kan plaatsvinden. Hierin worden verschillende stakeholders betrokken, waardoor de beschikbare informatie voor de besluitvorming zo juist en volledig mogelijk is. Tegelijkertijd worden genomen besluiten centraal	Door de beheersmaatregelen van Oak Pensioen op het gebied van informatie is Oak Pensioen van mening dat dit risico wordt ingeperkt en is het netto risico Laag, in lijn met de risicobereidheid.
Informatie. Volledige, tijdige en juiste informatie is van essentieel belang. Deze informatie is de basis voor besluitvorming, planning en beheersing. Onvolledige of onjuiste informatie kan leiden tot onjuist gefundeerde besluitvorming, fouten in de operationele processen, vertraging in de planning en verhoging van de project- en uitvoeringskosten.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
		vastgelegd met onderbouwing.
Onvoldoende draagvlak deelnemers	Door volledige, tijdige en juiste informatie.	Communicatieplan (bijlage bij implementatieplan)

5.1.1.2 Tijdens transitie

IT Availability (beschikbaarheid)
Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Laag Laag
Deelrisico Beheersing			O	B	W
Verstoring proces Grondige en gedegen voorbereiding					
migratie Gefundeerd ‘go’ moment voor datamigratie					
Volledig draaiboek					

IT Availability (beschikbaarheid). Ononderbroken toegang tot gegevens en systemen is essentieel om fouten te minimaliseren en de continuïteit van alle pensioenprocessen te waarborgen.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Verstoring proces migratie	Door grondige en gedegen voorbereiding; monitoring van/ en toezien op de oplevering en uitvoering van (het) draaiboek(en) voor migratie en erop toezien dat de periode van de feitelijke transitie en datamigratie zo kort mogelijk is.	Inrichten overleg, oplevering draaiboek migratie door TKP, monitoring van de uitvoering van draaiboek door Oak Pensioen. Inrichten bestuurlijk beslismoment dat toeziet op voldoende gedegen voorbereiding en test voorafgaand aan de migratie. Het draaiboek moet eerst worden opgesteld voor koplopers (2024) en wordt dan (2025) opgeschaald voor Oak Pensioen.	De impact van een verstoring tijdens de transitie is behoorlijk. Omdat Oak Pensioen echter pas een ‘go’ voor de daadwerkelijke transitie gee op het moment dat zij voldoende comfort hee bij de getro en voorbereidingen en tests, wordt de kans op een verstoring van ITbeschikbaarheid niet groot geacht. Dit leidt tot netto risicoclassificatie ‘Laag’ en ligt daarmee in lijn met de risicobereidheid.

IT Accuracy (nauwkeurigheid)

	Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Midden Laag
Deelrisico	Beheersing		O	B	W
Onjuiste/onvolledige data migratie	Grondige en gedegen voorbereiding				
	Gefundeerd ‘go’ moment voor datamigratie				
	Volledig draaiboek				
	Controlerapporten				
	Assurance TKP				
	Mogelijkheid tot herstelacties				

IT Accurarcy (nauwkeurigheid). Een juiste en volledige datamigratie.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Onjuiste/onvolledige data migratie	Grondige en gedegen voorbereiding door: het Normenkader Datakwaliteit te doorlopen, uitbestedingspartijen testen controleplannen te laten opstellen en uitvoeren, monitoring van de voortgang met controlerapporten, periodieke rapportages, gesprekken met uitbestedingspartijen. In de test is de gehele keten betrokken.	Inrichten overleg, oplevering migratie draaiboek en controleplan door TKP, monitoring van de uitvoering van draaiboek door Oak Pensioen. Inrichten bestuurlijk beslismoment dat toeziet op voldoende gedegen voorbereiding en test voorafgaand aan migratie. Het draaiboek en het controleplan moet nog worden opgesteld, eerst voor koplopers (2024) en vervolgens toegepast en opgeschaald voor Oak Pensioen (2025).	De tests, proefmigraties, controles en assurancerapportages en mogelijkheid tot herstelacties beperken de kans op dit risico zodanig dat Oak Pensioen het netto risico op Laag inschat. Dit is in lijn met de eigen risicobereidheid.

IT Access (toegankelijkheid)
Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Laag Laag
Deelrisico Beheersing			O	B	W
Ongeoorloofde Maatregelen TKP (pseudonimisering, autorisaties, toegang/datalek versleuteling)					
Gedegen fondsoordeel proefmigratie o.b.v. DPIA en informatie TKP					
Herijking DPIA TKP bij migratie productiedata					

IT Access (toegankelijkheid). Nieuwe en gewijzigde systemen en koppelingen tussen systemen vragen om een adequaat autorisatiebeheer en beveiliging. Ongeoorloofde toegang kan tot fraude, privacy-schendingen of niet integere data leiden.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Ongeoorloofde toegang/datalek	Door toe te zien op en zich periodiek laten informeren door TKP (e.a.) over een adequaat autorisatiebeheer en adequate beveiliging ook m.b.t. (nieuwe en gewijzigde) systemen en koppelingen tussen systemen.	Uitgebreide (rapportage over)tes ases, proefmigraties, werken met gepseudonimiseerde, versleutelde data en het vooraf uitvoeren en afstemmen van DPIA door TKP en Oak Pensioen voor zowel test- als productiedata. E.e.a. wordt eerst gedaan voor koplopers (2024) en later opgeschaald voor Oak Pensioen (2025).	Vanwege de grote impact die een ongeoorloofde toegang of een onbedoeld datalek kan hebben, focust Oak Pensioen zich op het verminderen van de kans hierop. Hiermee wordt het risico gereduceerd tot Laag en valt het binnen de bereidheid van Oak Pensioen.

Beschikbaarheid
	Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Midden	Laag
Deelrisico	Beheersing			O	B	W
Onvoldoende bemensing bestuur, bestuursbureau, adviseurs en uitbestedingspartijen	Afspraken TKP over resourcemanagement en capaciteit					
	Rapportage over resourcemanagement en capaciteit					
	Afstemming beschikbaarheid bestuur, bestuursbureau en adviseurs					
	Back-ups voor key-personen					
	Centrale monitoring door projectleider					

Beschikbaarheid. Wanneer in de transitieperiode tot januari 2026, onvoldoende bemensing is bij bestuur, bestuursbureau, adviseurs en uitbestedingspartijen, komt de haalbaarheid en beheersbaarheid van de transitie in het geding.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Onvoldoende bemensing	Door voor de transitie Wtp een eigen governance en projectstructuur met eigen bemensing in te richten en intern en met 3e partijen afspraken te maken over resourcemanagement, capaciteitsplanning en keyman risk.	Aanstellen projectleider en inrichten project met eigen bemensing. Afspraken (intern en extern) over resourcemanagement, capaciteitsplanning en keyman risk. Deze afspraken zijn nu nog grotendeels te maken (2025) en maken onderdeel uit van de go/no go momenten.	De impact van onvoldoende beschikbaarheid is hoog. Met de getro en beheersmaatregelen is Oak Pensioen van mening dat het risico wordt ingeperkt. Oak Pensioen schat het netto risico in op Midden en accepteert dat het netto risico tijdelijk buiten de risicobereidheid valt.

Informatierisico
	Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Laag Laag
Deelrisico	Beheersing		O	B	W
Onvoldoende zicht op voortgang migratie	Afspraken met uitbestedingspartijen over informatievoorziening				
Onjuiste verwachtingen bij deelnemers /werkgevers	Maatregelen uitgewerkt in communicatieplan				

Informatie. Een beheerste transitie in een korte periode vraagt om korte informatielijnen tussen alle betrokkenen.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Onvoldoende zicht op voortgang migratie	Door zich tijdig en adequaat te laten informeren over en afspraken te maken over voortgang, tegenvallers en bijzonderheden tijdens de transitie	Afspraken met alle betrokkenen over frequentie en wijze waarop zij wenst te worden geïnformeerd. Dergelijke afspraken worden nu eerst voor koplopers gemaakt (2024) en vervolgens aangepast voor Oak Pensioen (2025) te starten met de transitieovereenkomst.	Tijdige en heldere rapportages, overleggen en afspraken dragen bij aan de beheersing van het informatierisico. Oak Pensioen voorziet hierin. Het netto risico wordt daarom ingeschat op Laag en valt binnen de eigen risicobereidheid.
Informatie. Een beheerste transitie in een korte periode vraagt om korte informatielijnen tussen alle betrokkenen.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Onjuiste verwachtingen bij deelnemers /werkgevers	Door het regelmatig informeren van deelnemers en werkgevers en het betrekken bij de transitie Wtp van deze doelgroep wordt invulling gegeven aan heldere en duidelijke verwachtingen	Het communicatieplan (bijlage bij dit implementatieplan) voorziet hierin.

5.1.1.3 Na transitie

Oak Pensioen beoogt per 1 januari 2026 de transitie Wtp succesvol doorlopen te hebben. Desondanks zullen ook in de periode na transitie Wtp-gerelateerde risico’s blijven bestaan. Oak Pensioen hee deze risico’s in kaart gebracht, zodat hier voldoende en tijdig aandacht voor is.

Beschikbaarheid
Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Laag Laag
Deelrisico Beheersing			O B W
Knelpunt Contractuele afspraken TKP over capaciteit en prioritering klanten procesbeheersing			  
van TKP Strakke monitoring door het fonds			
Onvoldoende Capaciteitsplanning TKP incl. rapportage hierover			  
evenwicht PUO going concern FTK, Strakke monitoring door het fonds going concern Wtp en transitie			



Beschikbaarheid. Met de transitie per 1 januari 2026 behoort Oak Pensioen tot de tweede tranche van klanten bij TKP die de transitie Wtp gaat doorlopen. Door onvoldoende beschikbaarheid van TKP medewerkers loopt Oak Pensioen het risico dat de prioritering bij TKP bij andere pensioenfondsen ligt en/of pensioenfondsen die de transitie Wtp nog gaan doorlopen, en niet bij de pensioenfondsen die de transitie al hebben doorlopen. Dit kan een negatieve impact hebben op een volledige, tijdige en juiste uitvoering van de reguliere pensioenprocessen van de nieuwe pensioenregeling.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Knelpunt prioritering klanten van TKP	Door het maken en monitoren van afspraken met TKP over capaciteit en procesbeheersing	Afspraken met TKP maken en monitoren over capaciteit en procesbeheersing in en volgend op de transitieovereenkomst. Deze moet nader worden ingevuld (2024 – is	Hoewel kort na de transitie dit risico nog verhoogd kan zijn, verwacht Oak Pensioen dat, zodra volledig operationeel onder de Wtp, het risico van
Beschikbaarheid. Met de transitie per 1 januari 2026 behoort Oak Pensioen tot de tweede tranche van klanten bij TKP die de transitie Wtp gaat doorlopen. Door onvoldoende beschikbaarheid van TKP medewerkers loopt Oak Pensioen het risico dat de prioritering bij TKP bij andere pensioenfondsen ligt en/of pensioenfondsen die de transitie Wtp nog gaan doorlopen, en niet bij de pensioenfondsen die de transitie al hebben doorlopen. Dit kan een negatieve impact hebben op een volledige, tijdige en juiste uitvoering van de reguliere pensioenprocessen van de nieuwe pensioenregeling.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
		momenteel onderhanden)	beschikbaarheid beheerst blij door strakke monitoring en afstemming met partijen waaronder TKP.
Onvoldoende evenwicht PUO going concern FTK, going concern Wtp en transitie	Door met TKP afspraken te maken over de capaciteitsplanning en prioritering, en door toezicht te houden o.b.v. voortgangsrapportages- en frequente overleggen. Oak Pensioen maakt ook met de andere (uitbestedings)partijen soortgelijke afspraken.	Afspraken maken en vastleggen over capaciteitsplanning en prioritering. Toezicht houden o.b.v. overleg en rapportages. Koppeling met bestuurlijke go/no go momenten in / met transitieovereenkomst. Deze moet nog nader worden ingevuld (2024 – is momenteel onderhanden)

IT Accuracy
	Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Laag Laag
Deelrisico	Beheersing		O	B	W
Kinderziektes in systeem	Changeprocedure TKP met afspraken over prioritering en doorlooptijd				

IT Accuracy (nauwkeurigheid). Ondanks uitgebreide tests kunnen zich na de transitie, in de nieuwe going concern, situaties voordoen waarin de systemen niet voorzien of waarmee systemen niet op de juiste wijze omgaan.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Kinderziektes in systeem	Door het maken, vastleggen en monitoren van afspraken met TKP over de changeprocedure(s), doorlooptijden van herstel (ook bij onderuitbestedingspartijen) en prioritering	Afspraken met TKP over de changeprocedure, doorlooptijden van herstel (ook bij onderuitbestedingspartijen) en prioritering. Deze afspraken moeten nog worden gemaakt (2025), mede op basis van TKP ervaringen met de koplopers (2024).	Dit risico is inherent aan een gewijzigde ITomgeving. Met duidelijke afspraken, vastgelegd in de changeprocedure, zal de impact van dit risico worden beperkt. Het risico blij daarmee in lijn met de bereidheid. Bovendien behoort Oak Pensioen tot de tweede tranche van klanten
IT Accuracy (nauwkeurigheid). Ondanks uitgebreide tests kunnen zich na de transitie, in de nieuwe going concern, situaties voordoen waarin de systemen niet voorzien of waarmee systemen niet op de juiste wijze omgaan.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
			van TKP die overgaat op nieuwe systemen en processen waarop de eerste tranche van klanten dan al een jaar operationeel is

5.1.2 Procesbeheersing

5.1.2.1 Wijzigingen in pensioenadministratie en vermogensbeheerketen

De pensioenuitvoeringsorganisatie en vermogensbeheerketen zullen meer en vaker met elkaar moeten afstemmen in het nieuwe pensioenstelsel. Immers, het pensioenvermogen van de deelnemer staat direct in verband met de resultaten van de vermogensbeheerketen. Ondanks de grotere afhankelijkheid veranderen de taken en verantwoordelijkheden nauwelijks. Wel zal meer afstemming en frequentere gegevensuitwisseling dienen plaats te vinden.

Centraal in de solidaire premieregeling staan de persoonlijke pensioenpotten/ vermogens die tezamen met de reserves het collectieve vermogen van Oak Pensioen vormen. Op maandelijkse basis moet TKP administratief de allocatie van het beschermings- en overrendement (opgeleverd door BNY Mellon) toerekenen aan de persoonlijke pensioenvermogens en reserves (volgens verdeelregels naar de lee ijdscohorten).

De nieuwe solidaire regeling kent geen pensioenverplichtingen en dekkingsgraad meer. Dit betekent voor het operationele model dat TKP niet langer een dekkingsgraad vaststelt, maar straks periodiek voor elke deelnemer het beschermings- en overrendement vaststelt en dit bijschrij in de pensioenadministratie met pensioenkapitalen per individu (o.b.v. lee ijdscohort afhankelijk beleid) en naar de reserves (o.b.v. specifiek reserve beleid). TKP Is verantwoordelijk voor het toedelen van het rendement naar de kapitalen van individuele deelnemers. Oak Pensioen hee besloten tot 1jaars cohorten voor de toedeling van rendementen.

Oak Pensioen, de PUO TKP, de fiduciair manager en vermogensbeheerder BlackRock en de custodian BNYM hebben hiervoor een target operating model (TOM) beschreven dat zo veel als mogelijk aansluit bij en gebruik maakt van de landelijk afgesproken SIVI standaard. Dit target operating model is opgenomen in de bijlage. De belangrijkste processen en informatiestromen die worden geraakt zijn:

De Pensioenadministratie bij TKP. Te weten een andere wijze van administreren van pensioentoezegging, namelijk de administratie van persoonlijke pensioenkapitalen en verwerking van mutaties, het administreren van de lee ijdscohorten, het administreren van de reserves, het opstellen van de kasstromen van de ‘pensioenkapitalen’, toezichthouder rapportages, informatie uitwisseling met BlackRock en BNY Mellon en de informatie uitwisseling met Oak Pensioen.
De beleggingsadministratie bij BNYM. Te weten Rapportages (toezichthouders en rendementen (in euro en percentage)), maandelijks boeken van toekomstige kosten die achteraf en per kwartaal in rekening worden gebracht.
De fiduciair manager en het vermogensbeheer bij BlackRock. Te weten de aansturing van de beleggingsportefeuille en de herbalancering, de uitvoering van de rente-afdekking (en onderpand beheer) via de beschermings-portefeuille, de uitvoering van de valuta afdekking via de valuta overlay, het treasury management, de informatiestromen tussen TKP en BlackRock, de rapportages (deels) en de uitvoering van de jaarlijkse analyses ten behoeve van het strategisch beleggingsbeleid.

De toekomstige governance van het target operating model met betrokken partijen ziet er als volgt uit:

De overgang naar de nieuwe pensioenregeling leidt tot veranderingen in bestaande processen, op hoofdlijnen:

Er is geen sprake (meer) van een dekkingsgraad en pensioenverplichtingen, maar een pensioenvermogen per deelnemer en de verwachte uitkeringen;
Er is geen sprake van een collectieve strategische normportefeuille, maar een beleggingsbeleid (inclusief rente afdekking) per lee ijdscohort. Het beleid per cohort wordt geaggregeerd tot een collectief beleid, dat is opgebouwd vanuit de volgende uitgangspunten:

o Lee ijdscohorten en lifecycle beleggen principe; o Risicohouding per lee ijdscohort; o Toedeling van rendementen aan de pensioenvermogens van de deelnemer

(projectierendement, beschermingsrendement, verdeelregels, scenario’s); o Wel/niet afscha en leenrestrictie.

Er is geen sprake van een vereist eigen vermogen, maar een solidariteitsreserve, een MVEV reserve en een operationele reserve;
Er is geen sprake van indexatie of korting, maar een (directe of gespreide) verhoging of verlaging van het pensioenvermogen van de deelnemer die afhankelijk is van de ontwikkeling op de financiële markten, de risicovrije rente en het beleggingsrendement;
Er is geen sprake meer van een haalbaarheidstoets, maar van een jaarlijkse toets aan wettelijke maatstaven;
De kosten vermogensbeheer, die veelal per kwartaal achteraf worden betaald, worden maandelijks als voorziening opgenomen in de beleggingsadministratie voor een zo zuiver mogelijke toedeling van netto rendementen.

Het target operating model is beschreven in het document “Operating model in de solidaire premieregeling”, ondertekend door alle betrokken partijen. Dit document is in de bijlage bij dit implementatieplan opgenomen.

5.1.2.2 Risico’s procesbeheersing

Procesbeheersing: Pensioenadministratie en vermogensbeheerketen
Bruto Netto Bereidheid
	Midden	Laag Laag
Deelrisico Beheersing O B W
Onderschatten Tijdig starten onderzoek naar (on)mogelijkheden bij    impact op vermogensbeheerder / fiduciair manager
vermogensbe- Uitwerken Target Operating Model tezamen met  Vermogensbeheer (VB) heersketen ^^
Betrekken vermogensbeheerder / fiduciair manager bij    project
Onvoldoende PUO, VB en custodian tijdig laten participeren in project 
samenwerking _{tussen partijen}Sluitende procesafspraken met PUO, VB en Custodian 
Afspraken maken in de branche/standaarden/best  practices



Procesbeheersing: Pensioenadministratie en vermogensbeheerketen. Het nieuwe Target Operating Model vraagt een intensievere onderlinge samenwerking tussen TKP, BlackRock en BNY Mellon. Wanneer deze samenwerking niet tijdig, juist of volledig verloopt, kan dit tot procesverstoringen leiden
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Onderschatten impact op vermogensbeheerketen	Door inrichten gezamenlijke (project)governance en organisatie met alle partijen voert Oak Pensioen regie op het maken van gezamenlijke afspraken en dit vast te leggen in target operating model	Inrichting van en regievoering over gezamenlijke projectgroep, op- en vaststellen target operating model (en afspraken), hanteren best practice door aansluiting bij en gebruik maken van SIVI standaard	Oak Pensioen onderkent de impact van de intensievere samenwerking tussen partijen. Oak Pensioen hee de gehele keten goed in beeld, partijen tijdig betrokken en sluitende afspraken gemaakt en vastgelegd. Het risico is hiermee netto geclassificeerd als ‘Laag’. Het netto risico ligt daarmee in lijn met de bereidheid van Oak Pensioen
Onvoldoende samenwerking tussen partijen	Door inrichten gezamenlijke (project)governance en organisatie met alle partijen voert Oak Pensioen regie op maken van gezamenlijke afspraken	Inrichten van en regievoering over samenwerking in gezamenlijke projectgroep voor op- en vaststellen target operating model (en afspraken) dat aansluit bij en gebruik maakt van SIVI standaard

5.1.3 Governance

De transitie Wtp is een intensief en langdurig programma, dat voor een lange periode capaciteit vraagt van fondsorganen, bestuursbureau, uitbestedingspartijen en adviseurs. In hoofdstuk 3 zijn de governance, projectstructuur en besluitvorming beschreven. Deze paragraaf gaat in op wijzigingen en risico’s.

5.1.3.1 Governance wijzigingen

In de aanloop naar de nieuwe pensioenregeling hee het bestuur op basis van een grondige evaluatie besloten de governance van het vermogensbeheer anders in te richten. Het besluit is enerzijds gebaseerd op het feit dat er meer en nauwere afstemming nodig is tussen pensioenadministratie en het vermogensbeheer en anderzijds de kosten. De bestaande fiduciair adviseur (BlackRock) is benoemd tot volledig fiduciair manager per juni 2024.

BlackRock verzorgt vanaf dat moment, naast de strategische advisering, ook de aansturing van de totale beleggingsportefeuille, de herbalancering, de valuta afdekking en de rente afdekking. Deze taken lagen voorheen bij Cardano. De meer operationele fiduciaire taken lagen bij het bestuursbureau en de beleggingsadviseur. Een groot deel van deze taken wordt ook ondergebracht bij BlackRock. BlackRock zal een aantal aanpassingen moeten doorvoeren in de bestaande systemen. Het betre vooral het inregelen van nieuwe functionaliteiten ten behoeve van het beheer en de rapportages. Dit is naar verwachting eind 2024 gereed. Periodiek vinden er voortgangsgesprekken plaats tussen BlackRock en Oak Pensioen over enerzijds de transitie en anderzijds de aanpassingen in systemen en rapportages.

5.1.3.2 Governance risico’s

Governance
	Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Laag Laag
Deelrisico	Beheersing		O B W
-Onvoldoende geschiktheid bestuurders -Onvoldoende kwaliteit advies	Afspraken over back-ups en zittingstermijnen		  
	Goede documentatie, vastlegging besluiten en onderbouwing		  
	Betrokkenheid sleutelfunctiehouders in traject		
Onvoldoende geschiktheid operationele uitvoering	Risicorapportages uitbestedingspartijen		  



Governance. Centraal in de governance staat dat Oak Pensioen voor, tijdens en na in staat is regie over de beheerste transitie Wtp te voeren. Voor een succesvolle overgang naar het nieuwe pensioenstelsel zijn gekwalificeerde bestuurders, (operationele) medewerkers en adviseurs van groot belang.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Onvoldoende geschiktheid bestuurders, onvoldoende kwaliteit advies	Door te zorgen voor een proces van besluitvorming met heldere afspraken over zittingstermijnen en	Afspraken over zittingstermijnen en back-ups, participatie back-ups in besluitvorming in de	Door de beheersmaatregelen van Oak Pensioen op de geschiktheid is Oak Pensioen van mening
Governance. Centraal in de governance staat dat Oak Pensioen voor, tijdens en na in staat is regie over de beheerste transitie Wtp te voeren. Voor een succesvolle overgang naar het nieuwe pensioenstelsel zijn gekwalificeerde bestuurders, (operationele) medewerkers en adviseurs van groot belang.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
	back-ups, participatie van back-ups, documentatie en het borgen van de betrokkenheid van SFH’ers met opinies	toebedeelde rol, goede documentatie, waarbij besluiten en onderbouwing centraal worden vastgelegd en betrokkenheid van SFH’ers met opinies, in overleggen en onderlinge afstemming.	dat dit risico wordt ingeperkt en is het netto risico Laag, in lijn met de risicobereidheid.
Onvoldoende geschiktheid operationele uitvoering	Door een proces van monitoring op de geschiktheid o.b.v. risicorapportages en het inrichten van een (transitie) governance en structuur (zie H1)	Risicorapportages van partijen, waarin gerapporteerd wordt over resource management en een eigen governance en structuur voor de transitie Wtp

5.1.4 Kostenstructuur

Oak Pensioen kent verschillende soorten kosten bij de transitie Wtp, te weten de eigen kosten, de pensioenuitvoeringskosten en de kosten van de vermogensbeheerketen. Deze worden navolgend in deze paragraaf uitgewerkt.

In principe houdt Oak Pensioen dezelfde uitbestedingspartners aan na transitie als voor en tijdens transitie. Het betre dan de PUO TKP voor de pensioenadministratie en communicatie, de fiduciair manager en vermogensbeheerder BlackRock en de custodian Bank of New York Mellon (BNYM). De uitbestedingspartners blijven ongewijzigd en al deze uitbestedingspartners hebben aangegeven geen andere, structurele kosten (soorten) dan Oak Pensioen nu kent te gaan doorbelasten. Een en ander onder voorbehoud van eventuele wijzigingen vanuit wet- en regelgeving.

Oak Pensioen voorziet in de transitieperiode (2021 – 2026) jaarlijks eenmalige implementatiekosten, maar voorziet geen structurele verzwaring van de kosten verbonden aan governance, beleid en uitvoering.

Oak Pensioen hee met de uitbestedingspartijen afspraken gemaakt over de kosten onder het voorbehoud van ontwikkelingen in wet- en regelgeving. Deze zijn nog in beweging en kunnen impact hebben op het kostenniveau (vanuit aanpassingen (rework) en doorlooptijd (langere transitieperiode)).

5.1.4.1 Kostenstructuur

Hieronder is nader uitgewerkt wat de structurele kosten onder Wtp gaan bedragen, uitgaande dat wet- en regelgeving geen e ect gaat hebben op de afgesproken dienstverleningen. Daarnaast kennen we nu ook éénmalige kosten die betrekking hebben op de implementatie van het nieuwe stelsel. Deze éénmalige kosten drukken al enige jaren op onze jaarlijkse kosten en hebben we hieronder ook nader toegelicht.

Kosten Oak Pensioen

Om de transitie beheerst en zorgvuldig te laten verlopen is vanaf medio 2021 een projectorganisatie ingericht en een projectmanager Wtp aangesteld. Deze projectmanager is werkzaam bij Sprenkels en begeleidt het hele transitieproces. Onze adviseur Sprenkels draagt er zorg voor dat alle benodigde berekeningen en advisering worden gedaan. Verder is het noodzakelijk dat de vertaling van de besluitvorming op een juiste wijze ondersteund wordt in vertaling naar diverse fondsdocumenten en verantwoordingsrapportages (de governance). Daarbij worden het bestuur en sociale partners ondersteunt door het bestuursbureau. De totale kosten voor ondersteuning en advisering bedragen sinds medio 2021 ongeveer €1.799K.

Pensioenuitvoeringskosten

Oak Pensioen hee meermaals aandacht voor de kosten gevraagd bij TKP, zowel de eenmalig transitiekosten als voor de structurele uitvoeringskosten na transitie Wtp. TKP hee de verwachting afgegeven van een verlaging van de uitvoeringskosten tot een maximum van 10% ten opzichte van de huidige uitvoeringskosten. Dit vanuit vereenvoudiging van de uitvoering van de regeling en een verhoging van de STP graad in uitvoering.

Vooralsnog hee Oak Pensioen hierover afspraken met TKP gemaakt in eerst een intentieovereenkomst en later de transitieovereenkomst. Pas bij het opmaken van de nieuwe uitbestedingsovereenkomst worden definitieve en harde afspraken gemaakt. Dat is voorzien voor uiterlijk oktober 2025 voorafgaand aan de transitie Wtp met het vaststellen van de nieuwe uitbestedingsovereenkomst die per 1 januari 2026 van kracht gaat.

TKP hee een eenmalige vergoeding gevraagd voor de transitie Wtp van €1.4 mln (exclusief BTW) die door Oak Pensioen is voldaan. TKP hee een additionele, eenmalige vergoeding van €436K (exclusief BTW) gevraagd bovenop de eerdere €1.4 mln voor de transitie Wtp vanuit de verschoven ingangsdatum Wtp, onzekerheden in en afhankelijkheden van wet- en regelgeving resulterend in een langere transitieperiode. Oak Pensioen hee hieraan voldaan.

Vermogensbeheerkosten

Bij de overgang naar de solidaire premieregeling veranderen de kosten voor het vermogensbeheer in beginsel niet, tenzij Oak Pensioen wijzigingen aanbrengt in de strategische asset portefeuille en/of de rente afdekking. Vooruitlopend op Wtp hee Oak Pensioen reeds een wijziging doorgevoerd in het governance model. Dit wordt medio juni 2024 doorgevoerd. Door deze aanpassing wordt de uitvoeringsketen onder Wtp e iciënter. Dit hee tot gevolg dat de kosten vermogensbeheer met circa € 0,5 miljoen gereduceerd kunnen worden t.o.v. de periode daarvoor.

Oak Pensioen hee in december 2023 de lifecycle en daarmee de strategische asset allocatie op het invaarmoment per 1 januari 2026 vastgesteld. De vermogensbeheerkosten wijzigen enigszins ten opzichte van de normportefeuille uit het beleggingsplan in 2024, omdat de renteafdekking in het nieuwe stelsel lager wordt. De beheervergoeding voor rente afdekking is afhankelijk gesteld van het afgedekte deel van de pensioenverplichtingen. Door een lagere renteafdekking dalen deze kosten.

De kosten van de custodian nemen naar verwachting beperkt toe. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door aanvullende rapportage vereisten aan DNB. De exacte omvang van deze kosten is nog niet bekend, gegeven dat deze inzichten qua rapportage vereisten nog niet bekend zijn. Voor de transitie zelf zijn er geen aanvullende kosten. De fiduciair manager hee bevestigd dat er geen aanvullende kosten in rekening worden gebracht voor de transitie Wtp.

Transitiekosten vermogensbeheer

De analyses zoals eind 2023 uitgevoerd laten zien, dat er geen significante wijzigingen in de portefeuille per 1 januari 2026 hoeven plaats te vinden versus de vastgestelde strategische asset allocatie in 2024. Afwijkingen bevinden zich binnen de vastgestelde bandbreedtes. Wel zal de renteafdekking gereduceerd worden. De huidige inschatting van de transactiekosten van het reduceren van de renteafdekking door de fiduciair manager bedraagt € 500.000 – € 1.400.000.

5.2 Technische uitvoering nieuwe pensioenregeling

5.2.1 Beoordeling technische uitvoerbaarheid nieuwe regeling

Oak Pensioen hee bij de invulling van de nieuwe pensioenregeling voor het uitgangspunt gekozen maximaal te willen aansluiten op de basispropositie voor de spr van de PUO TKP. Deze basispropositie betre een gestandaardiseerde en Wtp compliant pensioenregeling met een beperkt aantal keuzemogelijkheden (en in principe geen maatwerk). De basispropositie maakt zoveel mogelijk gebruik van de standaard producten en processen van de gekozen SaaS IT pakketoplossing van Plexus van leverancier Keylane. De basispropositie is gebaseerd op de uitgangspunten betaalbaarheid, uitvoerbaarheid en uitlegbaarheid. De basispropositie is in dialoog met de klanten van TKP ontwikkeld en releasematig opgenomen in een productendienstencatalogus. Daar waar (onderdelen van) het product spr niet standaard in Plexus voorhanden zijn, zijn deze ontwikkeld aan de hand van een request for change proces. Een en ander vanuit een gestructureerd en beheerst productontwikkelingsproces met een daartoe ingerichte Product Design Board die hierover oordeelt en besluit. Oak Pensioen is hierover geïnformeerd door middel van klantmemo’s over (de onderdelen van) het product spr en de opeenvolgende releases van de productendienstencatalogus. TKP hee dit beschreven in het migratieplan dat als bijlage bij dit implementatieplan is opgenomen.

Voor de beoordeling van de technische uitvoerbaarheid van de nieuwe pensioenregeling van Oak Pensioen is deze tegen Release 5 van de TKP productendienstencatalogus aangehouden. In een aantal werksessies tussen TKP, bestuursbureau en de adviseur (Sprenkels) van het pensioenfonds is de pensioenregeling beoordeeld op volledigheid, passendheid en uitvoerbaarheid. Een en ander is gestructureerd aan de hand van een Excel sheet gebaseerd op de productendienstencatalogus. Deze is ter illustratie bij het implementatieplan als bijlage opgenomen. In de Letter of Intent en de transitieovereenkomst tussen Oak Pensioen en TKP wordt hier naar verwezen als onderdeel van respectievelijk de inspannings- (LoI) en resultaatverplichting (transitieovereenkomst).

5.2.2 Beschrijving technische wijzigingen

Om de IT-systemen gereed te maken voor de transitie zijn wijzigingen nodig in de pensioen administratie, in de beleggingsadministratie en in de koppelingen met het bredere TKP ITlandschap, zoals de deelnemer- en werkgever portalen.

Koppeling pensioenadministratie en vermogensbeheerketen

Voor de koppeling van de pensioenadministratie en de vermogensbeheerketen zijn afspraken gemaakt tussen Oak Pensioen, TKP en de vermogensbeheerdersketen (BNYM, BlackRock). In een Target Operating Model zijn voorlopige afspraken vastgelegd. TKP hanteert voor de koppeling met de vermogensbeheerder de afgesproken landelijke standaard (SIVI).

Beleggingsadministratie

De beleggingsadministratie wordt gevoerd door BNY Mellon. Zij blijven dit ook doen voor de nieuwe pensioenregeling. In de basis hoeven er geen aanpassingen plaats te vinden aan het administratiesysteem voor het voeren van de beleggingsadministratie. Wel zullen bepaalde gegevens op een andere manier moeten gaan worden gerapporteerd en wordt er aanvullende informatie toegestuurd aan de pensioenadministrateur. Oak Pensioen hanteert de landelijk afgesproken SIVI standaard als uitgangspunt en stelt als randvoorwaarde dat de eigen koppeling tussen het vermogensbeheer en de pensioenadministratie hieraan dient te voldoen. De informatie uitwisseling met de pensioenadministrateur gaat via een Application Programming Inte ace (‘API’). Het doel van BNY Mellon is deze eind 2024 gereed te hebben. Tegelijkertijd wordt gewerkt aan een alternatieve informatie uitwisseling voor het geval de API niet tijdig gerealiseerd is. Het nieuwe format van de rapportages aan De Nederlandsche Bank is bekend. De belangrijkste wijziging in deze rapportage is het toevoegen van informatie per cohort. BNY Mellon is hierover nog in gesprek met de PUO TKP en DNB. Het doel van BNY Mellon is de systemen, de processen en de rapportages in het vierde kwartaal van 2024 gereed te hebben, inclusief een back-up plan voor het geval het op de gewenste wijze niet zal lukken.

Pensioenadministratie

TKP hee ervoor gekozen Plexus het hart te laten zijn van de uitvoering. Plexus is een So ware as a Service (SaaS) oplossing waarbij Keylane de ontwikkeling, het onderhoud en de infrastructuur voor haar rekening neemt. Plexus wordt gekoppeld aan het bestaande applicatielandschap van TKP.

Onderstaande afbeelding illustreert het complete Wtp doellandschap van TKP. Daaromheen zijn de gedeelde diensten van TKP te zien en ook de externe informatieverstrekkers. In veel gevallen blijven die gedeelde diensten hetzelfde met uitsluitend nieuwe koppelvlakken met Plexus. In totaal hee Plexus 29 van dergelijke koppelvlakken richting derden en TKP.

TKP test de aanpassingen uitgebreid op basis van een master-testplan, waarover Oak Pensioen beschikt. TKP rapporteert vanaf 2024 maandelijks over voortgang van realisatie en implementatie van de Wtp doelarchitectuur aan Oak Pensioen.

5.2.3 Oordeel technische haalbaarheid

De transitie Wtp vereist een andere inrichting van de IT-systemen. Alle pensioenen moeten over naar een nieuwe regeling met andere kenmerken. De PUO TKP hee ervoor gekozen om een contract met Keylane te sluiten en van het SaaS pla orm Plexus gebruik te maken. Deze moet vervolgens aan de specifieke eisen en kenmerken van de spr worden aangepast en vervolgens worden geïmplementeerd, zodat het IT-landschap een goed werkend geheel vormt met de overige systemen en modules binnen het TKP IT landschap. TKP zorgt zelf voor de aansluiting met het deelnemersportaal waarin de bedragen van de pensioenpotjes zichtbaar zullen zijn. De huidige aanspraken moeten in deze administratie correct en volledig gemigreerd worden naar de pensioenpotjes van de deelnemers.

TKP hee op hoofdlijnen inzichtelijk gemaakt hoe het IT landschap (doelarchitectuur Wtp) eruit gaat zien (zie ook de eerdere afbeelding van het TKP doellandschap Wtp).

welke applicaties en modules ondersteunen de specifieke diensten die geleverd moeten worden;
hoe deze applicaties ten opzichte van elkaar zijn gepositioneerd in de IT architectuur; en
wat zijn de informatiestromen op hoofdniveau tussen deze modules en de externe omgeving.

Als er iets van voorgaande vertraging oploopt komt de invaardatum van eerst de koplopers (2025) in gevaar en mogelijk ook die van Oak Pensioen (2026). Het is dus cruciaal om te zorgen dat er een haalbare planning is.

Om zicht te krijgen op de haalbaarheid van het implementeren van het IT landschap en de daarbij behorende operationele herinrichting, hee Oak Pensioen op dit moment de volgende beheersmaatregelen ingericht om hier zicht op te krijgen:

De tijdsplanning van de TKP IT programma realisatie en implementatie en de maandelijkse rapportage op status, voortgang en risico’s hiervan;
De te hanteren teststrategie vanuit het Master Test Plan die eerst wordt gedaan voor de koplopers en waarover Oak Pensioen zich zal laten informeren;
De eigen oordeelsvorming waarbij Oak Pensioen zich in zogenaamde deep dive sessies met de TKP directie en IT experts laat informeren over status, voortgang en risico’s van IT realisatie en implementatie en zich daarin laat consulteren / adviseren door de eigen IT o icer;
De eigen oordeelsvorming op basis van demo sessies voor de IT realisatie en implementatie die door TKP op kwartaalbasis worden georganiseerd;
Het hanteren van een aantal bestuurlijke go/no go momenten waarop ook voortgang van de IT realisatie en implementatie aan de eigen wensen en eisen, risico-bereidheid en uitgangspunten voor invaren wordt afgemeten.

5.2.3.1 Raamwerk voor toetsing

Oak Pensioen laat zich bij de beoordeling van de technische haalbaarheid bijstaan door de ITo icer. De IT-o icer is in staat de materie te doorgronden, te beoordelen en dit op begrijpelijke wijze aan het bestuur van Oak Pensioen toe te lichten. Oak Pensioen hanteert voor de inschatting van de technische haalbaarheid van een beheerste en zorgvuldige transitie Wtp per 1 januari 2026 voor Oak Pensioen de volgende categorieën: het integrale ICT-landschap, IT-strategie & ontwikkelingen, beheersing van IT en informatiebeveiliging. Voor elk van deze categorieën zijn toetspunten vastgesteld aan de hand waarvan TKP wordt bevraagd en waarvoor TKP documentatie en bewijslast moet aanleveren. Het bestuur beoordeelt dit.

Categorie 1: Het integrale ICT-landschap

a. Implementatie van  Overzicht van systeemlandschap en kantoorautomatisering voor administratie in ICT- pensioenuitvoering landschap  Type relaties en inte aces tussen de diverse systemen Classificatie volgens DNB-definitie als het een cloudoplossing betre Toelichting op gebruik van kantoorautomatisering in pensioenadministratieprocessen Inrichting van Plexus, status van gaps, voortgang, en relatie tot de keten

b. Inrichting van Netwerk,  Omschrijving van de (virtuele)(server)hardware en Hardware en IT- besturingsprogrammatuur, inclusief onderhoud infrastructuur  Eventuele opdeling van bedrijfsnetwerk in zones  Overzicht van toegepaste securityrichtlijnen voor netwerkconfiguratie

Categorie 2: IT-strategie & ontwikkelingen

Categorie 1: Het integrale ICT-landschap

a. ICT-strategie voor  Hoe speelt TKP in op ICT- en informatiebeveiligingsontwikkelingen transitie 1 januari 2026 en cloudcomputing?

b. Aanpak en beheersing  Welke is de aanpak en beheersing van huidig naar nieuw ICTvan huidig naar nieuw landschap? ICT-landschap

c. Migratie/conversie  Op basis van evaluatie van de live gang van koplopers (2025) aanpak van data en beheersing ervan, beoordeling teststrategie

d. Flexibiliteit en  Mate van flexibiliteit van de ICT-infrastructuur duurzaamheid van ICT-  Bijdrage van flexibiliteit aan kostene iciënt onderhoud en systemen wijzigingen Verwachte aanpassingen tot 2026 en haalbaarheid Overweging van uitbesteding (in de cloud) van (delen van) pensioenadministratieprocessen

e. Innovatiebudget en voor  Onderbouwing en verwachtingen van innovatie(kosten) ICT- en informatiebeveiliging

f. Strategisch  Personeels- en retentieplanning, keyman risk identificatie personeelsbeleid voor ICT-medewerkers

Categorie 3: Beheersing van IT

a. Beheersing van ICT- O.a. governancestructuur, inkoop- en uitbestedingsbeleid, risico leveranciersmanagement, risk- & control Framework incl. general IT controls, opzet datakwaliteit, change management, configuration management, Incident management, Business Continuity Management

b. Volwassenheidsniveau  Volwassenheidsniveau volgens DNB-toezichtkader 2019/2020 van ICT-omgeving

c. Disaster Recovery Plan  Beschikbaarheid en frequentie van up-to-date testen  Bijzonderheden bij afgelopen testen

d. Plan B scenario  Alternatieven en workarounds indien gewenste ketenvorm niet wordt gerealiseerd

Categorie 4: Informatiebeveiliging

1. Informatiebeveiliging-  Gebruik en beheer van beveiligingstechnieken, zoals firewalls, beleid whitelisting, tweefactor-authenticatie, encryptie

2. Anti-cybercriminaliteit  Toelichting op beleid, specifiek bij ransomware beleid

3. Penetratietesten en  Uitgevoerde tests, systemen, en bijzonderheden ethical hacking

Met bovenstaand raamwerk hee het pensioenfonds beoordelingscriteria en go/no go momenten vastgesteld ten behoeve van de vaststelling van de technische uitvoerbaarheid en haalbaarheid van de nieuwe Oak-pensioenregeling.

5.2.4 Te nemen stappen

TKP is voornemens live te gaan met de nieuwe Wtp administratie (systemen en processen) met twee klanten op 1 januari 2025 inclusief invaren. Oak Pensioen hanteert de werkhypothese dat TKP hierin slaagt en dat voor Oak Pensioen op 1 januari 2026 voor de eigen transitie Wtp inclusief invaren, gebruik kan worden gemaakt van een uitgebreid getest en inmiddels één jaar operationeel pla orm.

Oak Pensioen volgt de realisatie en implementatie van de nieuwe Wtp administratie (systemen en processen) middels de maandelijkse voortgangsrapportage. Oak Pensioen hee in aanloop naar de eigen transitie Wtp op 1 januari 2026 bovendien een aantal bestuurlijke (go/no go) beslismomenten geformuleerd waar de vraag naar de realistische haalbaarheid van de eigen transitie Wtp centraal staat.

5.2.5 Risico’s en beheersmaatregelen

Oak Pensioen hee de operationele en IT risico’s voor, tijdens en na transitie eerder in dit hoofdstuk uitgebreid beschreven. Graag verwijzen wij hier naar (zie paragraaf 5.1.1).

5.3 Uitbestedingsrisico

5.3.1 Betrokken uitbestedingsorganisaties

Bij de voorbereiding op de transitie hee Oak Pensioen alle partijen betrokken waarvan de uitbesteding beïnvloed wordt door de Wtp-transitie, te weten TKP, BlackRock en BNYM. Alle uitbestedingsorganisaties zijn in een vroeg stadium ingelicht over en betrokken bij de Wtp-transitie. Zij zijn tevens betrokken bij de projectgroep voor de Wtp-transitie. Gedurende het project overlegt Oak Pensioen regelmatig met de uitbestedingsorganisaties. Met ieder van hen hee Oak Pensioen specifieke afspraken gemaakt over hun deelname aan het Wtp-traject.

5.3.2 Afspraken met en tussen kritieke uitbestedingsorganisaties

Met de betrokken partijen in het zogenaamde operating model koppeling pensioenadministratie en vermogensbeheerketen zijn vele overleggen geweest. De afspraken met en tussen partijen zijn vastgelegd in een document ‘Operating model en werkafspraken’. Zie hiervoor de betre ende bijlage bij dit implementatieplan. Met elke partij afzonderlijk zal de SLA aangepast worden naar de nieuwe processen zoals beschreven in het document ‘Operating model en werkafspraken’.

5.3.3 Overzicht van alle uitbestedingen en onderuitbestedingsrelaties

Oak Pensioen hee contractueel met haar uitbestedingspartners vastgelegd dat nieuwe onderuitbestedingen voorafgaand aan de aanstelling van de nieuwe onder-uitbestedingspartij aan Oak Pensioen worden gemeld/ter goedkeuring aan Oak Pensioen worden voorgelegd. Onderstaand overzicht toont deze onderuitbestedingen.

Dienst Uitbestedingspartij		Onderuitbestedings partij
Pensioenadministratie	TKP	Vesting Finance: facturatie, betalingsverwerking, debiteurenbeheer, incasso services. Vesting Finance gaat naar de cloud. Visma Idella; Excasso services pensioenuitkeringen; Visma gaat naar de cloud. DataB: verzenden documenten, print, mail en drukwerk Conscia Nederland (Vosko): beheer van infrastructuur Pinewood: beheer van infrastructuur AWS landing pla orm: het nieuwe IT-pla orm voor alle klantbediening applicaties en portalen. Plexus: Pensioenadministratie van Keylane.
Dienst	Uitbestedingspartij	Onderuitbestedings partij
		Appian: business process management tooling. OneWelcome: Identity and access management Quodient: Document Output Management; PiWikPro: Analyse tool websites van klanten.
Custody en beleggingsadministratie	Bank of New York Mellon	BNY Mellon Technology (beheer en ondersteuning IT infrastructuur) Matrix (fondsafwikkeling voor mutual funds) DTCC (bewaring en verwerking fysieke activa in de U.S.) Microso Azure (cloud provider) Milestone (IT beheer en ondersteuning voor de Control applicatie) Financial Recovery Technologies (FRT) (class action support)
Fiduciair managerment	BlackRock	HIS Markit Ltd.: corporate actions Diverse custodians: BNY Mellon, JP Morgan Chase, SS&C, HSBC, State Street Bank, Citi, Mitsubishi UFJ Financial Group, Northern Trust en US Bank Virtu: so dollar commissies Equinix: co-locatie datacenter

5.3.4 Uitbestedingsrisico’s en beheersmaatregelen

Uitbestedingsrisico
Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Midden	Laag
Deelrisico Beheersing				O B W
Wendbaarheid Tijdig starten onderzoek  uitvoeringsorganisaties (on)mogelijkheden PUO en VB				  
Betrekken uitvoerders bij project en planning
Monitoring door IT-o icer				   
Externe assurance TKP (Deloitte)
Onvoldoende control Afspraken maken over aantoonbare werking beheersmaatregelen				



Uitbestedingsrisico. De uitbestedingspartijen, zowel TKP als de fiduciair manager en custodian, zijn belangrijke schakels in de Wtp-transitie.
Beheersing algemeen. In de periode voor de Wtp-transitie hee Oak Pensioen het uitbestedings- en inkoopbeleid geactualiseerd, waarbij de kritieke uitbestedingspartijen zijn geïdentificeerd met vereisten rondom contractering, monitoring, rapportage en evaluatie. Tevens hee Oak Pensioen het uitbestedingsregister volledig up to date gebracht, waarbij naast de uitbestedingspartijen tevens de onderuitbestedingspartijen zijn vastgelegd.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Wendbaarheid uitvoering(sorganisaties)	Door inrichten gezamenlijke (project)governance en organisatie met alle partijen voert Oak Pensioen regie op het maken en de monitoring van gezamenlijke afspraken met assurance vanuit 1^ste, 2^de en 3^de lijns risk	Inrichting project governance en organisatie met regelmatig overleg en afstemming, rapportage en vastlegging in documenten, TKP hee voor het project assurance een externe partij (Deloitte) ingeschakeld. Deze auditrapportages betrekt Oak Pensioen in haar monitoring naast monitoring door IT o icer	Met genoemde beheersing is Oak Pensioen van mening dat zij voldoende in staat is om te anticiperen op uitbestedings-risico. De impact van wijzigingen voor de nieuwe pensioenregeling blij echter groot, waardoor het netto risico op midden wordt geschat. Oak Pensioen accepteert dit netto risico, met extra monitoring als aanvullende beheersmaatregel.
Onvoldoende control	Door vooruitlopend op de nieuwe ISAE3402 van TKP en vergelijkbare assurance van vermogensbeheerpartijen, worden met partijen afspraken gemaakt over gewijzigde en	Afspraken over aantoonbare werking beheersmaatregelen. Deze afspraken zijn nog nader te maken (in 2024 en 2025)
Uitbestedingsrisico. De uitbestedingspartijen, zowel TKP als de fiduciair manager en custodian, zijn belangrijke schakels in de Wtp-transitie.
Beheersing algemeen. In de periode voor de Wtp-transitie hee Oak Pensioen het uitbestedings- en inkoopbeleid geactualiseerd, waarbij de kritieke uitbestedingspartijen zijn geïdentificeerd met vereisten rondom contractering, monitoring, rapportage en evaluatie. Tevens hee Oak Pensioen het uitbestedingsregister volledig up to date gebracht, waarbij naast de uitbestedingspartijen tevens de onderuitbestedingspartijen zijn vastgelegd.
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
	aanvullende beheersmaatregelen

5.4 Risicoanalyse en beheersing financiële risico’s

5.4.1 Financiële risico’s

Financiële risico’s materialiseren zich in de aanloop naar de transitie via de dekkingsraad. Deze risico’s zijn niet nieuw, maar het belang in combinatie met het transitiemoment is wel gewijzigd.

De dekkingsgraad van Oak Pensioen is de afgelopen jaren gestegen tot circa 125% (mei 2024). Sociale partners hebben in het transitieplan vastgelegd dat voor het invaarbesluit de volgende grenzen voor de dekkingsgraad gelden:

bij een dekkingsgraad < 102% komt de transitie in gevaar. Het fonds moet dan aanspraken korten;
bij een dekkingsgraad < 110% wordt vulling solidariteitsreserve, compensatie en toedeling kapitaal beperkt (invaardekkingsgraad).

Deze grenzen houden in dat Oak Pensioen een dekkingsgraad van minimaal 110% nodig hee om aan alle transitiedoelstellingen van sociale partners en het bestuur te voldoen. In aanloop naar het transitiemoment loopt het fonds financiële risico’s die zich op verschillende manieren kunnen manifesteren en tot gevolg kunnen hebben dat de transitiedoelen niet worden behaald. Deze risico’s zijn:

#	Onderwerp	Risico
1	Renterisico	Het risico dat door een (sterke) rentedaling de voorziening toeneemt en de dekkingsgraad zodanig daalt op het moment van invaren dat niet aan de voornemens voldaan kan worden.
2	Zakelijke waarden risico	Het risico dat door een (sterke) daling van de aandelenkoersen het vermogen van het fonds afneemt en daarmee de dekkingsgraad daalt tot een niveau lager dan 110%, waardoor niet aan alle transitiedoelen kan worden voldaan.
3	Kredietrisico	Het risico dat credits spread uitlopen (groter worden), waardoor het vermogen van het fonds afneemt en daarmee de dekkingsgraad daalt tot een niveau lager dan 110%, waardoor niet aan alle transitiedoelen kan worden voldaan.
4	Liquiditeit	Het risico dat de bestaande portefeuille niet (of alleen tegen aanzienlijke kosten) kan worden omgezet naar de beoogde portefeuille in het nieuwe stelsel vanwege beperkte marktliquiditeit.
5	Impact rentestijging op	Het risico dat door een rentestijging de gemaakte evenwichtigheidsbeoordeling niet meer geldig is wegens lager
#	Onderwerp	Risico
	evenwichtigheid	verwachte pensioenkapitalen voor jongeren. Dit kan leiden tot het nodig hebben van een hogere compensatie voor jongere deelnemers.
6	Communicatie deelnemers	Het risico dat aan deelnemers gecommuniceerde verwachte uitkeringen slechter uitpakken vanwege ongunstige economische ontwikkelingen
7	Financiële schok na transitie	Het risico dat de pensioenkapitalen en (verwachte) uitkeringen van deelnemers aanzienlijk dalen door ongunstige economische ontwikkelingen na de transitie

Bij elk van deze financiële risico’s hee het fonds stil gestaan en naar passende beheersmaatregelen onderzocht. Bij de meest materiële risico’s (dekkingsgraadrisico tot aan invaren) hee het fonds aan de hand van scenario-analyses verschillende strategieën onderzocht om het risico te mitigeren.

#	Onderwerp	Bestaande beheersmaatregel		Mogelijke aanvullende beheersmaatregel
1	Renterisico	Minimale dekkingsgraad voor invaren Renteafdekking 65% is in 2024 verhoogd tot 80%.		Extra maatregelen nemen voor bescherming van de dekkingsgraad, zoals verhogen renteafdekking en inzetten swaptions.
2	Zakelijke waarden risico	Minimale dekkingsgraad voor invaren. Zakelijke waarden exposure van 44%		Extra maatregelen nemen voor bescherming van de dekkingsgraad, zoals verlagen aandelenexposure en inzetten putopties.
3	Kredietrisico	Minimale dekkingsgraad voor invaren.		N.v.t. Het risico wordt als beperkt ingeschat.
4	Liquiditeit	Beoogde portefeuille is vóór transitie in kaart gebracht ondersteund door analyses vanuit de beleggingsadviseur en de fiduciair vermogensbeheerder. Hiermee is tijdig inzichtelijk welke verschuivingen nodig zijn. Besloten is de beleggingsportefeuille na transitiedatum om te zetten. De huidige maximale strategische allocatie naar illiquide beleggingen is 30%.		Portefeuille omzetten voorafgaand aan transitie (minder logisch ivm verhoging risicoprofiel)
5	Impact rentestijging op evenwichtigheid	De strategische renteafdekking bedraagt 80%. Het niet volledig afdekken van het renterisico leidt tot een hogere		Gevoeligheidsanalyse uitvoeren met verschillende renteniveaus.
#	Onderwerp		Bestaande beheersmaatregel	Mogelijke aanvullende beheersmaatregel
			dekkingsgraad bij een rentestijging
6	Communicatie deelnemers			Aan de deelnemers uitleggen dat getoonde cijfers niet definitief zijn en dat deze door marktomstandigheden kunnen wijzigen
7	Financiële schok na transitie		Spreiding van rendementen Compensatie uit solidariteitsreserve	Deelnemers informeren over de impact van veranderende marktomstandigheden op hun uitkering

Het fonds onderzoekt continue of de aanvullende beheersmaatregelen geïmplementeerd moeten worden.

Financiele risico’s
	Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Laag Laag
Deelrisico	Beheersing		O	B W
Uitstel transitie door te lage dekkingsgraad	Bescherming dekkingsgraad door verhoging renteafdekking			
Beperkte toedeling door te lage invaardekkingsgraad	Bescherming dekkingsgraad door verhoging renteafdekking			



5.4.2 Scenario-analyse

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het beschermen van de dekkingsgraad onderzocht. Hierbij hee Oak Pensioen de focus gelegd op de twee grootste risicobronnen in de portefeuille: het rente- en zakelijke waardenrisico (vertaald in aandelenrisico). Op basis van diverse kwantitatieve analyses, scenario- en schokkenanalyses, hee het bestuur onderzocht wat de impact van rente- en aandelenschokken is op de dekkingsgraad. . In onderstaande matrix is dit te zien bij de toen aanwezige rente afdekking van 65%:

Omdat bij deze schokken de dekkingsgraad nog regelmatig onder de 110% en zelfs onder 102% kan geraken, is besloten de dekkingsgraad in bepaalde mate te beschermen. Er is gekeken naar lineaire en niet-lineaire beschermingsstrategieën. Vanwege complexiteit, kosten en doorlooptijd hee het bestuur besloten alleen naar lineaire strategieën te kijken. De risicohouding, investment beliefs, het langere termijn strategische beleid en de doelstellingen van sociale partners en het bestuur voor een evenwichtige transitie zijn als uitgangspunten gehanteerd. Daarnaast is gekeken naar de kosten van het afdekken van risico’s en het opgeven van opwaarts potentieel. Het beschermen van de dekkingsgraad hee impact op alle deelnemers. Het opgeven van opwaarts potentieel hee verschillende impact op de groepen deelnemers. De jongeren zijn juist gebaat bij een hoger rendement, gezien de lange horizon. De ouderen hebben juist baat bij een lager risico. Om deze reden hee het bestuur besloten om het belang in aandelen niet af te bouwen.

Tot het moment van invaren wordt de ontwikkeling van de dekkingsgraad nauw gevolgd en stelt de fiduciair manager tenminste per kwartaal een gevoeligheidsanalyse op om de impact van financiële schokken inzichtelijk te hebben.

5.4.3 Aanpassingen beleggingsbeleid

Oak Pensioen hee , alles afgewogen te hebben, besloten de dekkingsgraad tot het moment van invaren te beschermen door het verhogen van de renteafdekking van 65% naar 80% in 2024. Het bestuur had eind 2022 al besloten de toenmalige dynamische rente-sta el los te laten en de renteafdekking in 2023 vast te stellen op 65%. Dit enerzijds met het oog op het beschermen van de dekkingsgraad tot het moment van invaren, en anderzijds vanwege de gestegen rente en het herverdelen van risico-bronnen in de beleggingsportefeuille. Het bestuur is zich ervan bewust dat met deze aanpassing een deel van het opwaartse potentieel is opgegeven. In de besluitvorming is veel aandacht besteed aan evenwichtigheid. Jongeren zijn immers gebaat bij een zo hoog mogelijk rendement, terwijl ouderen juist baat hebben bij een lager risico. Een daling van de dekkingsgraad tre echter iedereen op het moment van invaren. Oak Pensioen is zich ervan bewust dat het risico op een daling van de dekkingsgraad slechts deels is gereduceerd. De beleggingsportefeuille bevat nog steeds aandelenrisico, kredietrisico en renterisico. Het bestuur hee geoordeeld dat deze risico’s gedurende de periode tot invaren acceptabel zijn.

5.4.4 Strategisch beleggingsbeleid onder de Wtp

In 2023 hee Oak Pensioen een ALM-studie uitgevoerd, waarin onderzoek gedaan is naar de invulling van het beleid in het nieuwe pensioenstelsel, dat het beste past bij de risicohouding van Oak Pensioen. Daarbij zijn eerst de verschillende beleidsonderdelen (waaronder het beleggingsbeleid) afzonderlijk onderzocht. Daarna is geanalyseerd hoe de beleidsonderdelen samen zich verhouden tot de risicohouding van Oak Pensioen.

Op basis van deze ALM-studie, een portefeuilleconstructie studie en vooraf gedefinieerde uitgangspunten is het beleggingsbeleid (de lifecycle) per 1 januari 2026 vastgesteld. Het besluit over het beleggingsbeleid is genomen op basis van onder andere de vastgestelde doelstellingen van Oak Pensioen, de resultaten van het risicopreferentie onderzoek 2022, wetenschappelijke inzichten, met name de lifecycle theorie en uitvoerbaarheid en uitlegbaarheid.

De uitgangspunten die ten grondslag liggen aan het vaststellen van het beleggingsbeleid zijn:

Oak Pensioen biedt een variabele pensioenuitkering aan; Waardevastheid van ingegaan pensioen is daarbij even belangrijk als zekerheid
Oak Pensioen hanteert een projectierendement (RTS), zodat ingegaan pensioen naar verwachting stijgt met de prijsinflatie en de kans op daling beperkt is;
Oak Pensioen spreidt de resultaten in de uitkeringsfase over een periode van 3 jaar, om de volatiliteit van de uitkeringen te beperken;
Oak Pensioen stree naar een jaarlijkse stijging van de ingegane pensioenuitkeringen die op de lange termijn gemiddeld ongeveer gelijk is aan de prijsstijging;
Een daling van de ingegane pensioenuitkeringen in enig jaar met meer dan 2-3% (5% zekerheid) is niet wenselijk.

Overige inzichten die relevant zijn voor het vaststellen van het beleggingsbeleid zijn

Wet- en regelgeving: binnen een spr is het mogelijk om de leenrestrictie op te he en.
De exposure naar zakelijke waarden mag echter niet meer zijn dan 150%.
Oak Pensioen hee de leenrestrictie niet opgeheven, dus de maximale exposure naar zakelijke waarden is 100%.
Verlies-aversie: een euro verlies weegt zwaarder dan een euro winst.

Tot slot zijn vanuit het reguliere beleggingsproces de investments cases en kaderstellingen herijkt, waarbij rekening is gehouden met de toekomstige invulling en richtlijnen onder de spr. In een eerder stadium had het bestuur al afscheid genomen van grondsto en (2022) en de categorie private debt wordt op dit moment opgebouwd. Kredietrisico wordt als aantrekkelijk gezien in termen van diversificatie en risico/rendement. Het maximale strategische percentage dat belegd mag worden in illiquide beleggingen is opgehoogd van 25% naar 30%.

In de ALM-studie is gestart met het bekijken van twee afzonderlijke lifecycles, die voor de asset allocatie (onderscheid tussen zakelijke waarden en vastrentende waarden) en die voor de rente afdekking. Het is immers mogelijk een hoge mate van renteafdekking te realiseren met swaps, terwijl een groot deel van de beleggingsmix is gealloceerd naar zakelijke waarden. Dit betekent dat in eerste instantie twee lifecycles zijn geoptimaliseerd. De combinatie ervan is tot slot bekeken. Met name de kans op het behalen van de ambitie van de sociale partners en het minimaliseren van de volatiliteit van de uitkering hebben een belangrijke rol gespeeld bij het vaststellen van de lifecycles. Op basis van alle analyses zou een verhoging van het risicoprofiel (meer zakelijke waarden) in combinatie met een verhoging van de renteafdekking het beste passen bij de gestelde risicohouding. De ambitiemaatstaf verbetert terwijl de volatiliteitsmaatstaven maar gering toenemen. Toch hee het bestuur besloten, na afweging van de verschillende bronnen voor het vaststellen van de risicohouding, dat een verdere verhoging van de allocatie naar zakelijke waarden niet past bij de risicohouding van de deelnemers. De belangrijkste bron in deze afweging is het RPO geweest.

Op hoofdlijnen is het beleggingsbeleid (de lifecycle) vastgesteld. Met betrekking tot de exposure zakelijke waarden: voor pensioengerechtigden is de mate van exposure naar zakelijke waarden 25%; de zakelijke waarden exposure wordt afgebouwd tussen lee ijd 50 en 68. Met betrekking tot mate van rente afdekking: voor pensioengerechtigden is de mate van rente afdekking 100% (o.b.v. theoretisch rendement).

Voor jongeren is de mate van renteafdekking nagenoeg nihil. De mate van renteafdekking wordt 18 jaar voor de pensioenlee ijd opgebouwd.

Op collectief niveau vertaalt dit zich in een beleggingsmix die voor 56% uit zakelijke waarden

(rendementsportefeuille) bestaat en voor 44% uit risicovrije beleggingen (beschermingsportefeuille).

Gemiddeld over 60 jaar is sprake van 52% zakelijke waarden en 48% risicovrije beleggingen. Het collectieve beleggingsbeleid (de asset allocatie) op het moment van invaren ligt hiermee dicht bij het huidige strategische beleggingsbeleid onder het FTK. De collectieve rente afdekking is in het nieuwe beleggingsbeleid lager (ca 35% afdekking) dan in het huidige beleid (80% afdekking).

Het nieuwe strategische beleggingsbeleid is vastgelegd in het beleidsdocument ‘Lange termijn strategische beleggingsbeleid 2025-2027 Oak Pensioen’.

5.5 Juridische risico’s

5.5.1 Juridische aspecten

In het kader van de Wtp hebben sociale partners van Oak Pensioen de pensioenovereenkomst op 15 november 2023 gewijzigd. De gewijzigde pensioenovereenkomst houdt in dat de nieuwe pensioenregelingen van de deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden worden omgezet in de spr. Dit besluit hebben sociale partners in het transitieplan opgenomen. Dit proces brengt een aantal mogelijke juridische risico’s met zich mee die hieronder staan beschreven. Eventuele negatieve e ecten van het afscha en van de lee ijdsonafhankelijke pensioenopbouw wensen sociale partners te compenseren. Deze compensatie vindt eenmalig uit het vermogen van Oak Pensioen plaats. De peildatum voor de compensatieverlening is 31 december 2025. Degenen die na 31 december 2025 deelnemers van Oak Pensioen worden, hebben geen recht op compensatie.

Sociale partners hebben overwogen dat onder evenwichtigheid niet wordt verstaan dat iedereen allemaal hetzelfde krijgt, maar dat er sprake moet zijn van een eerlijke verdeling. Dit kan leiden tot onzekerheid bij de deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden.

5.5.2 Juridische risico’s en beheersmaatregelen

Juridisch
Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Midden	Laag
Deelrisico Beheersing				O B W
Toezichthouders Periodieke afstemming met toezichthouder/relatiebeheerder, vanuit diverse gremia -Onvoldoende capaciteit -Onduidelijke ‘spelregels’ -Geen goedkeuring ingediende plannen				  
Werken met Good practice DNB				  
DNB: adequate dossiervorming en voortgangsgesprekken				  
AFM: adequate dossiervorming en branchebreed overleg				
Kwalitatief goede en volledige plannen indienen inclusief opinies en reviewverslagen				
Juridische Besluitvorming in lijn met wet- en regelgeving procedures m.b.t. besluitvorming Evenwichtige belangenafweging nadrukkelijk meenemen in besluitvorming				 
Inhoudelijke onderbouwing en notulering besluitvorming				



Juridisch
	Bruto Netto Bereidheid
	Hoog	Midden	Laag
Deelrisico	Beheersing			O B W
	Financiële bu er t.v.b. mogelijke schadeclaims			
Juridische procedures a.g.v. onvoldoende datakwaliteit	Onafhankelijke uitvoering data-analyse en beoordeling van de uitkomsten van de schoningsacties door aangestelde partijen/auditors			
Overeenkomsten niet compliant aan nieuwe situatie	Overleg met uitbestedingspartij Toetsing aan inkoop- en uitbestedingsbeleid			



Juridisch. Risico’s met betrekking tot toezichthouders, contracten (inclusief SLA’s), evenals juridische procedures en klachten over de overgang naar de nieuwe pensioenregeling
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Toezichthouders	Door een nauw proces van afstemming en regelmatig contact en zoveel mogelijk gebruik te maken van best practice en guidelines	Periodieke afstemming met toezichthouder / relatiebeheerder, vanuit diverse gremia, werken met Good practice DNB en kwalitatief hoogwaardige en volledige documentatie (incl. kwantitatieve onderbouwing)	Met genoemde beheersing is Oak Pensioen van mening dat zij voldoende in staat is om te anticiperen op de juridische risico’s. De impact van de wijzigingen blij echter groot, waardoor het netto risico op midden wordt geschat. Oak Pensioen accepteert dit netto risico, met extra monitoring als aanvullende beheersmaatregel.
Juridische procedures mbt besluitvorming	Door een compliant proces van besluitvorming in lijn met wet- en regelgeving	Besluitvorming in lijn met wet- en regelgeving, evenwichtige belangenafweging, inhoudelijke onderbouwing en notulering besluitvorming en het aanhouden van een bu er. De omvang van deze bu er moet nog worden bepaald.
Juridische procedures agv onvoldoende datakwaliteit	Door een proces van onafhankelijke uitvoering van de dataanalyse en beoordeling van de uitkomsten van de schoningsacties door de aangestelde partijen/auditors en het daarmee doorlopen van aantoonbaar beheerste Wtp transitie	Onafhankelijke uitvoering data-analyse en beoordeling van de uitkomsten van de schoningsacties door aangestelde partijen/auditors; zorgvuldig en geheel doorlopen normenkader datakwaliteit
Juridisch. Risico’s met betrekking tot toezichthouders, contracten (inclusief SLA’s), evenals juridische procedures en klachten over de overgang naar de nieuwe pensioenregeling
Risico	Beheersproces	Beheersmaatregel	Risicoweging
Overeenkomsten niet compliant aan nieuwe situatie	Door een proces van sluiten van compliant overeenkomsten met het oog op de werkzaamheden die partijen vóór, tijdens en na de transitie uitvoeren en het toetsen aan het uitbestedings- en inkoopbeleid	Overleg met uitbestedingspartij; toetsing aan inkoop- en uitbestedings-beleid; uitbestedingen zijn conform de wet- en regelgeving vóór de contractering bij DNB gemeld

5.6 Conclusie

Een transitie van deze omvang is uniek in de Nederlandse pensioenwereld. Bij een transitie van deze vorm en omvang kunnen er vele en grote risico’s zijn. De veelvoud aan beheersmaatregelen en rapportages illustreren dit.

Om de transitie succesvol te kunnen doorlopen, accepteert Oak Pensioen dat de bereidheid van sommige risico’s tijdelijk wordt verhoogd, waardoor die in sommige gevallen tijdelijk buiten de gangbare risicobereidheid vallen. In de risicoanalyses is expliciet vermeld of een risico buiten de bereidheid geaccepteerd wordt, of dat aanvullende beheersing nodig wordt geacht. De risicoanalyses en de opzet (voor zover geïmplementeerd), het bestaan en werking van de maatregelen voor risicobeheersing laten over het algemeen geen risico’s hoger dan laag zien. Dit is binnen de risicobereidheid. Oak Pensioen is er van overtuigd dat met deze set aan beheersmaatregelen zij de transitie beheerst en adequaat vorm kan geven.

Deze conclusie over de risicoanalyses en beheersmaatregelen wordt gedeeld door bestuur, de sleutelfunctiehouder risk, en het intern toezicht.

6 Invaren

6.1 Algemeen

Sociale partners hebben in 2022 reeds de intentie tot invaren uitgesproken. In 2023 hebben sociale partners nogmaals bevestigd dat ze een verzoek tot invaren gaan doen. Er zijn geen nieuwe inzichten ontstaan om van deze intentie af te wijken en er zijn ook geen redenen om anders over het invaren te denken. Dit is verder vastgelegd in het transitieplan en de opdracht tot uitvoering.

In dit hoofdstuk wordt toegelicht hoe de financiële overgang van huidig naar nieuwe pensioenstelsel wordt gerealiseerd. Op dit moment kent het pensioenfonds een totaal vermogen, waarbij

een deel gereserveerd is voor de pensioenverplichtingen (dat is de waarde die hoort bij de pensioenaanspraken, inclusief een inschatting voor toekomstige kosten).
een deel betre bestemmingsreserves, die gekoppeld zijn aan een specifiek doel.
een deel betre reserves met als doel om risico’s op te vangen (resultaat op beleggingen, resultaat op kosten, arbeidsongeschiktheid, overlijden, geen premie wel recht ed.).
een deel betre algemene onderdelen, die horen bij het afsluiten van jaarrekening zoals openstaande facturen ed.

Net zoals in het huidige stelsel, hebben deelnemers in het nieuwe stelsel te maken met onzekerheden. Daarom is solidariteit in een pensioenregeling belangrijk. Solidariteit omvat het delen in mooie (financiële) momenten, maar ook om er voor elkaar te zijn als het wat minder goed gaat. Dit is een stukje risicobeheersing die met elkaar gedeeld wordt, zoals bedoeld is in een solidair contract. Dat betekent dat, net als nu, voorzieningen en reserves moeten worden aangehouden. Deze zijn enkel minder omvangrijk dan de bu ers die in de huidige regeling worden aangehouden.

We gaan dit totale vermogen omzetten naar de regels van het nieuwe pensioenstelsel. Wat betekent dit in het kort? De volgende stappen worden doorlopen:

Op basis van de huidige opgebouwde pensioenaanspraken bij de deelnemers wordt het pensioenkapitaal per deelnemer bepaald. Hierbij wordt in de omrekening uitgegaan van sekseneutraliteit.
De noodzakelijke vulling van de diverse aanvullende voorzieningen en operationele reserve worden bepaald. Dit betre het wettelijke minimum vereist eigen vermogen, de kostenvoorziening, de voorziening bij arbeidsongeschiktheid en de operationele reserve. Zie hiervoor ook paragraaf 6.3, waar dit verder is uitgewerkt.
De initiële vulling van de solidariteitsreserve en het benodigde vermogen voor de compensatie wordt van het resterende vermogen onttrokken. Dit conform de afspraken met sociale partners. Zie hiervoor ook paragraaf 6.3.10, waar dit is uitgewerkt.
Het resterende vermogen wordt verdeeld conform de wettelijke standaardmethode.

De minimale dekkingsgraad om te kunnen voldoen aan stap 1, 2 en 3 is 110%.

6.2 Werkwijze invaren

Proces besluitvorming

Alvorens het bestuur een besluit hee genomen over het invaarverzoek van sociale partners, hee het bestuur eerst veelvuldig afstemming gehad met het verantwoordingsorgaan. Daarnaast zijn de sleutelfunctiehouders risicobeheer en actuarieel gevraagd naar hun opinie op dit onderwerp. De opinie hee niet geleid tot beperkingen in de besluitvorming.

Het verantwoordingsorgaan hee vervolgens een unaniem positief advies gegeven op het invaarverzoek.

Sociale partners van Oak Pensioen hebben bij hun besluitvorming uitgebreid aandacht besteed aan de wenselijkheid en de manier van invaren. Oak Pensioen hee in dit traject geparticipeerd. Om tot een oordeel te komen zijn er meerdere berekeningen uitgevoerd. Daarbij is uitgegaan van verschillende prognoses voor de hoogte van de dekkingsgraad en de rentestand op het moment van invaren. Hierbij zijn de resultaten zowel op geboortejaar- als op deelnemer-niveau geanalyseerd. Naast netto-profijtberekeningen zoals omschreven in de wet- en regelgeving zijn in het kader van invaren ook haalbaarheidstoetsen en berekeningen van de vervangingsratio uitgevoerd. Daarnaast is ook naar de uitvoerbaarheid gekeken. Het uitvoeren van twee pensioensystemen is zwaar kostenverhogend. Uitvoering op allerlei gebieden is dubbel (incl.

communicatie-uitingen). Deze kosten drukken op het vermogen van alle deelnemers. Het bestuur vindt dit geen gewenste optie.

Oak Pensioen hee aan de hand van deze onderzoeken en eigen berekeningen een mening gevormd over de evenwichtigheid van het invaren. Het bestuur van Oak Pensioen hee de methoden en de voor- en nadelen van invaren uitgebreid besproken. Op basis hiervan hee het bestuur van Oak Pensioen het besluit genomen om voor de standaardmethodiek te kiezen.

De argumenten voor deze keuze zijn:

dat het bestuur geen bijzonderheden ziet binnen het pensioenfonds om af te wijken van de wettelijke standaard. Dit betekent dat:
- het pensioenfonds aansluit bij de standaardmethode, hetgeen door de wetgever als default is aangewezen;
  - de (verruimde) standaardmethode is gebaseerd op de verdeling van het vermogen op basis van de huidige voorziening pensioenverplichtingen.
  - deze methode is eenvoudiger uitlegbaar in vergelijking met de valuebased-ALM methode (VBA methode)
- in deze methode de overschotten en tekorten verdeeld worden op basis van een vaste indexatie (over maximaal 10 jaar). De standaardmethode wordt toegepast op het resterend vermogen van Oak Pensioen (overschot of tekort) nadat andere doelen conform de voorrangsregels uit het totaalvermogen zijn gehaald (zie de stappen hiervoor bij paragraaf 6.1).
dat Oak Pensioen geen kenmerken hee die vragen om toepassing van de VBA-methode. Om de VBA-methode toe te passen moet bijvoorbeeld sprake zijn van een bijstortverplichting, een hoge dekkingsgraad, onvoorwaardelijke indexatie of andere bijzonderheden in de regeling of het beleid.
dat een belangrijk nadeel van het toepassen van de VBA-methode is dat de uitkomsten afhankelijk zijn van de veronderstellingen. De waardering van het vermogen vindt plaats op basis van modeloptimalisatie en is daarmee minder intuïtief, lastiger uitlegbaar en brengt meer modelrisico’s met zich mee.
dat de standaardmethode enige flexibiliteit biedt bij het verdelen van het onverdeeld fondsvermogen. Het is toegestaan om binnen de dekkingsgraadafhankelijke grenzen het vermogen ook anders te verdelen wanneer dat tot een evenwichtigere verdeling van het onverdeeld vermogen leidt.

Het invaren van de bestaande pensioenaanspraken naar het nieuwe pensioenstelsel ligt naar de mening van het bestuur van Oak Pensioen het meest voor de hand. Om tot dit besluit te komen hebben sociale partners en Oak Pensioen (rekening houdend met de definitieve fonds specifieke kwantitatieve analyses) invaren als evenwichtig beoordeeld. Door middel van de uitgevoerde analyses verkregen inzichten is het bestuur van Oak Pensioen van mening dat invaren uitlegbaar, uitvoerbaar en evenwichtig is. Oak Pensioen volgt hierbij de standaardmethode voor invaren in combinatie met de default spreidingstermijn van 10 jaar. Het bestuur van Oak Pensioen hee voor verschillende spreidingstermijnen inzichtelijk gemaakt wat de impact is op de transitie-e ecten en hoe een afwijking van de norm zou passen binnen het evenwichtigheidskader. Het bestuur is van mening dat het afwijken van de norm niet leidt tot een meer evenwichtige verdeling.

Proces operationeel

De sociale partners van Oak Pensioen hebben besloten om alle rechten en aanspraken van de huidige pensioenregeling per 1 januari 2026 om te zetten naar de persoonlijke pensioenvermogens en collectieve reserves van de nieuwe pensioenregeling. Ook het invaren vergt een gedegen en beheerst proces. Dat start met het verkrijgen van een volledig en juist databestand waarin de aanspraken en rechten van alle (gewezen) deelnemers en uitkeringsgerechtigden zijn opgenomen. In hoofdstuk 8 is beschreven welke stappen Oak Pensioen hee doorlopen om te komen tot een volledig en juist data-extractiebestand voor invaren. Bij het invaren wordt het databestand gemigreerd van het huidige pensioenadministratiesysteem (PPS) naar het nieuwe pensioenadministratiesysteem (Plexus). In dit nieuwe pensioenadministratiesysteem vindt de invaarberekening plaats.

De (gewezen) deelnemers van Oak Pensioen krijgen voorafgaand aan het invaren eind 2025 een (communicatie) bericht van Oak Pensioen met een prognose van het startkapitaal (persoonlijk pensioenvermogen). Deze prognose is gebaseerd op de invaarberekening tegen de verwachte vermogensstand (en dekkingsgraad) op 31 december 2025. Dat is een voorlopig startkapitaal (persoonlijk pensioenvermogen) waarop de deelnemer invaart. Er zijn enkele variabelen die op dat moment nog niet gecertificeerd zijn. Dat is het deelnemersbestand inclusief alle mutaties tot en met 31 december 2025. De andere grote variabele is de gecontroleerde eindstand van de beleggingen per 31 december 2025. Beiden zijn rond juni 2026 naar verwachting definitief. Daarom is gekozen voor de volgende twee stappen:

Voorlopig startkapitaal o Begin januari 2026 wordt daadwerkelijk ingevaren op basis van de daadwerkelijke vermogensstand per 31 december 2025. Verschillen tussen de geprognotiseerde en de daadwerkelijke stand kunnen optreden. Om de kans te verkleinen dat het persoonlijk pensioenvermogen negatief zou moeten worden gecorrigeerd door de definitieve vaststelling in juni 2026, wordt het voorlopige startkapitaal gebaseerd op 99% van wat uit de voorlopige invaarberekening volgt.

o De uitkeringsgerechtigden die op 31 december 2025 reeds een uitkering van ons ontvangen, zullen een ongewijzigde uitkering ontvangen tot juni 2026. De nieuwe (start)uitkeringen per 1 januari 2026 worden pas na het vaststellen van het jaarwerk over boekjaar 2025 vastgesteld. In juni 2026 wordt de definitieve uitkering bepaald voor 2026 (zie volgend punt).

Jaarwerk 2025 gecertificeerd o Nadat Oak Pensioen het jaarwerk 2025 hee afgerond, wordt het voorlopige startkapitaal definitief gemaakt op basis van de dan gecertificeerde vermogensstand en deelnemersbestand (en dekkingsgraad) op 31 december 2025. o De invaarberekening vindt opnieuw plaats en eventuele correcties worden dan doorgevoerd bij alle deelnemers. Eventuele verschillen tussen de geprognotiseerde en de daadwerkelijke stand worden gecorrigeerd bij alle deelnemers. o De bestaande uitkeringsgerechtigden ontvangen dus in de eerste maanden van 2026 een ongewijzigde uitkering. Deze wordt rond juni 2026 aangepast. Dat betekent dat met terugwerkende kracht de juiste uitkering voor 2026 wordt uitgekeerd aan de uitkeringsgerechtigden. De uitkeringsgerechtigden worden minimaal twee maanden voor het aanpassen van de uitkeringen hierover geïnformeerd zodra begin januari 2026 het daadwerkelijk invaren op basis van de daadwerkelijke vermogensstand op 31 december 2025 is verwerkt.

Een onafhankelijke, externe partij toetst het invaren van de huidige regeling.

6.3 Opgebouwde rechten

6.3.1 Vermogen voor MVEV en verplichte reserves

Voor de toedeling aan de (gewezen) deelnemers en gepensioneerden wordt vanuit het totale vermogen het minimaal eigen vermogen, de voorziening operationele risico’s en de solidariteitsreserve afgescheiden. Onder de voorziening operationele risico’s wordt verstaan:

de kostenvoorziening;
de voorziening premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid;
de voorziening toekomstige premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid (IBNR) en  de reserve operationele risico’s.

Voor elk van deze voorzieningen hee Oak Pensioen de initiële hoogte vastgesteld, namelijk:

het minimaal eigen vermogen (MVEV) is gelijk aan 0,8% van de persoonlijke pensioenvermogens

;

de kostenvoorziening bedraagt 3,25% van de technische voorzieningen (op moment van overgang);
de voorziening premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid is gelijk aan de contante waarde van vrijgestelde premies onder Wtp;
de voorziening toekomstige premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid is gelijk aan de som van de risicopremies voor premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid in de twee jaren voorafgaand aan de transitiedatum;
de reserve operationele risico’s is gelijk aan 1,2% van de persoonlijke pensioenvermogens .

Hierbij geldt qua volgorde voor de initiële vulling hetgeen zoals opgeschreven onder paragraaf 6.1.

Onder Wtp is er geen ‘technische voorziening voor risico deelnemers’ meer maar persoonlijke pensioenvermogens. De kostenvoorziening, het MVEV en de reserve operationele risico’s is onder Wtp gekoppeld aan het totale pensioenvermogen.

6.3.2 Methode waardering

De pensioenaanspraken en -rechten worden gewaardeerd volgens de standaardmethode. Bij toepassing van de standaardmethode wordt op grond van de Pensioenwet gebruik gemaakt van de standaardregel. Met behulp van de standaardregel worden de opgebouwde pensioenaanspraken en pensioenrechten omgerekend naar persoonlijke pensioenvermogens in de spr. Daarnaast wordt een deel van het vermogen van een pensioenfonds toebedeeld aan de persoonlijke pensioenvermogens. De waardering van pensioenaanspraken en -rechten vindt aan de hand van de rentestand en UFR op de transitiedatum en de actuariële grondslagen van het fonds zoals vast te stellen per 1 januari 2026 plaats.

6.3.3 Bestuurlijke ruimte

Zoals gezegd gelden er wettelijke eisen aan de wijze hoe het persoonlijke pensioenvermogen bepaald wordt. Hieronder hebben we eerst het wettelijk kader geschetst, waarna we aangeven hoe we hier invulling aan hebben gegeven.

Het persoonlijk pensioenvermogen voor elke deelnemer dient na invaren ten minste gelijk te zijn aan het minimum van:

95% van het kapitaal bij invaren met de standaardmethode; en
de waarde van de technische voorziening.

Als de dekkingsgraad lager is dan 105%, dan mag maximaal 5% van de waarde van de opgebouwde pensioenaanspraken en -rechten worden gebruikt voor:

het vullen van de solidariteitsreserve;
de compensatie voor deelnemers door toekennen van pensioenaanspraken; of
voor het extra toekennen van pensioenrechten aan pensioengerechtigden tot maximaal hun technische voorziening.

Bovenstaande situaties zijn alleen toegestaan wanneer de aanwending van de waarde van de opgebouwde pensioenaanspraken en -rechten is opgenomen in het transitieplan en Oak Pensioen positief advies van het verantwoordingsorgaan hee gekregen.

Wanneer de dekkingsgraad hoger is dan 105%, dan kan er geschoven worden met een deel van het pensioenvermogen om tot een meer evenwichtige verdeling van het onverdeeld vermogen te komen.

Sociale partners en het bestuur van Oak Pensioen hebben de volgende invulling hieraan gegeven.

Dekkingsgraad (DG)	1. Initiele vulling solidariteitsreserve	2. Compensatie uit liggend vermogen	3. Extra toekenning aan deelnemers
DG < 102%	Geen ruimte	Geen ruimte	Geen ruimte
102% <= DG < 107%	Afhankelijk van beschikbaar vermogen tot max. 5% van (huidige) technische voorziening. Verdeling vermogen is 1 : 2 voor vulling sol. Reserve en respectievelijk compensatie	Afhankelijk van beschikbaar vermogen. Verdeling vermogen is 1 : 2 voor vulling sol. Reserve en compensatie	Geen ruimte
107% <= DG < 110%	Afhankelijk van beschikbaar vermogen tot max. 5% van (huidige) technische voorziening.	Volledige compensatie uit liggend vermogen	Geen ruimte
DG >= 110%	5% van (huidige) technische voorziening	Volledige compensatie uit liggend vermogen	Na vulling solidariteitsreserve en verstrekken van compensatie, wordt het resterende vermogen verdeeld over de deelnemers.

Voor het bestuur van Oak Pensioen betekent dit dat :

als de dekkingsgraad hoger is dan 102%, maar lager is dan 110%, sociale partners van Oak Pensioen een verzoek kunnen doen om het vermogen aan te wenden voor initiële vulling van de solidariteitsreserve of compensatie. Dit verzoek is alleen mogelijk wanneer voor initiële vulling alleen het pensioenvermogen wordt aangewend dat niet strekt ter dekking van de technische voorzieningen. Daarnaast mag maximaal 5% van het pensioenvermogen (na initieel vullen van solidariteitsreserve of financieren van de compensatie) worden verschoven tussen de deelnemers, mits dit bijdraagt aan de evenwichtigheid van de

transitie. Het bestuur hee besloten geen gebruik te maken van deze wettelijke ruimte van 5%.

als de dekkingsgraad hoger is dan 110%, om – op verzoek van sociale partners Oak Pensioen – het pensioenvermogen aan te wenden voor initiële vulling van de solidariteitsreserve en compensatie, mits voor initiële vulling alleen het vermogen wordt aangewend dat niet strekt ter dekking van de technische voorzieningen.

Het bestuur van Oak Pensioen hee besloten om het onverdeelde pensioenvermogen dat overblij na het vullen van het Minimaal Vereiste Eigen Vermogen en de Reserve Operationele Risico’s (ROR), en indien 100% van de liggende aanspraken zijn gedekt, te gebruiken voor het vullen van de solidariteitsreserve en het financieren van de compensatie, in een ratio van 1:2.

6.3.4 Compensatiedepot

Om de negatieve e ecten van het afscha en van de lee ijdsafhankelijke pensioenopbouw te compenseren, zijn sociale partners van Oak Pensioen een compensatieregeling overeengekomen. De compensatie-afspraken zijn in hoofdstuk 6 van het transitieplan opgenomen. Wanneer het pensioenfonds over voldoende bu er beschikt, vindt de financiering van de compensatie direct en eenmalig uit het pensioenvermogen op 31 december 2025 plaats en komt daarmee alleen de actieve deelnemers die op dat moment in het pensioenfonds zitten ten goede.

Er is derhalve geen sprake van een compensatiedepot.

6.3.5 Solidariteitsreserve

De solidariteitsreserve is een integraal en belangrijk onderdeel van de nieuwe pensioenregeling. Door middel van de solidariteitsreserve worden financiële mee- en tegenvallers gedeeld. De doelstellingen van de solidariteitsreserve, geformuleerd door sociale partners, zijn:

het beperken van de kans op een daling van een ingegane pensioenuitkering;
het verbeteren van de voorspelbaarheid van het pensioen in de jaren net voor pensionering;
het voorkomen van negatieve pensioenvermogens.

Initiële vulling

De solidariteitsreserve wordt initieel gevuld indien de invaardekkingsgraad hoger dan 102% is, tot een niveau maximaal van 5% van de (huidige) technische voorziening (zie ook 6.3.3.).

Vulling en uitdeling vanaf transitiedatum

Na de transitie groeit het vermogen in de reserve met rendement en door jaarlijkse toedeling vanuit het overrendement van het vermogen buiten de reserve. Deze toedeling bedraagt 5% van het positieve overrendement. De solidariteitsreserve bij Oak Pensioen bedraagt maximaal 7,5% van het totale vermogen. Wanneer het niveau van 7,5% bereikt is, wordt er geen overrendement meer toebedeeld aan de solidariteitsreserve. Het eventuele overschot boven de 7,5% wordt aan alle deelnemers toebedeeld, waarbij rekening wordt gehouden met hun persoonlijk pensioenvermogen en risico-allocatie.

Oak Pensioen zet de solidariteitsreserve in om negatieve vermogens te voorkomen en om dalingen van de uitkeringen zoveel als mogelijk te vookomen. Oak Pensioen hee het maximale budget (spending rule) voor de eerste doelstelling van het beperken van een daling van ingegane pensioenuitkeringen, gelijkgesteld aan 20%. Aangezien wij geen gebruik maken van ophe en leenrestrictie, is de kans op negatieve vermogens ook zeer beperkt.

6.3.6 Overbruggingsplan

De financiële positie van Oak Pensioen is in 2022 dusdanig verbeterd dat geen herstelplan meer hoe te worden ingediend. Daarnaast hee Oak Pensioen niet gekozen voor het transitie-FTK, waardoor er op moment van indiening geen overbruggingsplan van toepassing is.

6.3.7 Transitie-FTK

Het bestuur van Oak Pensioen hee de afgelopen jaren overwogen om gebruik te maken van de verruimde mogelijkheid tot indexatie op grond van de tijdelijke algemene maatregel van bestuur (AMvB). Het bestuur van Oak Pensioen hee op dat vlak echter besloten om vast te houden aan het reguliere indexatiebeleid en geen gebruik te maken van de tijdelijke AMvB. Het pensioenfonds hee dan ook geen gebruik gemaakt van het transitie-FTK

De eis van toekomstbestendig indexeren blij voor Oak Pensioen van groot belang, omdat Oak Pensioen een grote middengroep van actieve deelnemers kent. Vanuit de missie, visie en strategie kan worden gesteld:

De missie van Oak Pensioen is het professioneel en klantgericht uitvoeren van de pensioenregeling.
De bijbehorende visie is dat dit gestoeld moet zijn op solidariteit en collectiviteit nu maar ook voor toekomstige generaties.

Dat betekent dat het bestuur van Oak Pensioen geen reden ziet om tijdelijk af te wijken van het bestaande bestendige beleid. Dat zorgt er ook voor dat op 1 januari 2026 het pensioenvermogen volledig wordt verdeeld conform de wijze zoals beschreven in paragraaf 6.3.3.

6.3.8 Arbeidsongeschiktheidspensioen, premievrije voortzetting en

nabestaandenpensioen

De pensioenregeling van Oak Pensioen kent sinds 31 december 2023 geen nieuwe aanspraken op arbeidsongeschiktheidspensioen. Wel is er sprake van bestaande

arbeidsongeschiktheidspensioenen die uitkerend zijn. Deze volgen nog uit de toekenning op basis van eerdere pensioenreglementen. Deze bestaande aanspraken maken onderdeel uit van de persoonlijke pensioenvermogens.

Onder het nieuwe pensioenstelsel betre de premievrije voortzetting bij arbeidsongeschiktheid de premievrijstelling van de totale pensioenpremie. Dat betekent dat aanspraak bestaat op de reglementaire beschikbare premies en risicodekking. O ewel de pensioenregeling wordt voortgezet rekening houdend met de mate van arbeidsongeschiktheid. Voor het deel premievrijstelling wordt de voorziening premievrijstelling bij arbeidsongeschiktheid aangehouden.

Deze is ten alle tijden gevuld met de contante waarde van de vrij te stellen pensioenpremies. Zolang iemand actief deelnemer is, is de risicopremie voor arbeidsongeschiktheid onderdeel van de totale pensioenpremie. De hoogte van deze opslag in de pensioenpremie bedraagt 5,3% van de bruto pensioenpremie.

De voorziening van het partnerpensioen horende bij het risico na pensioendatum wordt toegevoegd aan de persoonlijke pensioenvermogens van de deelnemers. Hetzelfde geldt voor de omzetting van het bij sommige deelnemers aanwezige opgebouwde partnerpensioen naar pensioenkapitaal. Dat wordt onderdeel van het opgebouwde pensioenkapitaal en hoort bij het risico van overlijden voor de pensioendatum (het zogeheten garantie partnerpensioen).

6.3.9 Uitvoering pensioenovereenkomst

Oak Pensioen gee in de nieuwe pensioenregeling uitvoering aan de pensioenovereenkomst. Voor de uitvoering van de pensioenregeling wordt rekening gehouden met de daarbij geldende wet- en regelgeving. Oak Pensioen houdt in het bijzonder rekening met de gelijke-behandelingswetgeving. Het invaarkapitaal van de opgebouwde pensioenaanspraken en -rechten is onafhankelijk van het geslacht, de bepaling van de pensioenuitkering uit het pensioenkapitaal is onafhankelijk van het geslacht, de toedeling van vergoedingen voor het micro langlevenrisico is onafhankelijk van het geslacht en de uitdelingen uit de solidariteitsreserve zijn onafhankelijk van het geslacht. Zo wordt geborgd dat er in iedere situatieomzettingen van aanspraken naar kapitalen plaatsvinden en in iedere situatie dat er vanuit de collectieve reserve wordt toebedeeld naar individuele pensioenkapitalen, er geen onderscheid wordt gemaakt op basis van geslacht.

6.3.10 Transitie-e ecten en compensatie

De e ecten van de wijziging van de pensioenovereenkomst en de wijze waarop wordt omgegaan met opgebouwde pensioenaanspraken en -rechten zijn bepaald door een

evenwichtigheidsanalyse te maken van de verhouding van de financiële ontwikkeling van individuen bij het ongewijzigd voortzetten van de pensioenovereenkomst onder het huidige pensioenstelsel en het wijzigen van de pensioenovereenkomst naar het nieuwe pensioenstelsel, inclusief het invaren van de opgebouwde pensioenaanspraken en -rechten.

Voor iedere groep “deelnemers” is, indien van toepassing per lee ijdscohort, in kaart gebracht wat de e ecten, zowel kwalitatief als kwantitatief, van de transitie zijn. De uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de transitieberekening, o.a. het gevoerde beleid en de ontwikkeling van financiële markten, zijn bepalend voor de uitkomsten. Daarom beoordeelt het fonds de transitiee ecten onder verschillende economische en financiële scenario’s en hebben het fonds en de sociale partners de gevoeligheden van de deelbesluiten op de transitie-e ecten onderzocht.

Bij de beoordeling van de transitie-e ecten toetst het fonds de verwachte pensioenen, het netto profijt, de UPO bedragen voor en na en onderzoekt het fonds de kans op kortingen en de kans op verhogingen van de ingegane pensioenen. Ten aanzien van de verwachte reële pensioenuitkering hee het fonds in het evenwichtigheidskader vastgelegd dat onder geen van de onderzochte varianten (ten aanzien van de invaardekkingsgraad en de rentestanden) een deelnemersgroep of lee ijdscohort er meer dan 15% op achteruit mag gaan. Bij het vaststellen van deze grens houdt het fonds rekening met schommelingen in de scenariosets.

Voor de evenwichtigheidsbeoordeling van de transitie-e ecten worden de onderstaande maatstaven, in volgorde van prioriteit, gebruikt;

de verwachte uitkeringen in beide stelsels;
het Delta Netto Profijt.

Verwachte uitkeringen

De verwachte uitkeringen (gewogen voor ste tekans en inflatie) vormen de primaire maatstaf voor de beoordeling van de transitie-e ecten. Deze maatstaf is door het bestuur en sociale partners van Oak Pensioen als primaire maatstaf gekozen, omdat deze maatstaf het beste aansluit op de reële economie.

In de onderstaande figuur is de verhouding tussen de uitkering in het nieuwe stelsel (incl.

compensatieregeling) en het huidige stelsel weergegeven. Een verhouding boven de 100% duidt erop dat de deelnemer er in het nieuwe stelsel op vooruit gaat. De evenwichtigheidsnorm van 85% (een daling van 15% van de verwachte uitkering) wordt in deze figuren aangeduid met het lichtrode vlak.

Een pessimistisch scenario is gedefinieerd als het 5% percentiel scenario ( dat wil zeggen in 5% van de gevallen komt het resultaat slechter uit). Het optimistische scenario vertegenwoordigt het 95% percentiel scenario (in 5% van de gevallen komt het resultaat nog beter uit). De scenario’s worden per stelsel berekend waardoor het pessimistisch scenario boven het optimistisch scenario uit kan komen. Dit is het geval voor de deelnemers ouder dan 58 jaar.

Pensioengerechtigden gaan er in een groot deel van de mogelijke scenario’s op vooruit. Dat komt met name door de goede financiële positie van Oak Pensioen, uitgedrukt in de dekkingsgraad. De pensioengerechtigden kunnen bij de huidige dekkingsgraad rekenen op een verhoging van de pensioenaanspraken van ruim 10%. Let op: er heerst onzekerheid over de beschikbare dekkingsgraad op het moment van invaren, daarom is een gevoeligheidsanalyse gedaan.
De groep 35- tot 50-jarigen gaan er naar verwachting in het mediaan scenario niet of nauwelijks op vooruit. Ook niet na compensatie. Als het mee zit gaan deze deelnemers er fors op vooruit. Als het tegenzit kan de uitkering in het nieuwe stelsel lager zijn dan in het huidige stelsel. Bij deze berekening is het naar voren gekomen dat:
- deze deelnemersgroep er niet op vooruit gaat, maar ook niet op achteruit gaat omdat Oak Pensioen een compensatieregeling hee vastgesteld die de nadelige e ecten van de transitie voor deze lee ijdsgroepen adequaat compenseert. De nadelige e ecten ontstaan door het afscha en van de doorsneesystematiek en overgang naar de nieuwe pensioenregeling;
- in het nieuwe stelsel Oak Pensioen met het afbouwen van het beleggingsrisico begint op 50-jarige lee ijd. De allocatie naar risicodragende beleggingen daalt daarna al snel tot onder de allocatie die in het huidige stelsel wordt gehanteerd. Over de resterende carrière van de 35- tot 50-jarigen resulteert dit in beide stelsels in ongeveer dezelfde uitkering.
De jonge deelnemers gaan er in een groot deel van de mogelijke scenario’s op vooruit. Deze groep profiteert over de hele carrière van de lee ijdsafhankelijke toedeling van beleggingsrisico en ervaart geen negatieve e ecten van het afscha en van de doorsneesystematiek.

Gevoeligheidsanalyse dekkingsgraad

De financiering van de transitiedoelen is afhankelijk van de dekkingsgraad en is door sociale partners vastgelegd in de voorrangsregels. Bij een dekkingsgraad van minimaal 102% zijn de transitieafspraken geldig en vaart Oak Pensioen volgens deze afspraken in. Onderstaande figuur toont de verhouding van de verwachte uitkeringen bij een dekkingsgraad van 102%.

De evenwichtigheidsnorm van 85% wordt niet overschreden in het verwachte (mediane) scenario.

Verder zien we dat de positieve transitie-e ecten voor pensioengerechtigden grotendeels verdwenen zijn. De dekkingsgraadafhankelijkheid van de transitie-e ecten wordt verder inzichtelijk gemaakt in de figuur hieronder. Hierbij wordt een evenredige dekkingsgraadverschuiving naar boven inzichtelijk gemaakt.

De dekkingsgraadafhankelijkheid is groter voor oudere deelnemers. Voor deze groep maakt het startkapitaal een groter deel uit van het te behalen uitkeringsvermogen.

Gevoeligheidsanalyse rente

In het huidige stelsel worden pensioenen met een doorsneepremie gefinancierd. Er wordt één premie betaald en iedereen krijgt dezelfde pensioenopbouw. De pensioenopbouw voor een oudere is veel duurder dan de pensioenopbouw voor een jongere omdat het pensioen al eerder in gaat voor die oudere. In feite subsidiëren de jongere actieven de oudere actieven in het FTK.

In de SPR worden de premies individueel toegewezen (iedereen krijgt dezelfde premie), waardoor de subsidie van jong naar oud komt te vervallen. Dit noemen we het afscha en van de

doorsneepremie. Voor een 50-jarige die al jaren in de FTK regeling pensioenpremie betaalt betekent dit dat zijn “pensioenopbouw” de komende jaren lager zal zijn dan wat deze persoon in het FTK zou krijgen. De overgang naar de SPR houdt voor deze persoon en zijn generatiegenoten in dat ze de periode mislopen waarin zij, via de doorsneepremie, gesubsidieerd zouden worden door jongere generaties. De overgang naar de SPR is voor deze oudere actieve in beginsel nadelig. Daar wordt echter voor gecompenseerd. In het basisscenario wordt ca. 3% van de voorziening gereserveerd voor compensatie van de deelnemers die last hebben van de afscha ing van de doorsneesystematiek. Deze compensatie is in de berekening van de transitie-e ecten niet afhankelijk van de rentestand.

Het nadeel van het afscha en van de doorsneepremie is echter wel afhankelijk van de rente. Bij een hoge rente maakt het veel uit over hoe lang het pensioen ingaat (er worden door de hoge rentes immers aanzienlijke risicovrije rendementen verondersteld). Het verschil in kosten voor pensioenopbouw is bij een hoge rente aanzienlijk groter. Dat betekent ook dat het nadeel van het afscha en van de doorsneepremie groter is bij een hogere rente. Aangezien de omvang van de compensatie in dit scenario vast staat op 3% van de TV, en niet meebeweegt met de startrente, is een hoge rente nadelig voor de 50-jarige.

Bij een lagere rente nemen de transitie-e ecten van oudere actieven en gepensioneerden relatief meer af. In deze scenarioset start de rente laag maar loopt de rente in eerste 10 jaar fors op. Binnen de nieuwe regeling wordt dit voor 100% afgedekt, in de huidige regeling is dit positief voor de ontwikkeling van de dekkingsgraad en daarmee het indexatiepotentieel.

Delta netto profijt

Een aantrekkelijke eigenschap van de nieuwe regeling is dat het impliciete beleggingsrisico voor bepaalde lee ijdscohorten kan worden verhoogd, wanneer dit binnen de risicohouding past. De netto profijt maatstaf is geïntroduceerd om een vergelijking van de stelsels te maken, waarbij wijzigingen in het beleggingsprofiel buiten beschouwing worden gelaten. De ingelegde premies en de uitkeringen worden, per stelsel, risiconeutraal gewaardeerd en tegen elkaar afgezet, resulterend in een delta netto profijt maatstaf. Oak Pensioen, gehoord de sociale partners, hee deze maatstaf als secundaire beoordelingsmaatstaf gekozen voor de beoordeling van de evenwichtigheid van de transitie-e ecten. Onderstaande grafiek toont het delta netto profijt.

De uitkomsten op basis van netto profijt laten zien dat:

voor een groot deel van de populatie sprake is van een verbetering (de rode lijn). Deze verbetering geldt ook voor de oudere deelnemers;
het delta netto profijt van de groep pensioengerechtigden als gevolg van het compenseren van de groep 35-60 jarigen minder positief wordt. Dat komt omdat een deel (3% van de Technische Voorziening) van de bu er die over is bij invaren wordt ingezet om het afscha en van de doorsneepremie te compenseren;
ook na compensatie er nog een beperkte groep (35 tot 60 jaar) overblij waarbij sprake is van een negatief delta netto profijt. Ten opzichte van de variant zonder compensatie (blauwe lijn) is er sprake van een duidelijke verbetering voor de deelnemers vanaf 35 jaar.

Sociale partners hebben uit de uitkomsten afgeleid dat de combinatie van invaren en de compensatiemaatregel tot een voor alle deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden evenwichtige verdeling leidt. Vrijwel alle deelnemers gaan er naar verwachting op vooruit.

Compensatie

Het afscha en van de lee ijdsonafhankelijke pensioenopbouw leidt tot een nadeel voor een deel van de deelnemers van Oak Pensioen. Voor die deelnemers waarbij de positieve e ecten van de transitie naar de nieuwe pensioenregeling niet (volledig) de negatieve e ecten van het afscha en van de lee ijdsonafhankelijke pensioenopbouw compenseren, wensen sociale partners deze zoveel mogelijk te compenseren.

Sector Meubel en sector Houthandel hebben Oak Pensioen de opdracht gegeven om voor deze deelnemers een compensatie toe te kennen, op de navolgend beschreven wijze. Sociale partners wensen dat een eventuele achteruitgang in pensioen als gevolg van de overgang naar de nieuwe pensioenregeling voor bestaande deelnemers zo veel als mogelijk wordt gecompenseerd. Daarbij geldt dat:

de compensatieregeling voor zowel deelnemers als ook voor arbeidsongeschikte deelnemers geldt;
de compensatie binnen de pensioensfeer wordt afgehandeld;
de compensatie wordt gefinancierd uit het fondsvermogen en in één keer op de transitiedatum 31 december 2025 afgerekend ;
het uitgangspunt is dat de vaststelling per lee ijdscohort van één jaar plaatsvindt;
de hoogte van de compensatie bepaald wordt aan de hand van het tekort dat voor de deelnemers ontstaat als gevolg van de overgang naar de nieuwe pensioenregeling en het afscha en van de doorsneepremiesystematiek. De hoogte van het tekort als gevolg van het afscha en van de doorsneesystematiek is rentegevoelig en is op basis van de marktrente per 31 december 2022 geschat op ongeveer € 118 mln (circa 3% van de technische voorziening op dezelfde meetdatum).

Financieringsplan gemaakte afspraken naar bron

De compensatie wordt gefinancierd uit het pensioenvermogen. De financiering vindt direct en volledig plaats uit het pensioenvermogen op 31 december 2025, mits Oak Pensioen over voldoende bu er beschikt. Oak Pensioen hee voorrangregels vastgesteld voor de verdeling van het vermogen bij invaren:

de verplichte operationele reserve en het minimaal vereiste eigen vermogen worden te alle tijden gevuld met 2% van de de persoonlijke pensioenvermogens;
kortingen bij invaren worden zoveel mogelijk voorkomen. Bij een dekkingsgraad van 102% heroverweegt het fonds de transitiebesluiten en is het in een uiterste geval zelfs mogelijk de invaardatum te verlaten. Dit sluit aan bij de doelstelling dat huidige werknemers er niet op achteruit mogen gaan.
bij een dekkingsgraad groter dan 102% blijven de invaarbesluiten gelden en wordt de ruimte boven 102% verdeeld over het financieren van de compensatieregeling en de solidariteitsreserve (in een ratio van 2:1, waarbij compensatie de hoogste prioriteit hee ). De solidariteitsreserve wordt bij aanvang met maximaal 5% gevuld.
het resterend vermogen (na het vullen van de reserves en de compensatie voor het afscha en van de doorsneesystematiek), wordt over de persoonlijke pensioenkapitalen verdeeld, gebruikmakend van de standaardmethode voor invaren met een spreidingstermijn van 10 jaar.
inherent aan de methodiek is dat deelnemers die na 1 januari 2026 toetreden tot het pensioenfonds niet worden gecompenseerd.

Als de dekkingsgraad op moment van invaren tussen de 102% en 107% ligt, is er niet voldoende vermogen om alle deelnemers volledig te compenseren voor het afscha en van de doorsneesystematiek. Oak Pensioen hee besloten dat de beschikbare ruimte in deze situatie conform de onderstaande sta el wordt verdeeld.

De e ecten van de compensatie zijn berekend op de drie maatstaven voor de evenwichtigheidsbeoordeling. Hierbij is rekening gehouden met de initiële vulling van de solidariteitsreserve, de invulling van andere beleidscomponenten en fondsspecifieke grondslagen voor de ontwikkeling van het bestand.

Sociale partners zijn van mening dat door de hoogte en de vorm van de compensatie het maximaal haalbare is gedaan om de huidige deelnemer en arbeidsongeschikte deelnemers te compenseren voor het afscha en van de lee ijdsonafhankelijke pensioenopbouw.

De wijze waarop de compensatie wordt gefinancierd (uit het pensioenvermogen), is meegewogen vanuit evenwichtigheid. Hierbij hee het bestuur in de afweging vanuit evenwichtigheid resultaten van berekeningen zowel op geboortejaar als op type deelnemer (actief en uitkeringsgerechtigde) meegewogen. De uitkomst is dat financiering van de compensatie via het pensioenvermogen passend is in combinatie met de keuze om de solidariteitsreserve initieel te vullen. Daarom dat in de afspraken ook een koppeling is gemaakt tussen vulling solidariteitsreserve en compensatie.

6.3.11 Evenwichtigheid

Oak Pensioen is van oordeel dat de wijze waarop de opgebouwde pensioenaanspraken en rechten middels een collectieve waardeoverdracht in de nieuwe pensioenregeling worden ingevaren en de wijze van compenseren op een evenwichtige manier zal geschieden voor de bij het pensioenfonds betrokken deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraakgerechtigden, de pensioengerechtigden en de werkgevers zich op evenwichtige wijze vertegenwoordigd voelen als bedoeld in artikel 105 lid 2 Pensioenwet. Oak Pensioen hee beoordeeld dat:

er wordt voorkomen dat de e ecten van de voorgenomen wijzigingen ten aanzien van het pensioen als geheel tot onevenwichtig nadeel zou leiden;
de datakwaliteit ten aanzien van de transitie en invaren correct is;
de fondsorganen tijdig en juist geïnformeerd zijn over de overwegingen die ten grondslag liggen aan het invaarbesluit en de verwachte gevolgen van het invaarbesluit voor de deelnemers.

De evenwichtigheid van de transitie als geheel wordt beoordeeld aan de hand van het evenwichtigheidskader waarbij de onderstaande normen zwaar wegen.

1. De transitie-e ecten worden evenwichtig verdeeld. Evenwichtige verdeling betekent:  dat er zo min mogelijk herverdeling plaatsvindt tussen de deelnemers;

dat gemiddeld per lee ijdscohort een vergelijkbaar e ect wordt geaccepteerd (positief danwel negatief). Wellicht ten overvloede, maar dit is dus niet gelijk aan evenredig per deelnemer.;

De transitie-e ecten zijn inzichtelijk gemaakt voor drie maatstaven; de reële uitkering, het netto profijt en de UPO bedragen. De e ecten voor de drie deelnemersgroepen ((gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden) zijn door het fonds en sociale partners tijdig inzichtelijk gemaakt en de verschillende deelbesluiten die impact kunnen hebben op de transitie-e ecten zijn onderzocht. Het fonds en sociale partners hebben de e ecten als evenwichtig beoordeeld. De bu er wordt op een evenwichtige manier verdeeld, zonder herverdelingsmechanismen te gebruiken.

Het vullen van de solidariteitsreserve en het financieren van de compensatie uit het liggende vermogen is naar de mening van het bestuur en sociale partners evenwichtig. Hierbij is gekeken naar het e ect op de (gewezen) deelnemers in de opbouwfase versus de uitkeringsgerechtigden in de uitkeringsfase. Daarnaast is gekeken naar de e ecten en de kosten en baten van de solidariteitsreserve op de lange termijn, om te beoordelen hoe dit beleid uitpakt over generaties heen. Ook in dit geval is het bestuur van mening dat deze invulling van beleid evenwichtig is.

Deelnemers en pensioengerechtigden mogen er naar verwachting niet meer dan 15% op achteruit gaan, rekening houdend met de gevoeligheidsanalyses.

De gevoeligheidsanalyses in paragraaf 6.3.10 tonen aan dat de verwachte reële uitkeringen in het nieuwe stelsel voor de gemiddelde maatmensen niet lager uitkomen dan 85% van de verwachte reële uitkeringen in het huidige stelsel. In het basisscenario is de verwachte reële uitkering in het mediaan scenario in het nieuwe stelsel hoger dan de verwachte reële uitkering uit de huidige regeling.

De transitie-e ecten komen er voor de nieuwe regeling het minst gunstig uit bij een hoge rente. In de gevoeligheidsanalyses is de compensatielast bij invaren gelijk gehouden. Als de rente na de transitie met 2% punt toeneemt en over de hele horizon hoog blij , kunnen deelnemers in de lee ijdsgroep 40 tot 55 jaar in het nieuwe stelsel een 5% lagere uitkering realiseren. Bij deze rentestand is de pensioenopbouw in het FTK stelsel goedkoper waardoor er in veel scenario’s ruimte is om volledig te indexeren.

Onder deze omstandigheden vindt Oak Pensioen een verlaging van de verwachte pensioenuitkeringen uitlegbaar en evenwichtig in het licht van de eerste doelstelling, zo min mogelijk herverdeling.

6.3.12 Evenwichtigheid invaardekkingsgraad

De invaardekkingsgraad waarbij aan alle transitiedoelstellingen kan worden voldaan is 110%. Bij dit niveau kunnen, op basis van een inschatting van de compensatielast, de volgende doelen worden gefinancierd:

het minimaal eigen vermogen en de reserve operationele risico’s zijn volledig gevuld; hierbij is de kostenverhoging hoger dan regulier vastgesteld ter dekking van kosten als gevolg van de nasleep van de transitie.
de solidariteitsreserve hee de gewenste hoogte van 5%; deze hoogte is bepaald in simulatieberekeningen waaruit bleek dat bij deze hoogte de toepassing van de reserve optimale resultaten gee .
de toedeling van het vermogen aan de (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden, inclusief de compensatie voor het afscha en van de doorsneesystematiek leiden ertoe dat de

(verwachte) pensioenuitkering voor geen van de (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden daalt en dat de verwachte pensioenuitkering inclusief compensatie voor alle lee ijdscohorten meer dan 100% bedraagt van dat in de huidige regeling. Bij een rentedaling of -stijging van 1% of een daling van de dekkingsgraad naar 102% of een stijging naar 138% wordt hieraan voor het grootste deel van de populatie nog steeds voldaan.

Oak Pensioen is van oordeel dat bij een dekkingsgraad gelijk aan of hoger dan een invaardekkingsgraad van 102%, een evenwichtige transitie gewaarborgd is.

7 Communicatie

Oak Pensioen is zich ervan bewust dat de gewijzigde pensioenregeling en de besluiten zoals vastgelegd in het transitieplan impact kunnen hebben op groepen deelnemers, gewezen deelnemers, andere aanspraak- en pensioengerechtigden. Met duidelijke en tijdige communicatie willen we onze deelnemers maximale grip en houvast bieden, vóór, tijdens én na transitie.

Oak Pensioen hee een communicatieplan in het kader van de Wtp vastgesteld. In dit plan legt Oak Pensioen schri elijk vast op welke wijze de informatieverstrekking aan de deelnemers, gewezen deelnemers, aanspraakgerechtigden en pensioengerechtigden plaatsvindt. Daarbij hebben we oog voor

Kenmerken van onze deelnemers en werkgevers;
Verschillende situaties waar deelnemers mee te maken krijgen;
Verschillende boodschappen die we willen meegeven;

Daarnaast willen we ook graag weten of onze communicatie e ectief is. Daarvoor hebben we onszelf doelstellingen meegegeven.

Om de communicatie op een e ectieve wijze vorm te geven hee Oak Pensioen een planning van de communicatie-uitingen opgenomen. De planning ziet er als volgt uit:

Kwartaal 3 2024	Kwartaal 4 2024	Kwartaal 1 2025	Kwartaal 2 2025
Stap 1: Implementatieplan ingediend	Webinar Nieuwe regels voor pensioen	Kennismeting 2
LinkedIn post ‘Implementatieplan ingediend’		Jaaropgave plus specificatie huidige regeling
Magazine Nu voor Later	Animatie Nieuwe regels voor pensioen
UPO 2023

Kwartaal 3 2025	Kwartaal 4 2025	Kwartaal 1 2026	Kwartaal 2 2026	Kwartaal 3 2026
Start communicatie ‘Deelnemers met extra aandacht tijdens de overgang’ (zie 4.2)	Stap 2: Inzicht in je pensioenbedragen vooraf	Stap 3: Ingang nieuwe regeling	Stap 4: Inzicht in je bedragen achteraf	UPO 2025*
UPO 2024		Jaaropgave plus specificatie huidige regeling	Specificatie uitkering nieuwe regeling
		Kennismeting 3	Kennismeting 4

Voor verdere verdiepingen verwijzen wij naar ons communicatieplan Wtp.

8 Data en datakwaliteit

8.1 Beschikbaarheid data

De beschikbaarheid van data speelt een cruciale rol in het hele traject rond de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel. Voor, tijdens en na de Wtp-transitie moet de data beschikbaar zijn op die momenten die relevant zijn voor de procesgang van Oak Pensioen.

8.1.1 Voor transitie

Oak Pensioen hee sinds 2021 haar pensioenuitvoering bij TKP ondergebracht. Sinds 2021 worden data door deelnemers, werkgevers en externe bronnen (o.a. SUAG, BRP) aan TKP aangeleverd en door TKP verwerkt. Er is daarmee sprake van een dataconversie per 1-1-2021. Anders gezegd: Oak Pensioen beschikt over een volledige dataset sinds 2021 binnen TKP. Deze is bruikbaar voor geautomatiseerde data-analyses, data-profiling en deelwaarnemingen.

De historische data zijn beschikbaar in databases en pdf-bestanden. Dit betre en veelal statische data, voor raadpleegtoepassingen. Oak Pensioen beschikt tevens over een externe data escrow, waar zowel historische databestanden als actuele databestanden worden bewaard. De actuele databestanden worden periodiek ververst.

Voorafgaand aan de transitie is een uitgebreide inventarisatie gemaakt van de bestaande data, het kritieke karakter daarvan en de bijbehorende kwaliteit. Deze analyse zorgt ervoor dat essentiële informatie beschikbaar is en adequaat kan worden geïntegreerd in het nieuwe systeem.

8.1.2 Tijdens transitie

Tijdens de feitelijke transitie worden data volgens de drie stappen van ETL (Extract, Transformatie, Load) overgeheveld naar het nieuwe systeem.

Extract: de data worden systematisch onttrokken uit het huidige systeem.
Transformatie: de ‘routekaart’ van oud naar nieuw, de data worden toegewezen aan en getransformeerd volgens het formaat van het nieuwe systeem.
Load: de output uit de Transform-stap wordt ingeladen in het nieuwe systeem.

Gedurende de transitiefase monitort Oak Pensioen nauwgezet de voortgang, op basis van gesprekken met en rapportages van TKP, om ervoor te zorgen dat de data tijdig, volledig en juist overgaan naar de nieuwe administratie. De transitie vindt plaats op basis van een migratieplan dat door TKP is opgesteld en door het fonds is geaccordeerd waarin nadrukkelijk ook randvoorwaarden gesteld worden inzake de get en stay clean werkzaamheden volgens het vastgestelde plan van aanpak datakwaliteit. Belangrijk hierbij is dat de te doorlopen stappen voorzien in aansluitingscontroles en controles op volledigheid en juistheid. Zo kan Oak Pensioen de kwaliteit monitoren en blijven borgen. Ook voorziet het draaiboek onder andere in het maken van conversiebestanden, de omgang met uitval, back-up procedures en een procedure voor gegevensbescherming. Daarnaast gaat het bestuur ook acceptatiecriteria stellen. Deze

acceptatiecriteria worden gemonitord op basis van voortgangs- en risicorapportages. Ook zal Oak Pensioen opdracht geven tot een assurance rapportage (AUP/COS4400), ten behoeve van een aantoonbare aansluiting van de eindstand en de beginstand. Tot slot zullen de sleutelfunctiehouders tijdig controle plannen opstellen en deze ten uitvoer brengen.

8.1.3 Na transitie

Na de transitie wordt de focus verlegd naar het handhaven van optimale databeschikbaarheid en het beheersen van risico’s op de lange termijn. Oak Pensioen hee de ambitie om datakwaliteit onverminderd voort te zetten, te borgen en te monitoren. Dit betekent dat voorafgaand aan het invaren fase 1 en 2 van het kader datakwaliteit opnieuw worden doorlopen met in achtneming van de nieuwe regeling, en in het eerste jaar na het invaren ook fase 3 en 4 nogmaals worden doorlopen. Oak Pensioen maakt afspraken met TKP over op te leveren rapportages en uit te voeren interne audits op het gebied van datakwaliteit.

8.2 Risicoanalyse datakwaliteit

Oak Pensioen hee continu oog voor de risico’s en beheersing rondom datakwaliteit. Hieronder staat de wijze beschreven waarop Oak Pensioen de datakwaliteitsrisico’s voor, tijdens en na de transitie in kaart hee gebracht, inclusief de beheersing daarvan. Dit verliep in een aantal stappen waarin achtereenvolgens de relevante risicofactoren voor Oak Pensioen zijn geïnventariseerd, waaronder het aanwezige datakwaliteitsraamwerk, en is bepaald welke specifieke deelnemersrisico’s onderkend worden die voortkomen uit de aard van Oak Pensioen, de regeling en de deelnemerspopulatie. Op basis van deze inventarisatie hee een risicobeoordeling plaatsgevonden per KDE. KDE’s zijn de elementen die in de pensioenadministratie als essentieel worden beschouwd om te komen tot een juiste en volledige berekening van aanspraken.

De risicoanalyses hebben voor een deel plaatsgevonden in samenwerking met TKP, door middel van workshops, overleggen en rapportages.

8.2.1 Voor transitie

Oak Pensioen hee voorafgaand aan de transitie een risicoanalyse op datakwaliteit uitgevoerd, waarbij Fase 2 van het Kader Datakwaliteit van de Pensioenfederatie het uitgangspunt is geweest. In de navolgende paragrafen staan de uitgevoerde stappen omschreven.

8.2.1.1 Risico-inventarisatie

Risico-indicatoren pensioenuitvoerder TKP

Op basis van de karakteristieken en historie van Oak Pensioen, zijn eerst de risico’s met betrekking tot TKP in kaart gebracht. Kenmerken die zorgen voor complexiteit, betre en:

definitie pensioengevend loon verschilt tussen de verschillende sectoren;
bestaan van twee regelingen binnen Oak Pensioen;
doorlopen van de transitie en consolidaties in het verleden (zie ook risicovolle events);  verschillende wijzen van gegevensaanlevering in het verleden;  administratie van 58+-regeling.

Daarnaast zijn er kenmerken die de complexiteit verlagen, namelijk:

vanaf 2021 zijn er geen overgangsregelingen meer;
de uitgevoerde datacontroles op verschillende momenten in het verleden (zie ook risicovolle events);
de uniforme Pensioenaanlevering (UPA) sinds 2021;
de doorlopen dataschoningstrajecten door TKP;
de vereenvoudiging pensioenregeling op enkele onderdelen, waaronder afscha ing van de WIA-excedentregeling en het terugbrengen van het aantal verlofsoorten.

Aan de risico’s gerelateerde KDE’s hebben betrekking op arbeidsongeschiktheid, salariscomponenten, aanspraken en waardeoverdrachten Datakwaliteitsbeheersingsraamwerk.

Een tweede stap in de risico-inventarisatie betrof de beoordeling van het datakwaliteitsraamwerk. Hierbij is gekeken naar het datakwaliteitsbeleid en het correctie- en herzieningenbeleid van het fonds, de aansluiting op het beleid van TKP en de uitvoerbaarheid door TKP.

Risicovolle events

Oak Pensioen hee een inventarisatie gemaakt van alle events die zich sinds het bestaan van Oak Pensioen hebben voorgedaan, die mogelijk invloed hebben op de kwaliteit van de data. Op hoofdlijnen zijn de uitkomsten:

Risicovolle events Risico’s			Beheersing
Overgang van uitvoerder / administratiepakket
Wijziging administratiepakket (van PBS naar Maia (2013))		-Mogelijke fouten in de overgang en implementatie -Mogelijke fouten in de oude administratie	Uitgevoerde standenvergelijking
Transitie Syntrus Achmea naar Centric (2018)			Externe datacontroles
Transitie Centric naar TKP (2021)			COS 4400-rapportage

Aanlevering werkgevers
Werkgeversportaal (verlofcomponenten, tot 2020))		-Ontbrekende verlofgegevens -Onvolledige of onjuiste aanlevering door werkgever -Onjuiste inrichting bij werkgever	Accountantscontroles
Pensioenaangi e (20162020)			Controlequery’s (plausibiliteit)
UPA			Testwerk

Wijziging regeling
Aanpassing pensioenlee	ijd	-Onjuiste omzetting -TWK-mutaties -Onjuiste aanlevering	Changemanagementproces
Kleine pensioenen			Automatische periodieke controles
Overig			Standaardisatie

Overgekomen werkgevers en pensioenfondsen
Samengaan met andere Onjuiste omzetting fondsen			Audits en datakwaliteitsonderzoeken
Collectieve waardeoverdracht			COS 4400

Gerelateerde KDE’s van de risicovolle events hebben betrekking op arbeidsongeschiktheid, salariscomponenten, aanspraken, waardeoverdrachten en afkoop.

Klachten en incidenten

Van alle klachten en incidenten die zich de afgelopen jaren hebben voorgedaan, hee Oak Pensioen in kaart gebracht of deze klachten en incidenten in relatie stonden met datakwaliteit. En zo ja, welke KDE’s hierbij zijn geraakt. Hier is het naar voren gekomen dat zich geen klachten of incidenten hebben voorgedaan die aanleiding zijn geweest voor het tre en van aanvullende structurele maatregelen rondom datakwaliteit. Gerelateerde KDE’s van de klachten en incidenten hebben betrekking op arbeidsongeschiktheid, salariscomponenten, data ingang en einde deelname, status en aanspraken.

Tijdshorizon

Het inventariseren van de risicovolle events hee Oak Pensioen inzicht gegeven in de momenten waarop impactvolle wijzigingen hebben plaatsgevonden, maar ook in welke beheersing er op de verschillende momenten hee plaatsgevonden. Deze inventarisatie hee het uitgangspunt gevormd voor de vaststelling van de tijdshorizon: de periode waarover data-analyses en deelwaarnemingen, als gevolg van de risicoanalyse, zijn uitgevoerd met in achtneming van de periode voor samengaan van de oorspronkelijke pensioenfondsen Houthandel en Meubel. In 2012 is door Syntrus Achmea een Quinto-Ponderzoek onder alle fondsen uitgevoerd. Vervolgens is in 2016 door Novisource een Oakspecifiek dataonderzoek doorlopen. De resultaten van deze onderzoeken zijn vastgelegd. Op basis van het Oak-specifiek dataonderzoek hee Oak Pensioen het tijdshorizonmoment vastgesteld op 2016.

Deelnemersrisicoindicatoren (DRI’s)

Oak Pensioen hee in kaart gebracht welke indicatoren (mutatiesoorten, gegevenssoorten) voor deelnemers een verhoogd risico op het gebied van datakwaliteit met zich meebrengen, de zogenoemde deelnemers-risico-indicatoren (DRI’s). Hierbij is gebruik gemaakt van de lijst uit het Kader Datakwaliteit, aangevuld met indicatoren die voortkomen uit de aard van Oak Pensioen, de pensioenregeling en de deelnemerspopulatie. Er is bekeken welke DRI’s relevant zijn voor de datakwaliteit, hoe vaak deze DRI’s voorkomen in de pensioenadministratie en welke combinaties van DRI’s er zorgen voor complexiteit. In nauwe samenwerking met TKP is Oak Pensioen gekomen tot een overzicht van 32 DRI’s en vijf combinaties van DRI’s die voor extra complexiteit zorgen. Deze DRI’s hebben onder andere betrekking op arbeidsongeschiktheid, meerdere dienstverbanden, echtscheidingen, waardeoverdrachten, verlofcomponenten en het samengaan met andere pensioenfondsen.

8.2.1.2 Risicobeoordeling

De resultaten uit de bovenstaande risico-inventarisatie zijn gebruikt voor de beoordeling van de risico’s op KDE-niveau. Oak Pensioen hee 76 KDE’s geïdentificeerd. Voor deze KDE’s zijn in totaal 109 risico’s onderkend waarbij 194 controls zijn vastgesteld en ingericht. Voor elke KDE is vastgesteld:

welk risico zich bij het betre ende KDE kan voordoen;
inschatting van het bruto risico;
e ectiviteit van de bestaande en geïmplementeerde beheersmaatregelen, en gegevensgerichte werkzaamheden en;  inschatting van het netto risico.

De beheersmaatregelen op de risico’s voor de KDE’s zijn talrijk en liggen op het gebied van automatische aanlevering, ingebouwde plausibiliteits- en volledigheidscontroles, periodieke controlequery’s, vierogen-principe, testwerk en externe assurance. Daarnaast wordt rekening gehouden met het gegeven dat deelnemers of werkgevers contact opnemen met Oak Pensioen in geval van onjuiste brondata op communicatie-uitingen. Het netto risico per KDE is afgezet tegen de risicobereidheid (zie paragraaf 8.4). Voor 71 KDE’s zijn geen risico’s vastgesteld die buiten de risicobereidheid vallen. Voor vijf KDE’s vallen de netto risico’s buiten de risicobereidheid. Het betre de volgende KDE’s, met vermelding van de geïdentificeerde risico’s:

KDE	Risico
Einddatum deelname regeling	Werkgever levert geen gegevens aan
Datum eerste ziektedag	Gegevens die UWV aanlevert zijn niet juist en/of tijdig
KDE	Risico
Einddatum arbeidsongeschiktheid	UWV levert gegevens te laat aan waardoor de deelnemer op het invaarmoment niet krijgt waar hij recht op hee (TWKmutaties)
Mate van arbeidsongeschiktheid	Als gevolg van achterstanden bij het UWV wordt de mate van AO voorlopig te hoog (100%) toegekend
Salariscomponenten	-Onjuiste en/of onvolledige aanlevering en/of registratie van het pensioengevend salaris. -Werkgever levert geen gegevens aan.

Hoewel bovengenoemde risico’s buiten de directe invloedsfeer van Oak Pensioen en TKP liggen, ziet Oak Pensioen mogelijkheden voor beperkte, aanvullende beheersmaatregelen. Vanuit datakwaliteitsoogpunt worden de bovengenoemde netto risico’s geaccepteerd. Wel zal Oak Pensioen in samenspraak met TKP operationele maatregelen tre en om gegevensaanlevering vanuit werkgevers te verbeteren. De restrisico’s rondom arbeidsongeschiktheid zullen zijn gekwantificeerd waardoor de operationele reserve kan worden ingezet om eventuele verschillen op te lossen.

8.2.1.3 Vervolgonderzoeken

Op basis van de risico-inventarisatie en -beoordeling hee Oak Pensioen vastgesteld welke activiteiten er nodig zijn om te komen tot een aantoonbare datakwaliteit ten behoeve van het invaren, en welke kenmerken, bijzonderheden en indicatoren in deze activiteiten betrokken moesten worden. Het betre :

Data profiling controles over alle KDE’s binnen de gehele populatie, waarbij de data worden gecontroleerd op:
- compleetheid (ontbrekende relevante waardes);
- juistheid (juiste datatype, validiteit); o verwachte domeinwaarden; o data distributie (verdeling van de data).
Generieke data-analyses (op basis van verwachte uitkomsten en toegestane afwijkingen);
Specifieke data-analyses (op basis van de uitkomsten van de risicobeoordeling en de bovengenoemde data-analyses);
Deelwaarnemingen (een volledige doorrekening van de aanspraken voor deelnemers uit vastgestelde risicogroepen).

Deze analyses hebben dataconstateringen opgeleverd die opgelost dienen te worden. Onderdeel van het oplossen is het analyseren wat de oorzaak van een dataconstatering is en/of er herstel dient plaats te vinden. Ook wordt er gekeken of er mogelijk structurele dataproblemen zijn. Tot dusver zijn er geen vermoedens van structurele dataproblemen die aanvullende onderzoeken vragen. Het bestuur blij het oplossen van de dataconstateringen (get clean) en het borgen van de datakwaliteit (stay clean) activiteiten nauwgezet volgen.

8.2.2 Tijdens transitie

Verwijzend naar het ETL-proces (zie hoofdstuk 8.1.2) worden de onderstaande datakwaliteitsrisico’s onderkend die zich gedurende de Wtp-transitie kunnen voordoen:

Extract:

data zijn niet beschikbaar of toegankelijk tijdens de extractie uit het oude systeem;  data worden niet volledig, juist en /of tijdig geëxtraheerd uit het oude systeem;  data worden onvoldoende veilig geëxtraheerd (ongeoorloofde toegang).

Transformatie:

data zijn niet beschikbaar of toegankelijk tijdens de transformatie;
data worden niet volledig meegenomen in de transformatie;
data worden onvoldoende veilig getransformeerd (ongeoorloofde toegang);
data worden onjuist getransformeerd, waardoor de integriteit van de data niet zeker is;  data zijn niet meer actueel als gevolg van tussentijdse aanpassingen.

Load:

data zijn niet tijdig beschikbaar of toegankelijk tijdens de load-fase;
data worden niet volledig ingeladen in het nieuwe systeem;
data worden onjuist ingeladen, waardoor de integriteit van de data niet zeker is;
data worden onvoldoende veilig ingeladen in het nieuwe systeem (ongeoorloofde toegang).

Beheersing

Als beheersing op de bovenstaande risico’s hebben Oak Pensioen en TKP de volgende beheersmaatregelen getro en:

de Wtp-transitie wordt uitgevoerd op basis van een migratieplan. Dit migratieplan is door TKP opgesteld. TKP rapporteert tevens over de voortgang hiervan. Oak Pensioen monitort deze voortgang nauwgezet.
Het bestuur zal acceptatiecriteria stellen en volgt deze nauwgezet op basis van voortgangs- en risicorapportages;
TKP gebruikt tooling voor het transformatieproces. Een geautomatiseerd proces beperkt de kans op fouten;
TKP voert uitgebreide tests en proefconversies uit om vooraf eventuele bijzonderheden en knelpunten te signaleren en verhelpen. De transitie zal hiermee soepeler doorlopen kunnen worden;
de SFH-ers stellen controleplannen op en brengen deze ten uitvoer;
door middel van een assurance-rapportage wordt de aansluiting tussen eindstand (Extract) en beginstand (Load) aangetoond, waarmee juistheid en volledigheid geborgd zijn.

Risicoweging

De impact van onvoldoende datakwaliteit is hoog en de fase van de feitelijke transitie is daarin cruciaal. Met de getro en beheersmaatregelen door Oak Pensioen en TKP is Oak Pensioen van mening dat het risico sterk wordt ingeperkt. Oak Pensioen schat het netto risico in op Laag, waarmee het netto risico binnen de risicobereidheid valt.

Datakwaliteit tijdens transitie
Bruto Netto			Bereidheid
	Hoog	Laag	Laag
Deelrisico Beheersing				O B W
Onvoldoende Gedetailleerd draaiboek				  
-Beschikbaarheid Tooling				  
^{-Volledigheid}Uitgebreide tests en proefconversie				
-Vertrouwelijkheid Assurancerapportage -Juistheid -Actualiteit				



8.2.3 Na transitie

Na de transitie wordt de risicobeheercyclus rondom datakwaliteit herijkt. Het datakwaliteitsbeleid en de KDE’s moeten naar de toekomst beoordeeld worden op actualiteit en relevantie. Hierbij wordt de gehele keten in ogenschouw genomen. Daarnaast vindt na transitie opnieuw een risicoinventarisatie en -beoordeling plaats, en maakt Oak Pensioen met TKP afspraken over de SLAnormen en rapportages op het gebied van datakwaliteit en moeten ook uitvoerende datacontroles gaan plaatsvinden. De nieuwe datacontroles worden ingebed in de nieuwe ISAE- (of soortgelijke) rapportages van de uitbestedingspartijen. Waar dit nog niet direct mogelijk is, worden aanvullende controlemaatregelen afgestemd en ingericht. Datakwaliteit behoudt op deze wijze een structurele plaats binnen het totale risicoraamwerk van Oak Pensioen. Voorafgaand aan het invaren worden fase 1 en 2 van het kader datakwaliteit opnieuw doorlopen met in achtneming van de nieuwe regeling, en in het eerste jaar na het invaren worden ook fase 3 en 4 doorlopen.

8.3 Complexe dossiers

Vanuit de DRI’s die bij de risico-inventarisatie zijn vastgesteld, zijn risicogroepen opgebouwd. DRI’s zijn waar mogelijk geclusterd. Per DRI is beoordeeld of het doorrekenen van een deelwaarneming een e ectieve beheersmaatregel zou zijn om het risico van de betre ende DRI te verminderen. Vervolgens is gekeken of TKP risico indicatoren en de netto risico’s uit de risicobeoordeling aanleiding gaven tot aanvulling van de opgebouwde risicogroepen. Op basis van deze clustering en beoordeling is Oak Pensioen gekomen tot 10 risicogroepen. Deze risicogroepen zijn onderdeel geweest van de risicobeoordeling waarbij per KDE de beheersmaatregelen zijn vastgesteld. Daarnaast zijn deze risicogroepen betrokken in de deelwaarnemingen die Oak Pensioen hee verricht in fase 3 van het kader datakwaliteit, zie paragraaf 3.5. Het gaat dan om:

arbeidsongeschikte deelnemers (voorzetting op basis van WIA of WAO of geen voorzetting (eventueel in combinatie met actief dienstverband);
deelnemers met meerdere dienstverbanden (vooral in combinatie met registraties);
deelnemers met (deeltijd) pensioen en actieve opbouw;
deelnemers met UPA-aanlevering en verlofcomponenten;
deelnemers met loonaanlevering na einde dienstverband;
deelnemers die deelnemer zijn geweest van pensioenfonds Houthandel en dat nu zijn bij

Oak Pensioen en toeslagen houthandel hebben ontvangen per 01-01-2022 en/of 01-01-2023;

deelnemers die hebben meegedaan met de 58+ regeling;
TWK-aanlevering in combinatie met eerder geregistreerde standenparameters;
deelnemers met meer dan 1 dienstverband en een echtscheiding na 01-01-2021;
deelnemers die in het verleden een inkomende waardeoverdracht vanuit een anders fonds hebben gehad. Dit kan een kleine waardeoverdracht (WODKP) zijn of een reguliere. Deze deelnemer hee op dit moment de hoofdstatus slapend.

De algemene deelwaarnemingen op basis van bovenstaande risicogroepen hebben geen bevindingen opgeleverd.

8.4 Risicobereidheid datakwaliteit

Risicohouding en bereidheid datakwaliteit

Datakwaliteit hee een directe relatie met de kwaliteit van de input en output van de processen van de pensioenuitvoering en daarmee met de dienstverlening aan de deelnemers van Oak Pensioen. Hoe lager de datakwaliteit, hoe meer risico’s ontstaan op foutieve verwerkingen in de pensioenuitvoering, de financiële administratie en in de financiële- en managementrapportages. Oak Pensioen hanteert daarom voor het datakwaliteitsrisico een kritische risicohouding met een lage risicobereidheid (kwalitatieve

norm). In het beleid hee Oak Pensioen het volgende risicobereidheidsprincipe

geformuleerd:

“Data voldoet aan de gestelde eisen met betrekking tot geschiktheid, volledigheid, accuraatheid en andere relevante normen opgenomen in dit beleid. Datakwaliteit wordt risicogebaseerd benaderd. Het fonds realiseert zich dat niet alle data voorzien kan worden van assurance m.b.t. datakwaliteit omdat dit mede vanuit kosten en baten oogpunt niet altijd mogelijk/realistisch wordt geacht”.

Normenkader datakwaliteit

Voor de transitie Wtp doorloopt Oak Pensioen het kader datakwaliteit van de

Pensioenfederatie in nauwe samenwerking met TKP. De vaststelling van een Maximaal Toegestane Afwijking (MTA) is één van de stappen binnen dit kader. De MTA is de praktische vertaling van de kwalitatieve risicobereidheid voor datakwaliteit naar een kwantitatieve risicobereidheid op de individuele aanspraak (kwantitatieve norm).

Maximaal Toegestane Afwijking (MTA)

De MTA is door Oak Pensioen bepaald door vast te stellen hoeveel verschil er maximaal mag zijn op de aanspraak per individuele deelnemer als gevolg van tekortkomingen in de pensioenadministratie. De MTA gee een grenswaarde weer wanneer de uitkomsten van de onderzochte individuele aanspraken nader onderzocht moeten worden.

Door gebruikmaking van de MTA kunnen afwijkingen getoetst worden. Bij een afwijking groter dan de MTA zal een nader onderzoek plaatsvinden met als doel binnen de gestelde beleidskaders te bepalen op welke wijze de fout wordt geadresseerd, afgehandeld en opgelost. De MTA is door TKP gebruikt bij het opstellen van het correctieplan en de correctierapportage.

Het bestuur van Oak Pensioen hee een MTA van €12,- per jaar vastgesteld. Een MTA van € 1,- per maand past naar de mening van het bestuur het beste bij de risicobereidheid en kernwaarden van Oak Pensioen, het ligt zeer dicht tegen de waarde waar de deelnemers recht op hebben, maar voorkomt onnodige intensieve vervolganalyses in het geval dat er bijvoorbeeld sprake is van afrondingsverschillen.

8.5 Verrichte werkzaamheden

Om de datakwaliteit voor het invaren te kunnen vaststellen, hee Oak Pensioen gebruik gemaakt van het Kader datakwaliteit van de Pensioenfederatie. Dit kader bestaat uit zes stappen. In de 1^ste lijns verantwoordingsrapportage zijn de uitgevoerde werkzaamheden per fase beschreven. Oak Pensioen hee dit kader in nauwe samenwerking met TKP gevolgd en uitgevoerd. Samenvattend luidt dit als volgt:

Fase 1 – Opzet datakwaliteit

Oak Pensioen hee sinds 2021 een datakwaliteitsbeleid. Dit datakwaliteitsbeleid stelt de kaders, uitgangspunten en randvoorwaarden voor de beheersing en borging van de datakwaliteit. In 2023 is het datakwaliteitsbeleid geactualiseerd, waarbij het is uitgelijnd op het Kader Datakwaliteit. Naast het datakwaliteitsbeleid beschikt Oak Pensioen over een correctie- en herzieningenbeleid, dat richtlijnen gee voor de situaties waarin en wijze waarop correcties en herzieningen worden uitgevoerd.

Beide beleidsdocumenten zijn door TKP getoetst op uitvoerbaarheid. TKP hee hierbij bevestigd uitvoering te kunnen geven aan het datakwaliteitsbeleid en correctie- en herzieningenbeleid. Ook hee TKP vastgesteld dat de risicohouding van TKP aansluit bij de risicohouding en de kwalitatieve invulling van de risicobereidheid van Oak Pensioen.

Als laatste onderdeel van Fase 1 hee Oak Pensioen de Kritieke Data Elementen (KDE) vastgesteld. Hierbij is gebruikgemaakt van de voorbeeldlijst van de Pensioenfederatie. Door middel van verschillende workshops met de werkgroep datakwaliteit (die vorm is gegeven door een afvaardiging van TKP en Oak Pensioen) is een KDE-lijst tot stand gekomen. De sleutelfunctiehouder risicobeheer hee op de beleidsdocumenten en KDE-lijst een risico-opinie met een positieve aanbeveling opgesteld. De stukken zijn op 5 april 2023 formeel door het bestuur vastgesteld.

Fase 2 – Risico-inventarisatie en -beoordeling

In stap 2 hee Oak Pensioen voor de uitvoering van de risico-inventarisatie en -beoordeling gezorgd. Het risicoprofiel van TKP en van de deelnemers is in kaart gebracht, per KDE zijn de risico’s bepaald en gewogen en zijn beheersmaatregelen vastgesteld. De risico-inventarisatie en beoordeling hee plaatsgevonden met inachtneming van de door Oak Pensioen vastgestelde risicohouding en risicobereidheid.

Bij afwijking van de risicobereidheid is bepaald welke aanvullende controles uitgevoerd moeten worden. Vanuit deze risicobeoordeling is ook de maximaal toegestane afwijking (MTA) vastgesteld. Bij de uit te voeren generieke en specifieke analyses op de KDE’s, wordt het e ect van een eventuele onjuiste KDE op de individuele aanspraak vastgesteld.

Indien het e ect van een afwijking op de individuele aanspraak groter is dan de MTA, dan zijn nadere analyses van de gevonden afwijkingen nodig. Deze beoordeling kan vervolgens leiden tot de noodzaak van aanvullende analyses en/of deelwaarnemingen en correcties (conform correctie/herzieningenbeleid). Indien het e ect van de onjuiste KDE op de individuele aanspraak kleiner is dan de MTA, dan is geen nadere analyse van de gevonden afwijzing nodig in het kader van de transitie. Mogelijk vloeit hier wel een correctie uit voort conform het correctie-/herzieningenbeleid. De MTA is namelijk niet te verwarren met de correctiegrenzen die gehanteerd worden bij gevonden onjuistheden en die opgenomen zijn in het correctie-/herzieningenbeleid.

De risicobeoordeling is in een aantal gezamenlijke sessies opgesteld, waarna de sleutelfunctiehouder risicomanagement een positieve opinie hee afgegeven. Het bestuur van Oak Pensioen hee dit op 11 oktober 2023 vastgesteld. Op basis van de risicobeoordeling zijn aanvullende controles bepaald die in Fase 3 zijn uitgevoerd.

Stap 3 – Data-analyses en deelwaarnemingen

TKP hee de controles uitgevoerd die uit de risicobeoordeling naar voren zijn gekomen. Dit zijn de data profiling-controles, de generieke en specifieke data-analyses en deelwaarnemingen.

Data profiling controles

Door middel van data profiling controles is onderzocht of de kenmerken van de data (format, aantal karakters, verplichte velden) voldoen aan de verwachtingen of dat de uitkomsten hiervan aanleiding geven voor een nader onderzoek. De data profiling controles zijn uitgevoerd op alle door Oak Pensioen vastgestelde KDE’s die in scope zijn voor het invaren. Voor elke relevante KDE zijn de volgende werkzaamheden uitgevoerd:

onderzoeken op compleetheid, juistheid van het datatype (validiteit), de verwachte domeinwaarden (accuraatheid) en de datadistributie; èn
een onderzoek of de kenmerken van de data voldoen aan de vooraf door de pensioenuitvoerder gedefinieerde verwachtingen; èn
indien deze niet voldoen aan de vooraf gedefinieerde verwachtingen, zijn betre ende KDE’s nader door de pensioenuitvoerder onderzocht en correcties en/of aanvulling van ontbrekende data geïdentificeerd.

Door de data-distributie in het onderzoek te betrekken, is vastgesteld of de verdeling van de data binnen de gestelde grenswaarden lag en welke observaties buitengewoon vaak voorkwamen. Deze verwachting is tot stand gekomen door het betrekken van experts. Experts op gebied van data, experts op het gebied van pensioen en experts op het gebied van Oak Pensioen.

Generieke data analyses

Voor de generieke data analyses is in het Kader Datakwaliteit een lijst met 55 generieke data analyses opgenomen. TKP hee deze lijst als uitgangspunt genomen. Op basis van de risicobeoordeling per KDE is bepaald in hoeverre de 55 generieke data analyses voor Oak Pensioen van toepassing zijn. Van de 55 generieke data analyses zijn er voor Oak Pensioen 44 van toepassing en 11 niet van toepassing. De geïdentificeerde risico’s uit Fase 2 hebben richting gegeven aan het uitvoeren van de generieke analyses. Voorafgaand aan het uitvoeren van de generieke analyses zijn de verwachte uitkomsten en de toegestane afwijkingen bepaald. De uitkomsten kunnen feitelijkheden zijn (goed of fout) of outliers (aanleiding tot nader onderzoek).

Specifieke data analyses

Input voor deze analyses zijn de uitkomsten uit de risicobeoordeling, de uitkomsten uit de data profiling en de uitkomsten van de generieke data analyses. Aan de hand van deze uitkomsten zijn de benodigde specifieke analyses bepaald en uitgevoerd. Bij deze analyses is rekening gehouden met de specifieke kenmerken en complexiteit van Oak Pensioen en de pensioenregeling. TKP hee voor Oak Pensioen 52 specifieke analyses uitgevoerd. Ook bij deze analyses geldt dat de uitkomsten feitelijkheden kunnen zijn (goed of fout) of outliers (aanleiding tot nader onderzoek).

Deelwaarnemingen

Op basis van de 10 vastgestelde risicogroepen hee Oak Pensioen 18 deelwaarnemingen geselecteerd waarvoor TKP de volledige doorrekening hee uitgevoerd. Relevante reglementen en brongegevens zijn verzameld en geïnterpreteerd, waarna de berekeningen in Excel zijn uitgevoerd en gecontroleerd. De uitkomsten zijn vergeleken met de resultaten in de pensioenadministratie. Wanneer de gegevens niet beschikbaar waren om de gehele berekening te maken, hee TKP een onderbouwde inschatting van de impact op de datakwaliteit gemaakt en toegelicht wat de oorzaak was van het ontbreken van de brondocumentatie.

Naast bovenstaande generieke deelwaarnemingen hee Oak Pensioen TKP verzocht om voor drie risicovolle events van voor de transitiedatum naar TKP ook nog een aantal deelwaarnemingen door te rekenen. Deze deelwaarnemingen worden uitgevoerd op basis van standen, aanspraken en brongegevens uit de database van de vorige uitvoerder. Dit betre de volgende 3 risicovolle events:

verhoging pensioen richtlee ijd naar 68 jaar voor “Meubel-populatie”;  verhoging pensioen richtlee ijd naar 68 jaar voor “Hout-populatie”.;
toekenning voorwaardelijk pensioen.

Stap 4 – Rapportage en beoordeling

Oak Pensioen hee , op basis van input van TKP en eigen constateringen, een verantwoordingsrapportage opgesteld waarin bovenstaande stappen, inclusief de uitkomsten, uitgebreid beschreven zijn. Hierin zijn ook de bevindingen van de uitgevoerde werkzaamheden opgenomen. De uitkomsten van de diverse werkzaamheden zijn geanalyseerd en beoordeeld op de vraag in hoeverre de datakwaliteit toereikend is. Voor de vastgestelde issues is bepaald in hoeverre deze incidenteel of structureel zijn. Daarin is ook de prioritering van de tekortkomingen meegenomen. De werkgroep hee het rapport opgesteld met ondersteuning van TKP. Daarnaast hee Oak Pensioen samen met TKP een ‘Plan van aanpak Oplossen data constateringen’ opgesteld, voor het uitvoeren van de acties die nodig zijn om de datakwaliteit op het juiste niveau voor invaren te brengen en te houden. De sleutelfunctiehouder risicobeheer hee beide rapportages beoordeeld en het bestuur van Oak Pensioen hee de rapportages vastgesteld.

Op basis van deze rapportages is een besluitvormingsdocument opgesteld, met daarin als bijlage een plan van aanpak over de op te lossen data-issues. Ook is vastgesteld welke risico’s geaccepteerd worden. De sleutelfunctiehouders risicobeheer en actuarieel hebben de rapportage en het besluitvormingsdocument beoordeeld. Op 6 maart 2024 hee het bestuur een voorlopig besluit (the way forward) genomen om vast te stellen dat de datakwaliteit toereikend is om hiermee te kunnen invaren met in achtneming van de “eenmalige rapportage datakwaliteit” en “het plan van aanpak datakwaliteit”. Bij die vergadering waren voor ’the way forward’ wel wat voorwaarden meegegeven, waaraan zal zijn voldaan bij de definitieve besluitvorming vanuit het bestuur.

Stap 5 – Overeengekomen specifieke werkzaamheden door externe accountant

Oak Pensioen hee een externe accountant (Mazars) ingeschakeld voor het uitvoeren van overeengekomen specifieke werkzaamheden die gericht zijn op het feitelijk verifiëren van de uitgevoerde werkzaamheden en het rapporteren over de uitkomsten hiervan. Dit betre een feitelijke bevindingen rapportage ofwel AUP. Zie paragraaf 3.8 voor een nadere toelichting.

Stap 6 – Besluit over invaren datakwaliteit

Op basis van voorgaande stappen, inclusief de rapportage van feiten van de externe accountant, plan van aanpak en de uitkomsten van de overeengekomen specifieke werkzaamheden hee het bestuur op 19 juni 2024 een besluit genomen over de datakwaliteit voor invaren. Hierbij is de risicobereidheid ten aanzien van de KDE’s en de gehanteerde toegestane afwijking in de aanspraak expliciet meegewogen en gedocumenteerd. Zie paragraaf 3.8 voor een nadere toelichting.

8.6 Bevindingen

In de onderzoeken en analyses die Oak Pensioen in Fase 3 van het Kader Datakwaliteit hee uitgevoerd, zijn diverse bevindingen geconstateerd en in een rapportage vastgelegd. Het overall beeld van de datakwaliteit van Oak Pensioen wordt gekwalificeerd als goed. Op Niet opgevraagd pensioen (NOP) na is er nergens sprake van meer dan 1,5% dataconstateringen ten opzichte van de onderzochte populatie en slechts enkele (2) data-analyses zitten boven de 1% van de populatiesoort. In het plan van aanpak zijn op basis van een prioritering, planning en aanpak de stay en get clean activiteiten uitgewerkt.

8.6.1 Data profiling controles

Ten aanzien van de data profiling controles is een totaal aantal van 31.723 data constateringen gedaan op een totaal van 15 KDE’s. Een groot gedeelte van de data constateringen in de data profiling controles wordt ook geraakt door de uitgevoerde data analyses.

De KDE’s die door de bevindingen uit de data profiling controles worden geraakt, betre en onder andere:

parttimepercentage inclusief relevante verlofcomponenten;
pensioenaanspraken;
conversiestanden;
salariscomponenten;
indicatie Hoog/Laag;
ingangsdatum arbeidsongeschiktheid.

Oak Pensioen hee aan TKP opdracht gegeven om alle aantallen die buiten de grenswaarden vallen, die niet worden afgedekt door een data-analyse, te analyseren en over te gaan tot:

correctie van foute waardes (resulterend uit onderzoek compleetheid, validiteit en accuraatheid);
nadere analyse van outliers (resulterend uit onderzoek datadistributie).

8.6.2 Data analyses

De data constateringen die uit de generieke en specifieke data-analyses volgen, betre en feitelijke constateringen en outliers. Voor de feitelijke constateringen geldt dat deze ofwel foutieve data betre en, ofwel dat er een nader onderzoek nodig is om vast te stellen of de data juist zijn. Voor de outliers geldt altijd dat uit een nader onderzoek zal moeten blijken of de data juist zijn.

Aan elke constatering is een classificatie gegeven, gebaseerd op:

Impact: het financiële e ect op de hoogte van de aanspraak (in % van de aanspraak)
Oplosbaarheid: de hoeveelheid tijd dat het kost om de data constatering te analyseren en eventueel op te lossen (in uren per constatering)
Tijd (specifiek voor de werkgeversconstateringen): de hoeveelheid doorlooptijd dat het kost om de correctie op te lossen (in maanden)

Op basis hiervan is de volgende classificatie gehanteerd:

Classificatie	Impact	Oplosbaarheid	Tijd
Blokkerend	>10% van de aanspraak	>1 uur per constatering	>1,25 uur per wg, totaal 6 mnd
Hoog	5-10% van de aanspraak	>20 min. per constatering	>50 min. per wg, totaal 6 mnd
Midden	1-5% van de aanspraak	>15 min. per constatering	>45 min. per wg, totaal 6 mnd
Laag	<1% van de aanspraak	<15 min. per constatering	>20 min. per wg, totaal 6 mnd
Signalering	Nihil	<10 min. per constatering	<15 min. per wg, totaal 6 mnd

De aantallen constateringen zijn als volgt:

Generieke data analyses:

De blokkerende data constateringen hebben betrekking op:

status deelnemer indien overlijdensdatum gepasseerd;  status deelnemer in combinatie met lee ijd.

De hoog geclassificeerde data constateringen hebben betrekking op:

arbeidsongeschiktheid ;
gemoedsbezwaarden (deels mogelijk juist maar nader onderzoek gewenst);
lee ijd actieve deelnemer;
ontbrekende periodes van dienstverbanden.

Overige data constateringen hebben o.a. betrekking op:

echtscheiding, bijzonder partnerpensioen en verevening;
flexkeuzes bij pensioneren;
aanspraken van € 0,00;
hoogte aanspraken in percentage van ouderdomspensioen;
verschil opgebouwd en bereikbaar pensioen versus toekomstige diensttijd en jaarlijkse opbouw.

Specifieke data analyses:

De blokkerende data constateringen hebben betrekking op:

vrijstelling (deels mogelijk juist maar nader onderzoek gewenst);  afwijkende normuren (buiten bandbreedte reglement).

De hoog geclassificeerde data constateringen hebben betrekking op:

wel uren, geen salaris;
AO-matching (tussen SUAG en administratie).

Overige data constateringen hebben onder andere betrekking op:

echtscheiding en verevening (mogelijk juist maar nader onderzoek gewenst);
verlof aangeleverd via UPA;
loon/uren na einde dienstverband;
dubbele dienstverbanden met onlogische loongegevens;
BRP: aansluiting relaties tussen administratie en Competent (veelal geen invloed op aanspraken);
dubbele gegevens in een tijdvak.

Oak Pensioen hee aan TKP opdracht gegeven om alle constateringen te analyseren en vervolgens op te lossen wanneer uit de analyse blijkt dat de constatering een daadwerkelijk data issue is.

8.6.3 Deelwaarnemingen

Gebaseerd op de risicobeoordeling uit fase 2 en de resultaten uit de aanvullende controles, hebben Oak pensioen en TKP samen de risicogroepen voor de algemene deelwaarnemingen bepaald. Er zijn 18 deelwaarnemingen geselecteerd, verdeeld in controles voor de pretransitieperiode en de post-transitieperiode. Alle 18 deelnemingen verdeeld over 10 risicogroepen zijn geheel doorgerekend en gecontroleerd door TKP. Na confrontatie van de berekende aanspraken met de aanspraken in de pensioenadministratie zijn alle 18 deelwaarnemingen akkoord bevonden. Daarnaast hee Oak Pensioen TKP verzocht om voor drie risicovolle events van voor de transitiedatum naar TKP ook nog een aantal deelwaarnemingen door te rekenen. Ook voor deze 3 aanvullende deelwaarnemingen, geldt dat er geen bevindingen zijn geconstateerd.

8.7 Nog te verrichten werkzaamheden

Om de datakwaliteit op voldoende niveau te krijgen en te behouden tot aan het invaarmoment, worden diverse nog te verrichten werkzaamheden onderkend. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen het oplossen en corrigeren van foutieve dataconstateringen (‘get clean’) en het beheersen van de datakwaliteit tot aan het invaarmoment (‘stay clean’). TKP hee voor het ‘get clean’ en ‘stay clean’ een plan van aanpak opgesteld.

De afgesproken aanpak om de constateringen te analyseren omvat de volgende stappen:

Op basis van de eenmalige datakwaliteitsrapportage is vastgesteld welke dataconstateringen moeten worden geanalyseerd en opgelost;
Voor de get clean wordt maandelijks over de status en voortgang van de analyse en/of het oplossen van deze dataconstateringen gerapporteerd, waarin het aantal van deze dataconstateringen in de tijd steeds meer richting de 0 gaat. Het bestuur wordt aldus tijdig en adequaat geïnformeerd over status en voortgang en hee tussentijds de mogelijkheid bij te sturen en/of aanvullende maatregelen te tre en;
Maandelijks meet TKP de datakwaliteit en gee ook aan wat de aanwas (van nieuwe) dataconstateringen is voor de stay clean. Hiertoe draait TKP maandelijks dezelfde query’s als welke eerder bij het meetmoment van de eenmalige datakwaliteitsrapportage zijn gehanteerd;
Per dataconstatering gee TKP aan of de oorzaak incidenteel is of structureel. Incidentele dataconstateringen zouden niet terug moeten komen in de stay clean fase. Data-analyses met dataconstateringen van een incidenteel karakter blijven echter wel ook maandelijks meedraaien. Ook hier houdt het fonds grip op de situatie en hee te allen tijde niet alleen een goed beeld van status en voortgang, maar ook van aard en karakter van de dataconstateringen;
Ieder kwartaal levert TKP een uitgebreide rapportage op, inclusief analyses en onderbouwingen over het oplossen van de dataconstateringen met daarbij een onderscheid:

o Tussen de get clean en de stay clean, o En een onderscheid naar structureel en incidenteel.

Daarnaast zal ook de status van de specifieke deelwaarnemingen worden gerapporteerd. Op maandbasis worden de query’s opnieuw gedraaid en over de status en voortgang wordt gerapporteerd, opnieuw met het oog op zowel de get clean als de stay clean;

In de genoemde kwartaalrapportage wordt naast status en voortgang ook aangegeven in hoeverre de afgesproken deadlines worden gehaald. Dit vooral ook met oog op het bestuur tijdig de mogelijkheid te kunnen geven om al dan niet bij te sturen en/of aanvullende maatregelen te tre en.

Get clean

Oak Pensioen is voornemens om per 1 januari 2026 in te varen. Dit betekent dat in de periode tot aan het invaren de dataconstateringen moeten zijn opgelost. TKP hee extra FTE’s (boven op de normale run bezetting) beschikbaar gesteld om ervoor te zorgen dat deze constateringen worden opgelost.

Voor de constateringen uit de data analyses geldt dat deze zijn onderverdeeld naar deelnemers- en werkgeversconstateringen. Hieronder wordt verstaan:

deelnemersconstateringen: data constateringen waarvan (het vermoeden is dat) de gegevens van de deelnemer niet juist of volledig zijn;
werkgeversconstateringen: data constatering waarvan (het vermoeden is dat) de gegevens niet juist of volledig zijn opgeleverd door de werkgevers.

Op basis van deze onderverdeling wordt contact gezocht met deze doelgroepen

(deelnemers en werkgevers). Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de reguliere en afgesproken dienstverleningsprocessen bij TKP (gegevensaanlevering en handhaving). Voor de doelgroep werkgevers bekijkt Oak Pensioen samen met TKP de best passende route. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan:

Juiste momentum kiezen. o Zoveel mogelijk verlichting van de druk bij werkgevers. Sommige branches hebben extreem drukke maanden (zoals tentoonstellingsbouw, waar de piek in Q2 van een jaar ligt). Daarom zal ook contact worden gelegd met de branchevereniging over de opvolging.
Gebruik maken van diverse kanalen die kunnen ondersteunen. o Denk hierbij aan Breed Beraad (overleg bestuur / sociale partners), campagne werkgevers conform communicatie jaarplan, branche vereniging en wellicht dat TKP en bestuursbureau samen in dialoog met werkgevers gaan.

Een bijzonder aandachtspunt ligt bij de dataconstateringen ten gevolge van de aangeleverde gegevens van de werkgevers vanuit de maandelijkse UPA. Oak Pensioen hanteert al jaren het uitgangspunt dat de door de werkgever aangeleverde gegevens (de brondata) via de UPA, juist zijn. Het datakwaliteitsonderzoek richt zich dan ook op de controle van de juistheid van verwerken in het administratiesysteem, gegeven de aangeleverde data. Wel kent Oak Pensioen plausibiliteitscontroles op de UPA-aanlevering. Deze wordt via handhaving gemonitord en opgevolgd. Richting Wtp is het bestuur van Oak Pensioen van mening dat handhaving e ectiever kan worden vorm gegeven. Dit zodat tijdigheid en juistheid (first time right) zo optimaal mogelijk ingericht kan worden. Onder Wtp is dit nog belangrijker dan onder het huidige stelsel. Handhaving valt onder de run en wordt daar dan ook verder opgepakt.

Oak Pensioen filtert daarom met TKP de maandelijkse (nieuwe) aanwas vanuit de UPA aanlevering uit de rapportage datakwaliteit. Dit omdat het robuuste materie is met een sterke afhankelijkheid van de medewerking van meerdere partijen (zoals

(salaris)administratie van werkgevers, administrateurs etc.. Oak Pensioen volgt daarmee het uitgangspunt dat de aanlevering vanuit werkgevers juist is. Het doel van het datakwaliteitstraject is niet zozeer primair om de handhavingsmethodiek te verbeteren, maar om de juistheid en volledigheid van de aanspraken vast te stellen. Daarom hee TKP op voorspraak van Oak Pensioen de dataconstateringen uit de werkgeverquery’s naar twee categorieën ingedeeld, namelijk:

Dataconstateringen werkgever rechtsreeks gerelateerd aan de UPA aanlevering. Dit zijn veelal afhankelijkheden van derden die maken dat Oak Pensioen en TKP deze niet zelf kunnen oplossen en kennen daarnaast een repeterend karakter. We hanteren hier het uitgangspunt dat de brondata juist is en plaatsen deze daarom out of scope van het datakwaliteit normenkader;
Dataconstateringen werkgever die nadere analyse behoeven en dan op basis van de uitkomst van de analyse ofwel in de 1ste categorie belanden, ofwel onderdeel worden van het oplossen in de scope van het datakwaliteit normenkader. Deze constateringen worden aan Oak Pensioen voorgelegd ter beoordeling na de analyse door TKP en voorafgaand aan de verdere indeling.

Voor de constateringen met betrekking tot arbeidsongeschiktheid worden de verschillen opgelost door:

registraties met een constatering na te lopen;
SUAG-aanmeldingen te realiseren of juist te beëindigen;
contact op te nemen met het UWV voor een toelichting of herstelde SUAG-aanlevering;
contact op te nemen met de werkgever voor een juiste aanlevering;  correcties door te voeren indien hier aanleiding voor is.

Voor de overige constateringen geldt dat de registraties worden nagelopen, aangevuld en correcties doorgevoerd. Voor het herstellen wordt waar mogelijk zoveel mogelijk gebruik gemaakt van geautomatiseerde oplossingen.

Om zicht te houden op de voortgang van het oplossen van de data constateringen ontvangt Oak Pensioen van TKP:

een maandrapportage waarin de status van de analyse en de correcties zijn opgenomen;
een kwartaalrapportage waarin onder meer de in- en uitstroom van data constateringen zijn gerapporteerd.

Dit stelt Oak Pensioen in staat om de voortgang te monitoren en nadere actie te ondernemen indien hier aanleiding voor is.

Stay clean

Bij de verschillende data-analyses en interpretatie van de resultaten is er continu aandacht geweest voor het voorkomen van nieuwe data-afwijkingen tot aan het invaarmoment. Dit betekent dat TKP daar waar nodig aanvullende maatregelen ter verbetering en ter waarborging van de datakwaliteit gaat implementeren om de datakwaliteit blijvend te borgen en te monitoren (en zo data constateringen met structureel karakter te voorkomen dan wel te beheersen). TKP voert al een groot aantal beheersmaatregelen uit om de datakwaliteit te beoordelen en te verbeteren. Voorbeelden van bestaande beheersmaatregelen zijn:

De Basis Registratie Personen (BRP) query’s
De controles die ook gecertificeerd worden door middel van de ISAE 3402 (type II);
De samenwerking die het fonds zoekt met werkgevers en brancheverenigingen in het kader van bewustwording.
Matching controles;
Het jaarlijkse Quinto-P onderzoek  Het af te nemen UWV-dashboard

TKP draait maandelijks queries ter waarborgen van de datakwaliteit tot aan het moment van invaren. TKP rapporteert periodiek over de status en voortgang inzake datakwaliteit door middel van de afgesproken maandelijkse query’s. Voor de stay clean betre dit het inzicht in de instroom/aanwas van (nieuwe) dataconstateringen. Indien hieruit constateringen naar voren komen die aanleiding zijn voor het tre en van aanvullende maatregelen, treedt Oak Pensioen hierover met TKP in overleg.

8.8 Vóór invaarbesluit: Rapportage externe accountant

8.8.1 De opdracht en werkzaamheden van de accountant

Oak Pensioen hee Mazars opdracht gegeven voor het uitvoeren van overeengekomen specifieke werkzaamheden die gericht zijn op het feitelijk verifiëren van de uitgevoerde werkzaamheden en het rapporteren over de uitkomsten hiervan. Dit betre een feitelijke bevindingen rapportage ofwel AUP . De AUP is gebaseerd op het Kader Datakwaliteit – Wet toekomst pensioenen van de Pensioenfederatie, inclusief de bijlagen A.1 tot en met A.7. In de reikwijdte van de overeengekomen specifieke werkzaamheden zijn minimaal de in dit kader beschreven fasen en stappen opgenomen. Hierbij stelt de externe accountant/externe IT-auditor vast dat de in dit kader beschreven fasen en onderliggende stappen zijn uitgevoerd en gedocumenteerd.

De specifiek overeengekomen werkzaamheden zijn uiteengezet in het Rapport van feitelijke bevindingen met betrekking tot Overeengekomen specifieke werkzaamheden Datakwaliteit – Wet toekomst pensioenen (zie bijlage 7).

8.8.2 Uitkomsten van de werkzaamheden en bevindingen van de accountant

In de context van de transitie naar het vernieuwde pensioenstelsel dienen pensioenfondsen de datakwaliteit van hun pensioenadministratie aantoonbaar te maken. Hiervoor hee OAK Pensioen het kader datakwaliteit nauwgezet gevolgd met in achtneming van de 6 gedefinieerde fasen. Fase 5 betre de overeengekomen specifieke werkzaamheden (AUP) die OAK Pensioen in nauwe samenwerking met TKP en een externe accountant of IT-auditor hee uitgevoerd.

Oak Pensioen kan naar tevredenheid vermelden dat er geen bevindingen in de AUP voor datakwaliteit zijn geconstateerd die wijzen op tekortkomingen in de datakwaliteit. Dit betekent dat de datakwaliteit consistent en aantoonbaar is onderbouwd en geborgd. Dit is essentieel voor een soepele overgang naar het vernieuwde pensioenstelsel. Het ontbreken van bevindingen en aanbevelingen gee aan dat het pensioenfonds de datakwaliteit beheerst en klaar is voor de volgende stappen in het proces.

Voor een gedetailleerde beschrijving van de onderzoeksresultaten verwijzen wij u naar het Rapport van feitelijke bevindingen (zie bijlage 7).

8.8.3 Conclusie bestuur

Op 6 maart 2024 hee het bestuur een voorlopig besluit (the way forward) genomen om vast te stellen dat de datakwaliteit toereikend is om hiermee te kunnen invaren met in achtneming van de “eenmalige rapportage datakwaliteit (TKP)” en “het plan van aanpak datakwaliteit”. Dit besluit is genomen als tussentijdse ‘go’, ten behoeve van de continuering van de werkzaamheden rondom datakwaliteit. Bij het voorlopige besluit hee het bestuur enkele randvoorwaarden gesteld:

De specifieke deelwaarnemingen mogen geen bevindingen opleveren.
De opinies van de sleutelfunctiehouders die geagendeerd zijn voor de bestuursvergadering mogen geen bijzonderheden opleveren.
Het plan van aanpak voor datakwaliteit moet tijdig uitvoerbaar zijn.
Er mogen geen bijzonderheden worden geconstateerd in de AUP.

Op basis van de opgestelde verantwoordingsrapportage, het plan van aanpak en de uitkomsten van de overeengekomen specifieke werkzaamheden, en na vaststelling dat aan bovengenoemde randvoorwaarden is voldaan, hee het bestuur van Oak Pensioen op 19 juni 2024 een voorgenomen besluit genomen over de mate waarin de data voldoet aan de datakwaliteitseisen, zoals Oak Pensioen die voor het invaren hee vastgesteld. Het besluit van het bestuur van Oak Pensioen luidt als volgt:

‘Het bestuur is van mening dat de datakwaliteit, in navolging van de voorlopige visie, voldoende is om in te varen en daarmee definitief te besluiten dat de datakwaliteit voldoende is. Daarbij zal het bestuur nauwgezet de get en stay clean activiteiten blijven monitoren via de periodieke rapportages.’

Richting 2026 worden de dataconstateringen opgevolgd, zodat voldaan kan worden aan het besluitvormingskader van het bestuur. Hiervoor wordt (zoals ook eerder aangegeven) een apart beslismoment ingepland.

8.9 Na invaarmoment: onderzoek externe accountant

8.9.1 Opdracht en werkzaamheden van de externe accountant

Na het invaren zal Oak Pensioen een controle laten verrichten op de data voor en na het invaren, om zeker te stellen dat de data volledig en juist in de administratie zijn opgenomen. Oak Pensioen gee een externe accountant hiertoe opdracht. De uit te voeren werkzaamheden worden in overleg met de externe accountant vastgesteld, maar omvatten minimaal een controle op de volledigheid en juistheid van het deelnemersbestand en de brongegevens (voor en na). Daarnaast zal de accountant ook kijken naar de vertaling naar andere onderdelen zoals de uitkeringsstraat. Ter ondersteuning van deze werkzaamheden door onze accountant, zijn (vergelijkbaar met een regulier jaarwerk) de werkzaamheden van onze certificerend actuaris. De certificerend actuaris zal gevraagd worden om de berekeningen t.b.v. de verdeling van de vermogens, en de te vormen solidariteitsreserve en compensatiedepot te controleren. Wij hebben ook reeds met onze SFH Interne Audit besproken dat deze zal meekijken om de kwaliteit van het proces te toetsen (de audittrail en controles).

8.9.2 Bevindingen van de externe accountant

Indien de externe accountant na het invaren bevindingen constateert die duiden op onjuiste of onvolledige data, zal Oak Pensioen deze bevindingen met prioriteit oppakken. Daar waar nodig wordt gebruikt gemaakt van het proces voor terugwerkende kracht pensioenmutaties, zie paragraaf 8.2.2.

8.10 Omgang verwerking terugwerkende kracht pensioenmutaties

Na overgang naar de nieuwe pensioenregeling kan het voorkomen dat er mutaties worden ontvangen, die betrekking hebben op de periode vóór de ingang van de nieuwe pensioenregeling. Hiervoor richt TKP een proces in om de gevolgen door te rekenen vanuit de oude pensioenregeling naar de nieuwe pensioenregeling. Direct na de Wtp-transitie worden de TWK-mutaties, die een mutatiedatum hebben vóór de transitiedatum, met voorrang verwerkt.

De TWK-mutaties die betrekking hebben op de periode vóór transitie, worden eerst verwerkt in de oude pensioenadministratie en vanuit die mutaties wordt de delta tussen de oorspronkelijke en de gemuteerde aanspraak vastgesteld. Deze delta wordt opnieuw ingevaren langs de omrekentabel met factoren die gehanteerd is bij het invaren door Oak Pensioen.

In de nieuwe pensioenadministratie wordt op basis van de ingevaren delta, voortkomend uit de terugwerkende kracht mutatie, opnieuw het startkapitaal voor de betre ende deelnemer bepaald en indien van toepassing ook de startuitkering. De verwachting is dat op een gegeven moment – een tussen TKP en Oak Pensioen nader af te spreken moment – de verwerking van dergelijke TWK mutaties niet meer zal plaatsvinden in het oude pensioenadministratiesysteem, maar wordt aangehouden tegen een eindstand in een historie-tool.

Om eventuele financiele e ecten op te kunnen vangen, is in de bepaling van de operationele reserve hier rekening mee gehouden.

[1] Dit doorloopt de onderdelen oriëntatie-, verkennings-, verdiepings- en besluitvormingsfase.

[2] Beeld, Oordeel en Besluitvorming